適切な納期管理や原価管理、品質担保のために工程管理表は欠かせません。建設業にとって重要な工程管理表ですが、従来の作成方法に囚われて工程管理表の作成業務を効率化できていない会社は多いです。

今回は、工程管理表の作成を効率化したい方に、2つの作成方法と作成するポイントを4つ紹介します。

工程管理表とは

工程管理表とは、工事現場の着工から竣工までの各作業を並べ、進捗管理ができるようにした表です。建物は多くの関係者や職人さんから、協力を得られなければ完成しません。

工程管理表は、作業予定の把握や進捗状況の管理以外に、材料発注や人員・機材配置を決める際にも使用されます。これらの発注や配置を適切な時期におこなえない場合、以下の問題が発生するでしょう。

●使用しない材料が作業スペースを圧迫する
●前工程が終わっていないと、手待ちの職人さんが出てくる
●材料・機材がないと作業が進められない

進捗状況に合わせた適切な材料発注や人員・機材配置は、納期厳守や適切な原価管理につながります。

また建設現場の工程管理表は、ガントチャート工程表の使用が多いです。ガントチャート工程表は、作業ごとの進捗率が一目でわかることがメリットといえます。また作成・修正が簡単で、現場管理者として経験の浅い方でも作成しやすいです。

詳しいガントチャート工程表のメリット・デメリットを知りたい方は、詳しく解説した記事をご確認ください。

工程管理表を作成する方法

多くの会社で採用されている工程管理表の作成方法は、工程管理ソフトとエクセルのどちらかを使用することが多いです。どちらの方法にもメリット・デメリットがあり「効率的に作成できる方法」「コストパフォーマンスに優れた方法」がどちらなのか気になる方もいるでしょう。

工程管理表の作成方法に迷われている方に向けて、工程管理ソフトとエクセルのメリット・デメリットについて解説します。

工程管理ソフト

工程管理ソフトは、工程管理の生産性をあげるための機能が備わっているソフトです。近年ではクラウド型が一般的になっており、外出中の情報確認やテレワークにも対応できます。

工程管理表は、マウス1つで簡単に作成可能です。書式や見栄えはシンプル操作で簡単に整えられます。ソフトによっては、1つの工程管理表で実績も管理できるため、予定と工事の進捗状況を簡単に比較可能です。

さらにクラウド型であれば、工事関係者とリアルタイムで最新の工程管理表を共有できます。また、サポートが充実しているため、操作方法の疑問やソフトの不具合などをすぐに解決可能です。

工程管理表の生産性向上に役立つ工程管理ソフトですが、導入や利用に費用がかかります。しかし、IT導入補助金を活用すれば実質の費用負担を抑えて、ソフトを導入可能です。IT導入補助金が気になる方は、無料でプレゼントしている「IT導入補助金 申請まるわかりBOOK」をご確認ください。

Link_工程管理ソフトとは？導入のメリットや無料版の注意点を解説

Link_-クラウド型工程管理とは？管理の課題や便利なシステムを紹介

エクセル

工程管理表はエクセルでも作成が可能で、多くの会社が活用しています。エクセルは表計算ソフトで自由度が高く知識があれば、あらゆる工程管理表を作成可能です。また関数やマクロの活用で、作業の生産性を高められます。

自由度の高いエクセルですが、使いこなすためには知識が必要となり勉強が必要不可欠です。中小工務店では、エクセルに精通している人材が少ない傾向にあります。エクセルに精通している人材に業務の集中が起きてしまう問題があり、対策は必須です。

