株式会社スエナガは、福岡県に拠点を置く総合建設会社です。「大きな福祉のまちづくり」という理念のもと、福祉施設やクリニックの建設、注文住宅やリフォームを数多く手がけています。今回、営業部の小林様、工事部の小崎様、総務部の石川様にお話を伺いました。

導入前の課題

エクセル作業の難しさ

AnyONEを導入する前は、見積書の作成や原価の入力など、多くの業務をエクセルで行っていました。しかし、エクセルではデータの管理がとてもむずかしく、どのファイルが最新なのかがわからなくなることが多々ありました。例えば、エクセルの数式が壊れて計算がずれることもありました。このような問題が積み重なると、特に大きな工事の場合、ミスが発生するリスクが高まり、確認作業に多くの時間をかける必要がありました。

支払い業務の非効率

エクセルで原価入力をしていたため、支払い一覧表や支払通知書の作成に4～5日もかかっていました。エクセルを使用しているにもかかわらず、手作業でのミスが多く、全ての工程を一つひとつ確認する作業がとても手間でした。

領収書作成と顧客管理の課題

領収書の作成もエクセルで行っていたため、数字の間違いや施主名の確認に多くの手間がかかっていました。また、顧客や業者の情報もエクセルで管理していたため、情報がバラバラになり、誰がどの顧客・工事を担当しているのかをすぐに把握できない状況でした。

導入後

作業効率が劇的に改善

AnyONEの導入・活用により、見積もりの作成や管理がとても楽になりました。エクセルからのコピペ機能や一括更新機能を使うことで、見積作成にかかる時間は以前の10分の1にまで短縮され、作業ミスも大幅に減少。これにより、安心して作業が進められるようになりました。また、システム上ですべてのデータが一元管理されているため、情報の整合性が確保され、見積もりの確認作業もスムーズに行えます。

原価入力と支払業務も効率化

原価入力も、以前は4〜5日かかっていた作業が、1日半ほどでできるようになりました。また、支払通知書の作成も、ボタン一つで迅速に処理できるようになり、業務効率が飛躍的に向上。他の重要な業務にも時間を割くことができるようになり、全体の業務連携がよりスムーズになりました。

領収書や顧客管理の改善

領収書作成も、以前に比べて5分の1の時間で済むようになり、手間が大幅に減少しました。さらに、顧客や業者の情報がシステムで一元管理されることで、誰がどの工事を担当しているのかをすぐに把握できるようになり、コミュニケーションの円滑化と業務の効率化が進みました。

AnyONEが会社の要に

株式会社スエナガにとって、AnyONEは今やなくてはならない存在となっています。顧客管理、見積もり、支払いまでのすべてが一つのシステムで管理されていることで、従業員間の情報共有が容易になり、業務が一層スムーズに進行するようになりました。また、AnyONEは定期的にアップデートされるため、その都度社員全員が新しい機能や改善点を話題にするほど、重要なシステムとなっています。

今後の展望

株式会社スエナガは、今後も総合建設業としての事業を続けるとともに、福祉施設の運営にも注力していきます。現在は11施設を運営していますが、将来的には30施設を目指し、事業を拡大していく計画です。AnyONEの導入により、一元管理が可能となり、業務の効率化が図られたことで、今後の事業展開にも大いに役立つと考えています。