工務店向け受注管理システムを選ぶコツとおすすめサービス

工務店向け受注管理システムを選ぶコツとおすすめサービス

受注管理とは、施主から受注し、完成した建築物を引き渡すまでの業務です。受注管理システムの導入により、効率的に受注管理をおこなえます。ただし、数あるシステムから自社に最適なものを選ぶことは難しいでしょう。

今回は、工務店向けに受注管理のプロセスやシステムの特長、選ぶコツについて解説します。

工務店の受注管理とは

工務店の受注管理とは、施主から受注し、完成した建築物を引き渡すまでの業務です。営業担当者が見込み客に営業をかけ、見積書を作成してから契約を締結したり、工事進行中の顧客データを管理したりと、さまざまな業務が該当します。

受注管理のプロセス

工務店における一般的な受注管理プロセスを解説します。工務店によっては、異なる業務内容・範囲を設定している場合もあるでしょう。

1.見積書の作成・提示
見積もりはスピード勝負です。正確かつスピーディに見積書を作成し、見込み客に検討してもらいます。相見積もりの場合は、他社との価格競争となるかもしれません。

2.契約の締結
無事、見込み客との合意が取れたら、契約を締結します。建物の仕様や金額、入金方法、おおまかな納期について、トラブルを防ぐため、書面状に記載してください。

3.受注(顧客)データの登録
工事内容や顧客のデータを、エクセルやシステムに登録します。エクセルよりシステムのほうが、施工管理や入金管理などで連携を取りやすいでしょう。

4.納期の確認
資機材や人材の納入を踏まえ、より正確な納期を確認します。資材の納品遅れや、天候不良なども考慮に入れてください。

5.工事注文書の作成
一連のやり取りで決定した内容をもとに「工事注文書」を作成します。工事注文書とは、工事内容の詳細を記載する、正式な発注書です。口頭での「言った・言わない」のトラブルを防ぐために欠かせません。

受注管理システムのメリット

これまで建築業界では、受注管理を紙やエクセルで実行することが一般的でした。しかし、紙やエクセルでは運用にさまざまなトラブルが生じます。

そこで、開発されたのがクラウドサーバーなどを用いた「受注管理システム」です。受注管理システムを導入するメリットを4点解説します。

業務効率化

受注管理のプロセスをデジタル化して、工数を削減可能です。これまで担当者に集中していた業務負担を、解消できるでしょう。また、見積もり〜契約までにかかっていた時間を短縮でき、よりスムーズな顧客対応を実現できます。機能豊富な受注管理システムを導入すれば、契約までのリードタイムを短縮できるでしょう。

ミスの低減

見積書の作成や資機材の手配、受注データの登録など、細かな受注処理を手動でしていると、どうしてもミスが起こりがちです。その点、受注管理システムは、自動化できる処理が多く、ミスの低減につなげられます。

たとえば、見積書の作成では、項目や金額を設定することで自動計算が可能なシステムもあります。過去の見積もりデータを参考に、作成することも可能です。

円滑な顧客対応

受注管理システムは、スマートフォンやタブレット対応のケースが多く、権限を付与された従業員がいつでも、どこからでも情報にアクセスできます。
システム上に工事内容や顧客のデータを登録すれば、担当者以外の従業員でも情報を確認可能です。社内での報連相の手間も省けます。担当者不在でも、スムーズな顧客対応が実現できるでしょう。

コスト削減

業務効率を改善すれば、長時間労働の削減につながり、人件費を減らせます。たとえば、これまで3名で回していた業務を、2名〜1名に減らすことも可能です。また、帳票をペーパーレス化(電子化)することで、印刷代を減らすこともできるでしょう。

受注管理システムの選び方

受注管理システムの選び方について解説します。

機能性

まずは、自社が抱えている受注管理に関する課題を拾いあげ、解決できる機能を備えた受注管理システムを選びましょう。「見積書の作成スピードが遅い」、「手入力でミスがよく起こる」など具体的な課題を挙げることが大切です。

加えて、それ以外の機能も確認してください。施工管理や工程表作成、アフター管理など、幅広い業務をカバーできるシステムであれば、抜本的な業務効率化も可能となるでしょう。

エクセルとの親和性

これまでエクセルで管理してきた工務店も多いため、データ移行を心配するかもしれません。エクセルと親和性の高いシステムを選べば、データ移行の負担を減らせるでしょう。システムによっては、エクセルの内容をコピー&ペーストで移したり、エクセルと同じ項目を追加できたりといった機能を有しています。

操作性

「ITツールが苦手」、「エクセル以外は操作しにくい」こういった理由でシステムを導入して、現場で定着しなければ意味がありません。少しでも従業員の操作ハードルを下げられるシステムを選ぶといいでしょう。エクセルに近い操作性のシステムを選ぶと、受け入れやすいと考えられます。

料金

料金設定は、主に「買い切り型」と「月額課金型」に分けられます。
買い切り型は、一度で代金を支払えば、ずっと使い続けることが可能です。ただし、初期費用が高くなる傾向にあります。一方の月額課金型は、初期費用をある程度抑えられますが、毎月費用が発生します。

ポイントは、費用対効果を見込めるシステムを選ぶことです。目先の高い・低いで判断するのではなく、「長期的に見て、投資額以上の売上を期待できるか」で判断してください。料金が高くとも利益を出せるなら、導入する価値はあります。

サポート体制

導入時やトラブル時にサポートを受けられるシステムを選びましょう。
導入時に操作研修があると、ITツールの苦手な従業員でも安心できます。また、トラブルが発生してから対応が遅れると、その分、業務に支障をきたすかもしれません。電話やメールなどで、すぐに対応してくれるサービス提供会社を選ぶといいでしょう。

セキュリティ

インターネットを介して、受注管理システムを利用するため、セキュリティ対策も必須です。大切な情報が流出しないよう、セキュリティ対策に万全を期したシステムを選びましょう。

受注管理システムにはAnyONE!

AnyONE公式サイト
おすすめの受注管理システムは、「AnyONE」です。AnyONEは、これまで2,700社以上の建設会社や工務店に選ばれてきた人気システム。10年以上にわたって、現場の声から開発されてきました。

幅広い機能を有します。

【AnyONEの機能】
顧客管理
帳票管理
工事管理
物件管理
実行予算管理
支払い管理
請求・入金管理
図面・写真管理
アフター・メンテナンス管理

エクセルとの親和性は高く、コピー&ペーストで内容をシステムに移せ、エクセルに近い操作性を体感できます。定着に不安があっても、契約を決めてから運用開始までに導入研修を実施できるため、安心です。また、「ヘルプデスク」では、メールや電話で専門スタッフが対応してくれます。

セキュリティ面では、クラウドサーバーに米国Amazon社が提供する「AWS」を採用しています。AWSは、国際レベルで安全性の認められているセキュリティ性能の高いサービス。世界各国の大手企業も利用するクラウドサーバーです。

まとめ

受注管理は、工務店の売上アップに欠かせません。一方で、ミスも起こりやすく、時間がかかって失注する可能性もあるでしょう。受注管理システムの導入により、正確かつスピーディな業務遂行が可能となります。

下記では、各社の受注管理システムを機能比較しています。今回お伝えしたポイントを踏まえ、自社に最適なシステムを選んではいかがでしょうか。
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