工務店の業務効率や顧客満足度を高めるために、電子契約の導入が注目されています。従来の紙の契約書では、印刷や郵送、署名などに多くの時間とコストがかかり、手続きがスムーズに進まないケースも少なくありません。

電子契約を導入すれば、オンラインで簡単に契約を締結できるため迅速な対応が可能です。

本記事では、工務店が電子契約を導入する具体的なメリットから、導入方法や注意点まで詳しく解説します。

電子契約とは

電子契約とは、従来使用されていた紙の契約書の代わりに、インターネットを利用して取り交わし、電子的な署名で成立する契約です。ここでは、電子契約と紙の契約書との違いや、建築業界での導入可能性について説明します。

　紙の契約書との違い

紙の契約書では、印刷や押印、郵送などの時間やコストが発生し、さらに契約書の保管場所や管理の負担も必要です。

一方で、電子契約は電子署名やデジタル証明書を利用して、契約内容の改ざん防止やセキュリティを確保しながら、オンラインで迅速に契約を締結できる仕組みです。

契約書の送付や返送にかかる時間や郵送費の削減だけでなく、クラウド上での保管によって物理的なスペースも不要となり、検索や管理が簡単にできます。

　建築業界でも電子契約は可能

建築業界では、長年の商習慣や法規制の影響で電子契約の導入が遅れていました。しかし2001年の建設業法の改正により2024年10月時点では電子契約の利用が可能です。

工事請負契約では、契約相手からの承諾を得た上で電子契約が可能になり、業務効率化やコスト削減が期待されています。さらに、電子契約の利用には技術的基準への適合が必要とされるため、セキュリティ面での対策も進められています。

工務店が電子契約を導入するべき理由

工務店が電子契約の導入で得られる主な理由は「業務効率の向上」「コスト削減」「セキュリティ強化」「環境への配慮」「顧客満足度の向上」です。

従来の紙の契約では、多くの時間と手間、コストが発生していました。しかし、電子契約を活用すればこれらの課題を一挙に解決できます。

特に、契約の処理がオンラインで完結するため、業務が大幅に効率化されるだけでなく、顧客にも迅速で便利なサービスの提供が可能となります。

工務店が電子契約を導入する5つのメリット

工務店が電子契約を導入するメリットは多岐にわたります。以下では、具体的な5つのメリットについて詳しく解説します。

　業務効率の向上

契約書を紙でやり取りする場合、印刷や押印、郵送といった作業に数日から1週間ほどかかるため、契約が遅れる可能性があります。

電子契約では、契約書をクラウド上で作成して電子署名を行うため、オンライン上で即時に契約を完了できます。

また、締結した契約書は電子データとして保存されるため、契約書の検索や確認作業もスムーズです。

　コスト削減

紙の契約書には、印刷費、郵送費がかかり、特に工事請負契約書には契約金額に応じた印紙代も必要です。

印紙代は、施主様と工務店で折半される場合もあれば、工務店側が全額負担するケースもあり、コスト負担が大きくなります。

電子契約は紙面の契約書のように印刷、郵送にかかる費用、印紙代がかかりません。同時に契約書を保管しておく鍵付きキャビネット、ファイルなどの諸費用も削減できます。

　セキュリティの向上

紙の契約書では紛失や盗難、改ざんのリスクが常に存在します。契約書の保管が適切でない場合に起こりうる問題は、取引先との信頼関係の破綻につながるものです。

電子契約では、電子署名やデジタル証明書の使用による改ざん防止機能を備えており、内容が変更されると痕跡がすぐに検知される仕組みとなっています。

また、アクセス権限機能により、契約書の閲覧権限を設定できるため、外部からの不正アクセスも防げます。

　環境への配慮

紙の契約書を利用する場合、大量の紙やインクが必要となり、環境に与える影響も無視できません。

電子契約の導入で紙や電力使用料の削減を実現し、ペーパーレス化を推進できます。デジタル化された契約書はクラウド上で保存されるため、物理的なスペースも必要ありません。

　顧客満足度の向上

紙の契約書では、顧客が契約書を確認・署名するために事務所を訪れるか、郵送でのやり取りを行う必要があります。電子契約を利用すれば、顧客は自宅やオフィスからインターネット経由で契約書を確認し、署名できます。

スマートフォンやパソコンを使用して、どこからでも簡単に手続きを完了できるため、忙しい顧客にとっては非常に便利です。

工務店における電子契約の導入手順

工務店が電子契約を導入する際には、しっかりとした事前準備によって、導入後の運用もスムーズになり、トラブルを回避できます。ここでは、電子契約を効果的に導入するための手順を詳しく解説します。

　ステップ①導入目的を明確にする

電子契約を導入する際の第一歩は「業務効率の向上」「コスト削減」「セキュリティ強化」など、何を優先して達成したいかをはっきりさせます。また、どの契約書を電子化するかの決定も必要です。例えば、工務店の場合、工事請負契約書や業務委託契約書、発注書などが多いです。

