工事台帳をエクセルで作成するコツ！メリット・デメリットも

建築業界や工務店において、黒字経営を維持するために有効なのが「工事台帳」です。
工事台帳はエクセルでも作成でき、工事現場の収益を算出するために役立ちます。
今回は、工事台帳の目的や作り方、メリット・デメリット、無料テンプレートなどについて解説します。

工事台帳とは？

工事台帳とは、建設業において工事ごとの取引内容や経費、進捗状況を一元的に管理する帳簿のことです。ここでは、工事台帳の目的や活用することで得られるメリットについて詳しく解説します。

工事台帳の目的

1. 進捗管理

工事台帳に取引内容を記録することで、現場ごとの進捗を正確に把握できます。マネジメントツールとして機能し、工期の遅延やコスト超過を早期に防げます。

2. 収支や利益率を把握

原価や経費を細かく管理することで、収支と利益率を正しく把握できます。台帳を活用すれば、赤字工事を未然に防ぎ、将来の見積精度向上にもつながります。

3. 完成工事原価・未成工事支出金を算出

決算時には完成工事原価と未成工事支出金を分けて計上する必要があります。工事台帳があることで、正確な決算処理や税務申告が可能になります。

4. 経営事項審査で提出

公共工事の入札資格を得るには経審が必須です。その際、工事台帳が提出資料として求められ、評価点にも直結します。安定的な売上を確保するために不可欠です。

5. 税務調査対応

建設業は税務調査の対象になりやすいため、工事台帳は有効な証拠資料になります。提出義務はなくても、用意しておくことで調査がスムーズに進み、信頼性を高められます。

工事台帳作成の目的は工事原価管理

工事原価管理とは、工事の利益を算出、管理することを目的としています。現場担当者は、工事の進捗状況から工事原価を予測し、予算との調整を行います。
経理担当者は、毎月の請求書から工事原価を算出し、実際の利益を確認します。

会社で利益を出すために欠かせないのが工事原価管理といえるでしょう。工事ごとの原価は、工事台帳に集約して管理します。

工事台帳を作成しないとどうなる？

工事台帳を作成せずに工事を進めると、工事全体の原価を把握できません。つまり工事が終わるまで完了後の利益率も分からず、経営判断もできないでしょう。そのまま工事を続ければ、最終的に赤字になってしまう可能性があります。

「黒字の見積りが完了後に赤字になっていた」、「現場の判断で、追加の工事を勝手に受けていた」、「現場の人手不足で、外注費がかさんだ」といった事態が起こり得るからです。

利益を出して黒字経営を保つため、工事台帳を作成して原価管理を行う必要があるでしょう。

工事台帳作成がおろそかになる理由

赤字になる可能性があるにもかかわらず、なぜ、原価管理をせずに工事を進めてしまうのでしょうか。
主な理由には、次の3点が挙げられます。

• 他の業務に忙しく、原価管理を行う時間がない
• 原価管理ソフトの操作が分かりにくい
• 担当者に任せきりで把握していない

原価管理をしたいと思っていても、時間・人手不足で現実的にできないというケースがあります。
しかし、安定経営を保つためには、原価管理をしなければならないでしょう。

エクセルでの工事台帳の作り方

ここからは、エクセルで工事台帳を作る手順を解説します。解説内容を確認して、スムーズに工事台帳を作成しましょう。

工事台帳に記載すべき4つの費用

工事台帳は工事ごとの取引明細です。正確な工事原価管理のために、以下4つの費用を必ず記載しましょう。

●材料費…原材料の仕入れにかかった費用（運賃を含む）
●労務費…自社で直接雇用する作業員の給与や手当
●外注費…下請け業者や外注業者に支払う費用
●経費…上記3つ以外の経費。事務員の給与や現場の光熱費等を含む

必要事項を入力する

エクセルで新規シートを開き、上記のように必要な項目に合わせて罫線を引きます。上半分には施主名や契約金額、入金履歴が残せるように表を作りましょう。

そして、下半分には図のように「日付・仕入れ先・摘要・材料費・労務費・経費・経費内訳・合計」を横軸に入れておきましょう。費用が発生したら日付ごとにその下に追加するように入力していきます。

