株式会社澤頭建設様は、岐阜県を中心に活動されている地域密着型の工務店です。木造住宅の新築やリフォームをはじめ、公共工事、建築・土木、鉄骨建物の修繕など、さまざまな工事を手がけておられ、年間でおよそ300件もの工事に対応されています。

今回は、社内全体の業務効率化を目的にAnyONEを導入された、代表の澤頭典男様に、導入のきっかけや活用状況、そして今後の展望について詳しくお話を伺いました。

導入前のお悩み

以前は、見積もりや原価計画、着工依頼、完了報告といった各種書類をエクセルで作成・管理していました。案件が少ないうちはそれでも問題ありませんでしたが、工事件数が月に20〜30件、年間300件に増える中で、「エクセルだけでは追いつかない」と感じる場面が増えていったそうです。

社員によって報告のタイミングや記入の仕方に差があり、見積もりや着工依頼の内容を何度も入力し直す場面が少なくありませんでした。情報がきちんと整理されていない状態で社内に共有されることが多く、確認作業に余計な手間がかかってしまうことが課題になっていました。

また、工事部と経理部との間でもデータの共有が不十分で、「7〜8割は正しく連携できていたものの、残りのわずかな情報漏れが積み重なり、全体の正確性や効率に支障が出ていた」と語ります。100％の業務連携を実現したいという思いが、システム導入を考えるきっかけになりました。

導入の検討段階

業務の効率化が急務となる中で、澤頭様は複数の建設業向け管理システムを比較・検討されました。中には多機能で魅力的なサービスもありましたが、費用が高く、現場の規模や実際の使い方を考えると「価格に見合った活用ができるか不安だった」と感じられたそうです。

そんなとき、日頃からお付き合いのあるCADソフトの担当者からAnyONEを紹介され、さらにご自身でもネットで情報を収集。デモンストレーションを通じて、「今抱えている業務課題を解決できるだけでなく、今後取り組みたいことまで対応できそう」と具体的なイメージを持てたことが後押しになりました。

導入の決め手は、「必要な機能が揃っていて、費用も現実的だったこと」。なかでも、見積もり作成のスピードアップへの期待が大きかったといいます。

導入後の効果

見積もり作成がスムーズに進むように
これまでエクセルで行っていた見積書作成は、行の追加で書式がズレたり、計算式が壊れたりすることがよくありました。しかしAnyONEでは、そういったトラブルが一切なくなり、項目の増減もスムーズ。入力ミスも防げるようになり、お客様への見積提出スピードが大幅に向上しました。

実行予算の提出が確実に

着工前に必要な実行予算の作成については、以前から取り組まれていましたが、どうしても手間がかかり、タイミングが遅れがちになることもあったそうです。AnyONEを導入してからは、誰でもスムーズに予算が組めるようになり、社長への提出も自然な流れで行われるようになりました。工事の規模にかかわらず、原価の見える化が進み、経営面での判断材料としても活用しやすくなっています。

発注業務の電子化で、工事担当と経理の連携が強化

従来は、エクセルで発注書を作成し、プリントアウトして封入・郵送するのが一般的な流れでした。しかしAnyONEを導入したことで、「発注書は紙で出さない」というルールを社内で明確に決めることができ、発注業務のデジタル化が一気に進みました。

その結果、紙の削減だけでなく作業時間も大幅に短縮され、経理の机に山積みだった書類もすっかり片付きました。現場で工事を担当する社員にとっても、発注書の件数が多くなる場面で、業務負担が軽くなったと実感されているそうです。

請求処理のミスが激減

業者さんが提出する請求書についても、AnyONE導入前は「現場名や担当者が不明」「似たような名前で混乱する」といったことがよくありました。しかし今では、業者さんが発注書をもとに請求書を提出してくれるため、経理部が工事部に確認する手間が大幅に削減され、「これはとても助かっています」と実感を込めて話してくださいました。

協力業者とのやり取りもデジタル化

AnyONEの導入をきっかけに、請求書や請書のやり取りをすべてメールに統一。業者向けに案内も配布して連携を進めてきました。今では請求書も「紙では送らずメールで」という形が定着しつつあり、会社全体としてデジタル化が進んでいます。

外出先でも活躍するスマホアプリ

スマホのAnyONEアプリを使えば、現場にいる時でもお客様の地図や連絡先をすぐに確認できます。以前は「いちいち会社に電話して事務員さんに聞いていた」のが、今はスマホで手軽に完結でき、「とても便利です」とのこと。

会社の展望

今後は、契約書関連も電子化していきたいとお考えです。現在はPDFでメール送信している業務を、クラウド契約に切り替えて、よりスマートなやり取りにしていきたいとのこと。また、会計ソフトの変更を予定しており、それに合わせてAnyONEと連携させ、今まで経理が手作業で二重入力していた工程も省略していきたいと考えています。
さらに、帳票機能もまだまだ活用しきれていないと感じており、「AnyONEを基幹システムとしてもっと使い倒したい」「頻繁にやり取りしている協力業者さんにも導入を案内して、業務全体の連携力を高めていきたい」と力強く語ってくださいました。