【テンプレ付】施工管理で使えるエクセル表は?運用のコツも

【テンプレ付】施工管理で使えるエクセル表は?運用のコツも

施工管理とは、建築物を引き渡すまでの流れを管理することです。施工管理に必要な書類を管理するためによく用いられているのがエクセルです。エクセルを使いこなせば効率的に管理できるでしょう。

今回は、施工管理の主な書類や、エクセルでの作成方法、運用のコツについて解説します。後半では、無料で使えるエクセルテンプレートも紹介します。

施工管理で使う主な書類

工事現場の着工から引き渡しまでを管理する「施工管理」業務の一つが書類作成です。さまざまな書類を扱いますが、代表的な書類は以下の3つです。

工程表

工程表とは、現場の工程や納期を一覧でまとめた表です。「総合工程表」や「細部工程表」、「月間工程表」、「週間工程表」などの種類があります。工程表を作成することで、工事の進捗度を見える化でき、人材・資機材を最適に配分できるでしょう。

一方で工程表が無ければ、スケジュール通りに進められなかったり、作業のムダ・ムラ・ムリが発生しがちです。品質の高い建築物を完成させるために、工程表は欠かせません。

実行予算書

実行予算書とは、工事を実行する中でかかる予算をまとめた書類です。工事現場では、人件費や資材費、機材費などの費用が発生します。これらをまとめて、実質的な予算を算出します。

見積書の金額から、実行予算を差し引いたものが企業の利益です。つまり、実行予算書を正確に作成しなければ、見積書の時点で予想していた費用よりも膨れ上がり、利益が少なくなってしまうでしょう。黒字経営を目指すため、実行予算書は重要な書類となります。

工事台帳

工事台帳とは、工事ごとの原価をまとめた台帳です。「工事管理台帳」や「工事原価台帳」、「工事原価管理台帳」と呼ばれることもあるでしょう。

工事台帳には、工事ごとの詳細な取引を記載します。具体的には、材料費・労務費・外注費・経費について書き込みます。工事台帳を作成することで、工事ごとの利益率や収支を明らかにすることが可能です。

ちなみに、実行予算は工事台帳の一項目に該当します。

エクセルによる作成・管理方法

施工管理で扱う書類は、これまでエクセルで作成・管理することが一般的でした。
エクセルでの作成・管理方法について解説します。

求められるスキル

エクセルでは、関数を組むスキルが必須です。実行予算書や工事台帳は、費用の算出に用いられると前述しました。正確な数値を出すために、エクセルでは関数を設定することとなります。

代表的なエクセル関数は、以下のとおりです。

・SUM関数:セルの合計値を出す
・AVERAGE関数:セルの平均値を出す
・SUBTOTAL関数:小計を出す

エクセルで使用できる関数は、全体で500種近くに上ります。もちろん、すべての関数を使用することは滅多にありませんが、基本的な関数の設定方法をマスターすべきです。
また、他の担当者が作成しているエクセルを更新する場面もあるため、「このエクセルにはどの関数が使用されているか」を把握し、必要に応じて編集することもあるでしょう。

管理の注意点

エクセルは、自社サーバーを中心にフォルダ・ファイルで管理します。一つの現場でも扱うファイルの数はさまざまで、いくつも現場をかけ持つと膨大な量となるでしょう。

ファイルの管理は、次の理由でバラバラになりがちです。

・関数の組み方
・ファイル名
・更新した時期

同じ工程表でも、担当者ごとに関数の組み方やファイル名の付け方が異なると、ファイルの管理に手間がかかります。さらに、新旧のファイルが入り乱れて管理されていると、最新版を見つけるにも一苦労でしょう。

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書類をシステムで効率的に作成・管理する方法

「エクセルでの書類作成・管理に限界を感じている」場合に、おすすめできるのが施工管理システムの導入です。

求められるスキル

施工管理システムでは、関数の知識は必要ありません。システム上で、すでにフォーマットが完成しているため、工事に関する数値を入力するだけで済みます。また、エクセルとの親和性が高いシステムでは、操作もほとんどエクセルに近いです。

例えば、先ほどのAnyONEでは、エクセルの内容をそのままコピー&ペーストで、システム上に貼りつけできます。転載ミスも生まれず、正確な書類を作成可能です。基本的なパソコン操作ができれば、難なく使いこなせるでしょう。

管理の注意点

エクセルは、自社サーバーでのデータ管理が一般的です。しかし、施工管理システムでは主に「クラウドサーバー」を利用します。クラウドサーバーとは、インターネット上に構築されたサーバーを利用するもの。ハッキングなど、セキュリティ面に不安を覚えるかもしれません。

代表的なクラウドサーバーは、米Amazon社が提供している「AWS」です。国際的なセキュリティ規格をクリアしており、世界各国の有名企業が利用しています。セキュリティ面でも安心して利用できるでしょう。

また、施工管理システムでは、セキュリティ対策として担当者ごとにID・パスワードの管理が可能です。担当者ごとの権限変更もできるため、「誰がどの情報にアクセスできるか」を管理者が設定できます。

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まとめ

施工管理で必要な書類は、テンプレートなどを用いれば簡単に作成できます。しかしながら、関数についての知識を求められたり、管理の手間がかかったりと、不便な点も。AnyONEのような施工管理システムを利用することで、エクセルより効率的に書類の作成・管理がおこなえるでしょう。

施工管理システムは、各社がサービスを展開しています。それぞれを個別に調べて、機能・価格・サポートなどを比べるには、時間がかかるでしょう。以下では、各サービスを一覧で比較しています。検討時の参考としてはいかがでしょうか。
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