合計の部分に「SUM関数」を入力しておくと、指定したセルの数値を自動的に計算でき便利です。

全体の原価計算は各シートを合計して割り出す

工事台帳はあくまで現場ごとの原価管理シートです。そのため、自社で請け負っている工事全体の原価を割り出すことができません。全体の原価管理をエクセルで効率化するには、全体管理シートを別に用意する方法がおすすめです。

シートを跨いで金額を合計する際にも、SUM関数を利用します。例として、3つの現場の工事台帳を合計する場合は以下のような関数を使いましょう。

=SUM(1枚目のシート名!原価合計のセル,2枚目のシート名!原価合計額が記載されたセル,3枚目のシート名!原価合計額が記載されたセル)

原価に加え、見積り時の予算を記入しておくと、進捗率や残りの予算を確認しやすいです。

工事台帳をエクセルで作成するとコスト削減・ファイル共有などが可能

次に、工事台帳をエクセルで作成するメリット・デメリットについて解説します。下記のメリット・デメリットを理解した上で、工事台帳をエクセルで作成するようにしましょう。

工事台帳をエクセルで作成するメリット

工事台帳をエクセルで作成するメリットは、導入コストの低さや操作性です。そのほか、エクセル特有のメリットを紹介します。

○導入コストが低い
オフィスシリーズのエクセルは、多くのパソコンで標準装備されています。
また、購入する場合もコストが比較的安く、導入のハードルは低いでしょう。

○一般的に使い慣れている
エクセルは学生時代から使っている方も多く、一般的に親しまれています。
まったく新しいサービスを導入するよりも、使い慣れている方が多いエクセルの方が受け入れられやすいでしょう。

○ファイルを共有できる
紙での管理と異なり、エクセルのファイルを共有できます。
メールやクラウド（インターネット上のデータ倉庫）を使って共有できるため、直接合わずとも工事台帳をやり取りすることができます。

○テンプレートを活用できる
エクセルは、オンライン上に仕事で使えるテンプレートを公開しています。
これらのテンプレートを活用し、工事台帳を作ることもできます。
また、職場内で一度テンプレートを作成すれば、その後誰でも簡単に工事台帳を作成できます。

○複数名で管理や編集をできる
インターネットを通じて工事台帳のファイルをやり取りすることで、複数の従業員が工事台帳を管理、編集できます。

○テンプレートを活用できる
エクセルは、オンライン上に仕事で使えるテンプレートを公開しています。
これらのテンプレートを活用し、工事台帳を作ることもできます。
また、職場内で一度テンプレートを作成すれば、誰でも使えるようになるでしょう。

　工事台帳をエクセルで作成するデメリット

工事台帳をエクセルで作成するメリットは手軽さですが、反面情報共有に支障があるなどのデメリットがあります。

×情報共有にタイムラグが生じる
インターネット上でファイルを共有できますが、「パソコンでの編集作業から、ファイルを共有するまで」に時間がかかります。
リアルタイムの情報ではないため、注意が必要です。

×関数のミスによる原価合計間違いが発生する可能性がある
万が一エクセルの数式を誤ると、正しい原価合計額が算出できません。
特に注意したい点が、全社の工事原価管理をするときです。数式で指定するセルを誤ると、正しい原価合計額が出せず、予算に対しての進捗も正しく把握できません。
また、共有作業ができる点はエクセルのメリットですが、同時に同じシートを編集するため動作が重くなったり、同時に同じ箇所を更新して変更が反映されないなどのミスが起こりえます。

×ファイルの紛失リスクが高い
エクセルでの工事台帳管理は、ファイルの紛失リスクにも注意しましょう。誤ってファイルを削除してしまえば、今まで蓄積した工事台帳が消えてしまいます。
エクセルは編集しやすい分誤削除なども起こりやすいため、紛失を防ぐための定期的なバックアップが欠かせません。

×属人化しやすい
職場にエクセルの得意な方がいた場合、便利な原価台帳を作ってくれるかもしれません。
しかし、「より便利な機能を付けたい」「項目を追加したい」といったエクセルの編集を、本人以外が行えない可能性も。

