「発注はまだ確定してないけど、先に段取りを進めておきたい…」 「正式な注文じゃないのに、キャンセルできないことってある？」 そんな不安や疑問を抱いたことはありませんか？

発注内示書は、発注の意思を事前に伝える重要なビジネス文書です。発注書との違いや法的効力を正しく理解しておかないと、思わぬトラブルを招くこともあります。この記事では、発注内示書の基本知識、発注書との違い、記載すべき項目や注意点について詳しく解説します。

発注内示書とは？正式発注前の“意思表示”文書

発注内示書は、正式な発注に先立って「予定」を示すための書類です。法的効力は弱いものの、内容によっては契約と見なされるケースもあるため、注意が必要です。業種を問わず活用されており、発注書との違いや記載すべき項目を正しく理解することが、安全で円滑な取引の第一歩となります。

法的効力

発注内示書とは、正式な発注書を出す前に、取引先へ発注予定の内容を伝える文書です。この書類は、発注書の作成を待たずに取引先が準備を進められるようにする目的があります。

法的には、発注内示書は予定を示すものであり、一般的に拘束力は弱いとされています。しかし、注意しなければならないのは、売買契約は口頭でも成立する諾成契約であるということです。内容によっては契約とみなされ、取り消した場合に損害賠償請求の対象となる可能性があります。

発注内示書が使われるシーン

発注内示書は建設業界において、工期を守るため資材や人員を事前に確保する目的で使用されます。内示書があることで、正式発注前から段取りを進められるため、工事の遅延リスクを大幅に減らせます。

発注書(注文書)との違い

発注内示書と発注書（注文書）は、どちらも発注者と受注者間の取り決めを記載した契約書類ですが、用途や位置づけに違いがあります。
建設業界では、大規模工事には「発注内示書」、小規模工事や資材購入には「発注書（注文書）」が用いられることが一般的です。発注内示書は工事全体の内容を提示し、施工計画書作成の指針となるのに対し、注文書は資材の購入指示や少額工事の指示書として機能します。

発注内示書の記載項目

発注内示書の記載項目には、基本的な情報を明確に記載することが重要です。まず必須項目として、内示書であることを示す表題、発行日、発注者・受注者の会社名と住所、担当者名を記載します。

商品・サービス情報としては、品名、数量、単価、金額、納期（予定）を明記します。特に納期については「〇月〇日納品予定」と具体的に記すことで認識の齟齬を防ぎます。

さらに、発注確定日の目安や発注確定の連絡方法も明示しておくと安心です。

発注内示書を作成するメリット

発注内示書は発注側・受注側双方にとって多くの利点があります。特に納期厳守や業務効率化、人員の無駄削減など、業種を問わず導入効果が期待できます。また、正式な発注前に準備を進められるため、トラブルの未然防止にもつながります。どのようなメリットがあるのか詳しく見ていきましょう。

発注側の3つのメリット

発注内示書には、発注企業側にとって重要な3つのメリットがあります。

作業の段取りを効率化できる

発注の確定を待たずに作業準備に取りかかれるため、特に製造業では納期短縮につながります。

従業員の勤務時間ロスを防ぐ

発注内示書があれば、正式発注を待つ間の作業員の待機時間が削減され、人件費の無駄を抑えられます。これは特に人員配置の最適化が求められる現場で大きな利点となります。

納期遵守が容易になる

発注内示書によって作業を前倒しできるため、納期遅延のリスクを大幅に軽減できます。

受注側の2つのメリット

受注側にとって発注内示書とは、計画的な業務遂行を可能にする重要なツールです。正式な発注書が遅れると、準備計画を立てにくく納期対応に支障をきたしますが、発注内示書があれば余裕を持ったスケジューリングが可能になります。

早期着手が可能になる

発注内示書によって、正式発注を待たずに商品準備や作業に早期着手できるため、納期厳守はもちろん、場合によっては前倒しでの納品も実現できます。これにより、生産ラインの効率的な運用や人員配置の最適化が図れるでしょう。

