クラウド型工事管理システムの特徴とは?無料版の注意点も解説

クラウド型工事管理システムの特徴とは?無料版の注意点も解説

下記のような悩みから、工事管理システムの導入を検討している方は多いのではないでしょうか。

●施工管理者の負担を減らしたい
●長時間労働を防止したい
●テレワークに対応したい

上記の悩みを解決するなら、クラウド型工事管理システムの導入をおすすめします。クラウド型工事管理システムは、情報をクラウド上で管理し、工事に関連する業務をサポートするシステムです。
今回は、クラウド型工事管理システムの特徴や無料版の注意点を解説します。

クラウド型工事管理システムとは

クラウド型の工事管理システムとは、クラウドを活用し工事に関連する業務を効率化できるシステムです。
工事管理システムには、データをインターネット上のクラウドに保存する「クラウド型」と自社のサーバーに保存する「オンプレミス型」があります。
近年は、導入コストや維持管理コストの面から、クラウド型が選ばれることが多いです。

クラウド型工事管理システムの基本機能

クラウド型工事管理システムに搭載されている主な機能は、下記の5つです。

●顧客情報管理
氏名や年齢から展示場への来店記録、商談内容など、顧客に関するあらゆる情報をシステムに集約できます。従来は、エクセル・名刺・紙などバラバラに関していた情報が、1ヶ所でまとまっているため、探したい情報はすぐに検索可能です。

●工程管理
工程管理に欠かせない工程表を作成できます。システムによっては過去の工程表やテンプレートを活用可能です。また、外出中でもスマホやタブレットから工程表を確認できるため、現場ごとに工程表を持ち歩く必要はありません。

●写真・書類管理
現場に写真や書類を紐付けられるため、過去現場の情報を探す手間がかかりません。また写真には、注意点や施工時の状況をコメントで残すことが可能で、検査やリフォーム時のトラブルを防止します。

●実行予算作成
見積り書や過去の実行予算を参照して、実行予算を作成できます。何度も同じ内容を入力する必要がなく、人的ミスを防止可能です。またテンプレートも作成可能で、会社全体で書式を揃えることができます。

●原価管理
1つのシステムにデータを集約しているため、見積り書や実行予算を参照して原価管理をおこなえます。また予算と実際の発注額を比較できるため、利益率を改善させるポイントが簡単に把握可能です。

クラウド型工事管理システムを選ぶ4つのポイント

クラウド型工事管理システムは、さまざまな会社から提供されています。適当に選んでしまうと、自社に適さないシステムを導入しかねません。システムを選ぶ際は、下記4つのポイントを意識してください。

解決したい課題を明確にする

システムで解決したい課題や効率化したい業務を明確にしてください。

●どこでも顧客情報を確認したい
●写真整理を効率化したい
●全社でテレワークを導入したい

上記の課題を解決するための機能は、それぞれ異なります。システムによっては、対応していない業務もあるため事前の確認が重要です。

エクセルとの親和性を確認する

現在、業務でエクセルを使用している場合は、エクセルとの親和性を確認しましょう。導入するシステムにエクセルとの親和性があると、過去データの移行や出力をスムーズにおこなえます。

特に、過去データの移行ができないと「手作業でデータを移す」「システムとエクセルを並行して利用する」など、手間がかかりシステムを導入するメリットがなくなります。
導入したシステムを活かすために、エクセルとの親和性は確認しましょう。

操作性を確認する

導入したシステムを定着させる上で、操作性は重要です。操作性の悪いシステムを導入してしまうと、担当者によっては使用しなくなり、従来の方法で業務を進めてしまう可能性があります。

また、操作性の悪いシステムでは使い勝手が悪いため、人的ミスや業務効率の低下を招き生産性が落ちてしまうことも考えられるでしょう。
システム導入の際は、ITツールに苦手意識を持っている方でも使用できるシステムを選ぶことをおすすめします。

IT導入補助金に対応しているシステムを選ぶ

システムの導入には費用がかかるため、導入に前向きになれない方もいるでしょう。導入費用がネックとなっている方は、IT導入補助金の活用をおすすめします。

IT導入補助金とは、業務効率化につながるITツールを導入する際にかかる経費を一部補助する制度です。工務店向けのITツールでは、最大で350万円の補助を受けられる可能性があります。

補助を受けられる条件などは、下記のIT導入補助金について詳しく解説している記事をご確認ください。

無料のクラウド型工事管理システムの注意点

クラウド型工事管理システムの中には、無料で使用できるシステムもあります。無料版は、費用負担なく使用できるため、検討している方は多いでしょう。

しかし、無料版には注意点があります。「無料」の言葉だけで導入を決めず、下記4つの注意点を把握した上で、検討しましょう。

●限定された機能
無料版は、機能が限定されている場合があります。「見積り作成は対応しているが、実行予算は作成できない」「使用人数は5人まで」など、パターンはさまざまです。

機能が限定されていると、別のシステムを併用しなければならず、管理コストがかかってしまいます。業務によってシステムを使い分けると、担当者によっては混乱してしまい業務に支障をきたすことも考えられるでしょう。

無料版のシステムは、自社の業務や使用人数など多角的に検証した上で導入をおすすめします。

●追加費用
限定された機能を解除するためには、追加料金がかかる場合があります。「原価管理も1つのシステムでおこないたい」「想定よりも使用人数が多くなった」など、システム導入後に機能に物足りなさを感じることは、珍しくありません。

システム導入の際は「将来使用する機能」「将来使用する人数」を考えて、有料・無料両方のシステムを検討しましょう。

●保存容量
保存容量が少ないこともあります。特に、現場写真は工程ごとに何枚も撮影するため、すぐに容量が足りなくなります。保存容量を増やす場合は、追加料金がかかることも珍しくありません。また、クラウド型のシステムはデータを全てクラウド上に保存するため、容量が少ないと写真以外のデータも保存できなくなります。

システム導入前には、どの程度の保存容量が必要となるのかは、システム提供会社に確認しましょう。

●法改正への対応
法改正への対応がおこなわれない、不十分なこともあります。また、追加費用のかかるバージョンアップをおこなわないと、法改正に対応しない場合もあるでしょう。

一度導入したシステムは、長期で使用することを前提とする会社が多いです。長期で使用するならば、法改正への対応など、サポート面の確認もおこないましょう。

おすすめクラウド型工事管理システムはAnyONE!

AnyONE公式サイト
おすすめのクラウド型工事管理システムは「AnyONE」です。AnyONEは、工務店・リフォーム会社向けに作られており、下記のような機能を備えています。

【AnyONEの機能】
顧客管理
帳票管理
工事管理
物件管理
実行予算管理
支払い管理
請求・入金管理
図面・写真管理
アフター・メンテナンス管理

営業部・工事部・経理部など部署を超えて使用できるため、AnyONEを導入すれば部署ごとに別々のシステムを用意する必要はありません。また、データを保存するクラウドサーバーは「AWS」を採用しており、国際基準のセキュリティレベルを確保しています。

さらに、AnyONEを提供しているエニワン株式会社は、6年連続で支援業者に選ばれているため、IT導入補助金の活用が初めての会社でも問題なくサポートできます。

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まとめ

クラウド型工事管理システムの導入で、工事に関連する業務は簡単に効率化できます。しかし、選び方を間違えると、導入にかかった費用や手間が無駄となってしまいます。
クラウド型工事管理システムの導入を検討している方は、本記事を参考に自社に最適なシステムを選んでください。

システムを選ぶ際には、複数システムの比較検討が欠かせません。下記は各サービスの機能比較をまとめています。サービス検討時の参考としてください。
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