毎回、同じ社員に頼ることになり、ほかの従業員のエクセルスキルが伸びないばかりか、工事台帳の編集作業全般を一人が担当するような業務の偏りが生まれてしまいます。

完全無料！エクセルの工事台帳テンプレート3選

エクセルで工事台帳を作成するなら、無料のテンプレートを活用しましょう。自分で一から工事台帳を作成するよりも、時間と手間を削減できます。

エニワン｜住宅業界・工務店専用テンプレート

住宅業界・工務店に特化してサービスを提供しているエニワン株式会社無料のエクセルテンプレートを公開しています。

テンプレートは、工事台帳の他、工程表や工事請負契約書、工程表なども提供しています。
同社の提供する業務支援ツール「AnyONE」では、工事台帳以外に顧客や営業、アフターなどの管理も行えます。

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経費削減実行委員会｜工事台帳

工事の契約から入金・回収に関する情報、原価管理を行えるテンプレートです。無料で誰でも使える工事台帳で、ダウンロード後は入力項目を書き換えるだけですぐに工事台帳での原価管理を始められます。

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みんなのExcelテンプレート｜原価売価管理

原価と売価から粗利益を算出するテンプレートが揃っています。
4種類から工事、会社に合わせて工事台帳のテンプレートを選ぶことができます。

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工事台帳テンプレートの作り方

エクセルで工事台帳を効率的に作成するには、まずテンプレートを準備することが大切です。上部には工事名・施主・契約金額・入金履歴などを入力できる欄を設けましょう。
下部には「日付・取引先・摘要・材料費・労務費・外注費・経費・合計」を並べた表を作成します。合計欄にはSUM関数を入れておけば、自動で集計が可能です。
現場ごとにシートを分け、別途「全体管理シート」を作成して工事全体の原価を合算すると、会社全体の収支が見えやすくなります。
一度テンプレートを整えれば、他の現場にも使い回せるため、入力作業の効率化とミス防止につながります。

エクセルでの工事台帳作成に関してよくある質問

工事台帳は建設業に欠かせない帳簿ですが、実際に作成・運用するうえで「誰が作るのか」「どの範囲まで記録が必要なのか」など、多くの疑問が生じやすい部分でもあります。ここでは、工事台帳に関してよく寄せられる質問とその回答を紹介します。

工事台帳は誰が作成するのですか？

工事台帳は、公共工事を請け負った施工業者（建設会社）が作成します。受注者が工事の契約内容や進捗を整理し、発注者や監督員が確認できるように整備することが義務付けられています。

工事台帳の記録は義務ですか？

はい、公共工事では工事台帳の記録は義務です。契約金額や工期、施工体制などを明確にすることで、工事の透明性と適正な管理を確保し、不正防止や後日の検証にも役立ちます。

工事施工台帳の作成を義務付ける金額はいくらですか？

工事施工台帳の作成義務は、一般的に500万円以上の公共工事に適用されます。工事規模に応じて詳細な記録を残す必要があり、信頼性の高い工事管理や契約履行の証明資料として重要です。

脱エクセルを目指すなら「AnyONE」

工事台帳のエクセル管理に限界を感じているなら、工事台帳作成や原価管理を効率化するツールの導入を検討してみてください。
AnyONEは見積もり管理からアフター管理まで、工務店の業務を一元管理できる業務管理ツールです。

AnyONEはクラウド対応のツールであり、外出先から工事台帳の閲覧や編集が可能です。また、見積もり情報から工事台帳を作成するなど、システムで管理しているデータを活用して効率的に工事台帳作成や原価管理ができます。

まとめ

黒字経営を計画的に進めるために、活用してみてはいかがでしょうか。

また、工事台帳を作成する機能だけでなく、他にもさまざまな機能を有した「業務改善ツール」が最近では多く登場しています。
業務改善ツールを活用することで、さらなる業務改善や利益率アップにつながるでしょう。
各社の業務改善ツールを機能ごとに比較してまとめました。
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