営業日報は業務の成果を記録として蓄積し、集めた情報を分析して今後の業務に活かしていくための前向きな活動です。実は業績につながる活動であるため、おろそかにせず前向きに取り組んでいきましょう。

営業日報の役割

営業日報には以下の4つの役割があります。

・営業進捗の共有
・評価・コミュニケーション
・1日の振り返りと行動計画
・引き継ぎ

　営業進捗の共有

会社は組織として動いているため、社員ひとりひとりの仕事の進捗を把握したうえで適切な指示を与える必要があります。

指示を適切に行うためには正しい情報を収集しなければなりません。
いわば営業日報、日々の業務が効果的に進んでいるかどうか把握するための情報収集源に当たります。

　評価・コミュニケーション

営業日報は個人を評価するための材料となります。
また個人が抱えている課題や悩みについて共有し、業務内容や精神的な問題の両方をサポートすることができます。

　1日の振り返りと行動計画

従業員の日々の行動が組織の目標達成にとってプラスになる行動だったか否かを確認したうえで、今後の行動計画について軌道修正していくことが管理者に求められる役割です。

従業員の傾向として、「日々の業務でこのようなことを頑張っている」といった具合に努力の量をアピールする行動をとりがちです。

しかしながら、どんなに努力してもそれが組織の目標と違う方向に進んでいるならば、管理側としてはその間違いを指摘して修正しなければなりません。

指導と軌道修正を行ううえで、従業員が日々考えていることを営業日報という形で見える化し、管理者と共有することは大切です。

　引き継ぎ

営業日報の内容は引き継ぎにも活かすことができます。

従業員が病気やその他トラブルのために一時離脱することになったり、あるいは突然の退職で業務を離れてしまったりということは十分に起こりえます。

組織を運営していくうえでは、一人の従業員が欠けてしまったとしても業務に支障を出さない備えが必須です。日々の営業日報は、従業員が担当業務を離れることとなった際に別の従業員への引き継ぎを着実に行うためのツールです。

万が一、担当を離れる従業員が直接引き継ぎをできない場合でも、営業日報に記録が残っていれば、次の担当者にとって業務内容を理解する助けとなります。

営業日報を書く手段

営業日報は紙で書くのが一般的でしたが、現在ではエクセルをはじめとしたパソコンでの入力方法が普及しています。

また、SFA（営業支援ツール）や日報アプリなど、営業日報の入力に特化した機能も開発されており、営業日報の作成を業績UPに直結させるのに便利な時代となってきています。

さらに営業日報を各手段としてのおすすめの各ツールについてお話しします。
あわせて営業日報を管理するためのポイントもおさえておきましょう。

　エクセル

ワードやパワーポイントといった各種パソコン作業向けソフトの中でも、エクセルは営業日報の作成にもっとも活かしやすいです。

エクセルは表計算ソフトとして文章以外にも図や計算式、表、グラフなどさまざまな情報を入力するのに適しています。

文章入力用のソフトであるワードが白地の画面であるのに対して、エクセルは方眼紙型のデザインをしたマス目の画面であり、マス目の大きさも調整しながら、レポート用の欄を設定していくことができるため、営業日報の作成にも適しています。

マス目を調節できる点以外にも、関数の活用によって計算処理ができるため営業成績を数値反映させられる点や、強調したいマス目に色をつけて重要箇所を強調させることができる点など、営業日報の作成を効率的に行うための機能がそろっているのがエクセルの強みです。

　SFA(営業支援ツール)

SFA（営業支援ツール）は「セールス フォース オートメーション（Sales Force Automation）」を略したもので、日々営業活動を行っている企業にとって役立つ機能が詰まっています。

SFAの主な強みは、データをクラウド上に保存することにより保存の効率化とチーム内での共有を実現できることです。

たとえば、クラウド上にあるデータは検索をかけて素早く探し出すことができます。
したがって、社用パソコンのデスクトップ内に保存している際にありがちな「データを探す手間」を防いで、データの紛失も回避できるでしょう。

また、SFAには情報を組織内で共有できるという強みもあります。この機能によって、部下から上司へ情報伝達するのみならず、組織内で情報が横展開され、直属の上司以外からのフォローなどを期待することができ、組織内のチームワークを促進します。

