工事管理システムは、工事関連する顧客情報や見積り・実行予算作成、原価管理や工程管理などを一元的におこなえます。工事管理システムには、有料版・無料版・エクセルの3種類があり、どれを導入したら良いか迷う方もいるでしょう。

今回は、3種類あるそれぞれの工事管理システムのメリット・デメリットを解説します。

工事管理とは

工事管理とは、建設現場において、施工管理者が下記の4大管理をおこなうことです。

●工程管理
●原価管理
●品質管理
●安全管理

建物を計画通りに竣工させるために、施工管理者の業務は多岐にわたります。また建設業界は1プロジェクトあたりの金額が大きく、関わる人数も多いです。そのため、プロジェクトを滞りなく進めるために、工事管理は重要といえます。

工事管理を効率化する3ツール

工事管理を効率化するツールは、下記が3種類あります。

●有料版の工事管理システム
●無料版の工事管理システム
●エクセル

システムごとにメリット・デメリットは異なります。特徴を理解しないまま、適当にシステムを選んでしてしまうと、自社に合わないシステムを導入することになりかねません。ここでは、ツールごとの特徴を解説するため、導入前をしっかりと把握しましょう。

有料版の工事管理システム

有料版の工事管理システムとは、導入時や利用に月々の費用がかかるシステムです。費用がかかる分、機能の充実やサポート体制がしっかりしています。
具体的なメリット・デメリットは下記を参照してください。

Link_工事管理システムとは？導入のメリットや選び方のコツを解説

メリット

●機能が充実している
機能が充実していることがメリットです。システムによっては、1つのシステムで工事に関連する業務をすべておこなえるため、他のシステムを利用する必要がなくなります。
また、「見積り作成特化」「工程管理特化」など1つの機能に特化したシステムもあり、幅広い選択肢があることも特徴です。

●サポート体制がしっかりしている
サポート体制がしっかりしているため、不具合やトラブルが発生しても業務に支障をきたしません。有料版のシステムの多くは、電話やメールで専門スタッフに問い合わせをおこなえる体制を構築しているため、問題が起きてもすぐ解決可能です。

また、導入時に「他社システムからの乗り換え」「エクセルからのデータ移行」などのサポートをおこなうシステム提供会社もあります。
蓄積されたデータを移行できないと、2つのシステムの並行利用や過去データを活用できないといったデメリットが生じるため、過去データの蓄積がある会社にとって「データ移行サービス」は必須です。

●カスタマイズができる
カスタマイズができると「現在の業務フローにシステムを合わせられる」「書類の見栄えを整えられる」といった効果があります。
特に、既存システムに不満のある方は、カスタマイズをおこなえるシステムを検討しましょう。

デメリット

●初期費用や月額費用がかかる
有料版の一番のデメリットは、初期費用や月額費用がかかることです。工事管理システムの料金体系は「月額型」「買い切り型」の2つに分かれます。

月額型は「初期費用+月々の費用」がかかります。メリットは初期費用を抑えられるため、少ない費用負担で導入できることです。
買い切り型は「導入費用」がかかります。メリットは、月々の費用がかからないため資金繰りが楽となることです。

無料版の工事管理システム

無料版工事管理システムとは、利用に料金のかからないシステムです。費用がかからないため、システム機能比較を手軽におこなえるといった特徴があります。

具体的なメリット・デメリットは下記を参照してください。

メリット

●費用がかからない
一番のメリットは、費用がかからないことです。費用負担がないことは、資金に余裕のない会社にとって最も嬉しいポイントでしょう。

●切り替えが簡単
費用がかからないため、切り替えが簡単なこともメリットです。費用がかかっていると、自社に合わないシステムを導入した場合でも、簡単に切り替えることはできません。
しかし費用がかかっていなければ、費用がかかっていないため、気軽にシステムを乗り換えられます。

また、お試しでの導入も可能で、手軽に機能比較をおこなえることもメリットです。複数のシステムを試してみて、自社に合うシステムを本格導入するといった方法も簡単におこなえます。

デメリット

●機能が限定されている
機能が制限されているシステムの多いことが、デメリットです。多くの無料工事管理システムは「基本機能は無料でオプション料金は有料」といった費用体系を採用しています。
基本機能しか使用しない場合は問題ありません。しかし、オプション機能も利用する場合は、費用が発生してしまいます。

オプション機能の使用を考える場合は、有料版・無料版を併せて工事管理システムを検討しましょう。

●追加費用がかかる
無料版は、データ容量や利用可能人数が少ないことがあります。データ容量や利用可能人数を増やすためには、追加費用を支払わなければなりません。

「業務に必要なデータ容量」「システム予定者の人数」などを把握してから、システムを検討しましょう。

エクセル

エクセルは、既に業務で使用している会社も多く、使用用途を選ばない柔軟性が特徴です。

具体的なメリット・デメリットは下記を参照してください。

メリット

●新たな費用負担なしで利用可能
既に業務でエクセルを使用している場合は、新たな費用負担なしで利用できることがメリットです。また、使用方法を説明せずともすぐに利用できることもメリットといえます。

●自由にカスタマイズ可能
関数やマクロを駆使すれば、機能・項目・書式を自由にカスタマイズ可能です。また法律の改正やルール変更があっても、エクセルで工事管理をおこなっていればすぐに対応できます。

デメリット

●関数・マクロの知識が必要
エクセルで工事管理をおこなう場合は、関数やマクロの知識が必須です。関数やマクロを活用しない場合は、全ての項目や数字が手入力となってしまい業務の効率が落ちてしまいます。

自社でエクセルを活用して工事管理システムを作成できない場合は、無料テンプレートの活用がおすすめです。無料テンプレートの中でもAnyONEは「見積り書」「工事請負契約書」「工程表」「工事台帳」の4つのテンプレートを公開しています。

気になる方は、下記よりダウンロードしてください。

●属人的な管理になりやすい
エクセルでの工事管理は、属人的になりやすいこともデメリットです。特に関数・マクロを活用しての工事台帳作成業務は、限られた担当者しかおこなえない会社が多いです。

限られた担当者しか関数・マクロ活用できない場合、担当者が急な退職や休職をしてしまうと、業務が回らなくなる可能性があります。
「マニュアルを作成する」「複数人が同じレベルで関数・マクロを使用できる教育をおこなう」といった対策が必要です。

●外部から情報共有・確認ができない
エクセルは、外部からの情報共有・確認がおこなえないこともデメリットです。外出中は、顧客情報や工程表などを確認できないため、都度事務所に戻って情報の確認やデータの更新をおこなわなければなりません。

また外部から情報共有・確認をおこなえないと、テレワークなど柔軟な働き方に対応しづらいデメリットもあります。

おすすめ現場管理システムはAnyONE！

おすすめの現場管理システムは「AnyONE」です。AnyONEは、導入企業数が2,700社、ユーザー数10,000人を超えています。工務店・リフォーム会社向けに作られており、下記の工務店業務全般に対応可能です。

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まとめ

今回は、工事管理システムの有料版・無料版・エクセルのメリット・デメリットについて解説しました。システムを選ぶ際は、費用面だけでなく機能面やサポート面を総合的に判断することが重要です。

工事管理システムを選ぶ際は、複数システムとの比較検討をおこなうことが大切です。下記では各サービスの機能比較をまとめています。他社システムの特徴やシステムを選ぶポイントを知りたい方は、参考としてください。