また情報共有に手間がかかります。作成した工程管理表は、工事関係者1人ひとりにメールやFAXを送らなければなりません。

Link_【建設業】エクセル工程表の作り方とは？注意点や解決策も

工程管理表を作成するポイント

工程管理表は、さまざまな業務に使用される重要な書類です。そのため、工程管理表の作成にプレッシャーを感じている現場管理者もいるでしょう。

工程管理表の作成経験が浅い方に向けて、作成のポイントを4つ解説します。

工程管理表の責任者を決定

まずは、工程管理表の責任者を決めましょう。工程管理表は工事関係者全員に関係があるため責任者を決めてから作成しないと、収拾がつかなくなります。
またクラウド型の工程管理ソフトを使用して、オンラインで工程管理表の作成をおこなう場合、作業者と閲覧者を決めることも重要です。全員が工程管理表を変更できると、問題が起きた場合、責任の所在がわからなくなります。

各工事を正確に区分する

次に各工事を正確に区分しましょう。ある一定期間に工事が集中すると、現場は工程通りに進まない可能性があります。工事が集中する期間を見つけたら、工事の細分化をおこない工程を組み直しましょう。

また、中間検査や定例打ち合わせなどの項目も工程管理表に盛り込むと、より正確な工程管理をおこなえます。

視覚的にわかりやすくする

エクセルは自由度が高いため、色使いや文字の大きさ・フォント、線の太さなど変更できる箇所が多いです。視覚的にわかりやすい表を意識しないと、作成者の自己満足でわかりづらい表となってしまいます。

視覚的にわかりやすい工程管理表を作成するために、エクセルの使用について以下のようなルールを作成するのがおすすめです。

●使用できる色や色の数を限定する
●文字のフォントや太さをしている
●全社共通のテンプレートを作成する

担当者にルールの遵守を徹底させると、会社全体で視覚的にわかりやすい工程管理表の作成がおこなえます。

PDCAを回す

経験の浅いうちは、完璧な工程管理表の作成は難しいです。意識してPDCAを回すことで、工程管理表の質を向上させられます。

工程管理表のPDCAとは、以下のことをいいます。

●Plan：担当現場に合う工程管理表を考え、作成する
●Do：作成した工程管理表を共有・使用する
●Check：良かった点や問題点・不満点を洗い出す
●Action：検証した内容を活かして、次現場の工程管理表を作成する

PDCAを回し、反省点を活かすことで成長のペースが速くなります。「工程管理表の作成が上手くできない」と悩んでいる現場管理者は、PDCAを意識して業務に取り組んでみてください。

Link_工程管理で重要なPDCAサイクルとは？効率的に回すコツ-

工程管理表作成にはAnyONE！

工程管理表の作成には『AnyONE』がおすすめです。AnyONEは、2,700社以上に導入されています。お客様継続率が99.4%となっており、一度導入すると手放したくないほど便利なシステムといえるでしょう。
AnyONEは工程管理表の作成をはじめとする、以下の工務店業務全般に対応しています。

【AnyONEの機能】
顧客管理
帳票管理
工事管理
物件管理
実行予算管理
支払い管理
請求・入金管理
図面・写真管理
アフター・メンテナンス管理

AnyONEの操作性はエクセルと似ており、エクセルの使用経験があれば迷わず操作できます。工程管理表は、マウス1つで作成・修正可能で難しい操作は求められません。
また、工程管理表で進捗状況も併せて記載できます。スマートフォンやタブレットがあれば外出中やテレワーク中でも、現場の進捗状況を管理可能です。

まとめ

工程管理表は、工程管理だけでなく材料発注や人員・機材配置の判断をおこなう際にも使用されます。
経験の浅いうちは完成度の高い工程管理表の作成は難しいです。本記事で解説した作成のポイントを参考に工程管理表の作成にチャレンジしてください。

工程管理表を作成する方法は、工程管理システムの使用とエクセルの使用の2つがあります。おすすめは、工程管理システムの使用です。
工程管理システムには、工程管理表の作成を効率化する機能が備わっています。さらにサポートも充実しているため、ITツールが苦手な方でも安心して使用可能です。

自社に最適な工程管理システムを選択するためには、他システムとの機能比較が欠かせません。こちらの資料では、複数のシステムの機能比較をおこなっています。工程管理システムを導入する際の参考としてください。