このほかにもSFAには工務店に導入するメリットがある点が魅力といえます。

　日報アプリ

日報アプリはスマホでも利用できる日報報告・共有のためのアプリケーションです。

営業日報というと「形式張った書式」を思い浮かべるかもしれません。

しかし、日報アプリは「チャット」機能や「コメント欄への返信」機能といったコミュニケーションを促進できる特長を持っています。

このような特徴を備えたアプリは、従業員の立場からしても使用するにあたっての心理的な障壁が低いため、率直なコミュニケーションを促す効果を期待できます。

組織のコミュニケーションをより良くするために、日報アプリの種類・選び方を参考に導入することも有益かもしれません。

営業日報の書き方

営業日報を書く目的の本質とは、「従業員の行動を組織の目標にとって最適化する」ことです。この原則を踏まえたうえで、営業日報を書く際の基本的な構成についてお話しします。

　1日の目標

1日の目標を営業日報に記録し、上司へ報告します。マネジメントの用語で言うところの「Plan・Do・Check」の「Plan（計画）」に当たります。

週はじめの月曜日であれば、1週間の目標を含めることもおすすめです。

やみくもに行動するのではなく、これから何をやろうとするかを明確化したうえで、上司とすり合わせるために役立ちます。
もしも行動目標が組織の目標に照らしてズレているなら、この段階で修正を加える必要があります。

また、1日の目標を営業日報に書くことで、従業員の目標達成意識を高め、目標に向かって努力するようなモチベーションの面での効果もあります。
抽象的な目標ではなく、できるだけ具体的な行動目標を書かせるようにしてください。

　業務実績

１日に実際行った業務の実績を記録して、報告します。
気をつけるべきことは、従業員の感想や主観を書くことではなく、客観的な事実（営業成績、数値目標の達成度合いなど）を書くようにしてください。

感想などは次で紹介する「1日の振り返り」の項目で書くようにして、あくまでも客観的事実を「業務実績」で報告させるようにしてください。
後で振り返りを通じて正しく分析するためには、まず客観的な情報に基づいた報告が大切です。

この「客観的な情報」と「主観的な情報」について、日報の記録に慣れていないと混同して書いてしまうことがよくあります。従業員が事実と主観を分けて書くことに慣れるまで、丁寧に指導する必要があります。

　1日の振り返り

最後に1日を振り返りましょう。これは、「Plan・Do・Check」の「Check（評価）」に当たります。

1日に行った業務内容が、1日の最初に立てた目標に対してどうか、また組織の目標に貢献する行動を行えたかどうかを確認します。

もしも目標に満たなかったり、行動が組織の目標から外れていたりした時には、従業員と話し合いながら改善策を検討しましょう。

ここでの結果が次の日の目標設定につながっていくことを意識して振り返ります。

従業員自身の振り返りと、上司側のアドバイス、そして二者で話し合った内容などを記録に残して、翌日以降の活動へ反映できるようにしましょう。

まとめ

営業日報は単なる出来事の記録ではなく、今後の営業活動を改善し、ひいては組織の業績向上につながる「攻めのツール」です。

そのため、ただ単に事実を書き連ねて終わるのではなく、従業員が書いた内容をもとに管理側がしっかりとしたアドバイスを与え、次に活かせる内容にしていくよう心がけましょう。

営業日報の情報を業績アップにつなげるためには、書き方を工夫するほかに、SFA（営業支援ツール）を活用することも有効です。実際にSFAを導入して業績向上に活かしている会社も多くあります。

SFAの中でも「日報照会機能」を通じて従業員の営業活動状況を一覧で確認できる「AnyONE（エニワン）」は、工務店の社長や管理者にとって便利なツールです。
日々多忙な業務の中、わずかな時間でできるだけ多くの情報に目を通す必要がある社長・管理者にとって、「AnyONE」の日報照会機能をはじめとした各種営業支援機能は手助けとなるでしょう。

自身の組織を活性化させるために「AnyONE」をはじめとした営業支援ツールを役立てられないかどうか、検討してみてはいかがでしょうか。
下記では各社の営業支援ツールの機能を比較してまとめています。