リスクヘッジ

発注内示書には法的効力があり、万一のキャンセル時には発注側が費用を負担する必要があります。発注内示書とは、受注側が計画的に業務を進めるための「安全網」といえるでしょう。

発注内示書を作成する際の3つのポイント

発注内示書を効果的に活用するためには、作成前の同意取得や内容の明確化が不可欠です。特に変更・キャンセルに関する取り決めをしっかり明記しておくことで、誤解やトラブルの回避が可能になります。ここでは、実務で押さえておくべき作成時の重要ポイントを3つに分けて解説します。

作成前に取引先から同意を得る

発注内示書の作成前には、必ず取引先から同意を得ることが重要です。この同意を取ることで、後々のトラブルを未然に防ぐことができます。

まず、発注内示書に含めるべき基本情報として、取引先の会社名、住所、担当者名などの取引先情報を正確に記載します。次に、発注予定の商品やサービスの品名、数量、規格、単価など具体的な内容を明記します。

また、予定納期は明確に示し、「〇月〇日納品予定」のように具体的な日付で表記すると良いでしょう。特に重要なのは、内示書であることを明記し、正式発注時に内容が変更される可能性があることを伝えておくことです。

内容を明確にする

建設業において発注内示書は、工事内容や施工期間、使用材料の概要を記載し、下請け業者との事前調整に活用されます。施工前の準備作業を効率化するため、図面番号や仕様書の参照情報も記載されることが多いです。

内示書には「正式発注予定」の文言を入れ、内示書であることを明確にすることが重要です。

変更・キャンセル対応の可否を明記する

発注内示書において、変更やキャンセルに関する対応条件を明確に記載することは極めて重要です。正式発注前の段階でありながら、受注側は内示書に基づいて材料調達や人員手配を行うことが多いため、突然のキャンセルは大きな損失を生み出します。

そのため、内示書には「キャンセル可能期限」や「変更可能範囲」を具体的に明記し、例えば「納期の2週間前までは数量の10%以内の変更可」といった条件を設定しておくと良いでしょう。

発注内示書に関する3つの注意点

発注内示書は便利な反面、扱い方を誤ると信頼関係の損失やトラブルを招きかねません。特に正式発注書の提出期限や金額の変動管理、保管期間の設定などは、実務上よく問題になるポイントです。ミスを防ぐためにも、発注内示書の運用における注意点をあらかじめ確認しておきましょう。

正式な発注書の提出期限を厳守する

発注内示書は、正式な発注書が後に続くことを前提としています。そのため、内示書段階で合意した期限内に正式な発注書を提出することがとても重要です。この期限を過ぎると、受注側は準備した材料や人員の手配に無駄が生じ、ビジネス関係に悪影響を及ぼす可能性があります。内示書を出す際には、必ず発注書の提出期限を明確にし、その期限を厳守する体制を社内で整えておきましょう。

金額変更が生じる可能性を明記

金額変更について適切に対応することも発注内示書の重要なポイントです。発注内示書の段階と正式発注時で金額が変わることは珍しくありません。原材料価格の変動や数量の増減によって、当初予定していた金額から変更が生じる可能性があるためです。そのため、発注内示書には「金額は目安であり、正式発注時に変更される可能性がある」といった注釈を入れておくことが賢明です。

一定期間の保管・管理する

発注内示書とは取引の初期段階で作成される重要書類ですので、一定期間の保管・管理が欠かせません。多くの企業では、内示書を最低でも契約期間中、あるいは取引完了後5～7年程度保管することが一般的です。こ取引条件の変更があった場合、当初の内示書と比較検証できるととても役立ちます。

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まとめ

発注内示書は、取引を円滑に進めるための大切なコミュニケーションツールです。記載内容や法的効力を正しく理解し、適切なルールを設けることで、トラブルを未然に防げます。正式発注との違いを明確にし、双方の信頼関係を築くための第一歩として、実務で積極的に活用していきましょう。