頻繁にやり取りが発生する契約書から電子化を進めると、すぐに効率化の効果が見られやすく、スムーズに電子契約のメリットを実感できます。

　ステップ②電子契約システムの選定

次に、工務店に適した電子契約システムを選びます。システム選定の際には、使いやすさやセキュリティの高さが重要なポイントです。多くの工務店では、契約相手とのやり取りが複雑になるため、直感的に操作できるシステムを選ぶと良いでしょう。

具体的には、電子署名機能が備わっているものや、クラウドでの契約書管理が可能なシステムを選んでください。

　ステップ③システムの導入と設定

システムを選定したら、実際に導入して設定を行います。既存の契約書をPDF形式などで保存し、システムへのアップロードによって電子契約のベースが整います。さらに頻繁に使用する契約書については、テンプレートを作成しておくと、毎回契約書を作り直す手間が省け、契約業務のスピードが向上するでしょう。

また署名のワークフローを事前に設定して工務店での署名捺印担当者、顧客の署名捺印担当者を事前に決めておけば、スムーズに契約締結が進みます。

　ステップ④社内研修と運用

最後に、電子契約をスムーズに運用するために、社内研修を実施します。

システムの操作方法やトラブル対応について、具体的な研修を行えば、現場での混乱を防ぎやすくなります。

また、顧客に対しても、電子契約のメリットや手続き方法の丁寧な説明が大切です。

電子契約導入の際の注意点

電子契約の導入には、法的な条件やセキュリティ対策を理解し、適切な対処が必要です。

ここでは、電子契約を利用する際に注意すべき点について解説します。

　法的条件

建設業法施行規則では、建設業で電子契約を行うために「見読性」「原本性」「本人性」の3つの要件が定められています。

　　見読性

見読性とは、契約内容の印刷や画面での確認など、契約書がいつでもデータとして表示できる状態を指す要件です。

また、検索機能を備えたシステムの使用によって、過去の契約書の確認がスムーズにできます。

　　原本性

原本性とは、電子署名やタイムスタンプの活用など、契約書が改ざんされていない状態を指す要件です。

「公開鍵暗号方式」を利用した電子署名によって、契約内容が改変されていない状態を証明でき、長期の契約でも信頼性が保たれます。

　　本人性

本人性は、契約相手が契約を行う当事者である状態を指す要件です。電子契約においては、第三者の電子契約システムを通じて署名を行う「立会人型電子契約」が多く採用されています。

　セキュリティ対策

電子データは便利である反面、不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まるため、安全なデータ管理とアクセス制御が必要です。契約書データを暗号化する機能によって、外部からの不正アクセスが発生しても、データの内容を保護できます。

また、誰が契約書にアクセスできるのか、編集権限を持つのかが誰かを明確にし、システムの利用者ごとに適切なアクセス権を付与します。

　バックアップとデータ保存

電子契約の導入に際しては、契約内容を証明する手段が失われないように、定期的なバックアップが不可欠です。バックアップは、クラウドストレージや社内サーバーなど複数の場所に分散して保存し、災害やサーバートラブルが発生した場合でも、データを復元しやすくなります。

また、バックアップは週または月に1度自動で取得するよう設定しておくと、バックアップの撮り忘れを防げます。

工務店にはAnyONEの電子契約機能がおすすめ

工務店が電子契約を導入する際には、使いやすさとコストパフォーマンスが重要です。

そこでおすすめしたい電子契約機能を有するシステムが「AnyONE」です。

具体的に「AnyONE」の電子契約機能について解説します。

　作成・管理を一元化

AnyONEは、顧客管理から契約書の作成、管理まで一つのシステム内で完結するため、複数のツールを使い分ける手間が省けます。

特に、契約書の作成から保存までをシームレスに行えるため、電子帳簿保存法における対応が遅れている工務店でも安心して利用可能です。

契約書のデータはクラウド上で安全に保管され、過去の契約書をすぐに検索できる機能もあり、事務作業の効率化につながります。

　電子契約をAnyONEだけで完結できる

AnyONEでは、以下の電子契約に関する機能を搭載しています。

• 契約書作成
• 署名
• 送信
• 保管

一般的に電子契約を導入する際には、クラウドサインやGMOサインといった別の電子契約サービスを追加しなければなりません。しかし、AnyONEはシステム内に電子署名機能が備わっているため、他のサービスを経由せずAnyONE上で契約締結が可能です。

　安い価格で利用できる

AnyONEは手頃な価格で利用できる点も魅力です。

AnyONEのスタンダードプランでは初期費用10万円、月額8,000円（税別）とリーズナブルな価格で、電子契約機能を含む諸機能を利用できます。

一般的な電子契約システムは、契約ごとに追加料金が発生するケースも多く、件数が増えると追加費用が発生するケースが多いです。しかしAnyONEは、毎月一定の費用で運用できるため、予算管理がしやすくなります。（※価格はユーザー数によって変動する点にご注意ください）

まとめ

工務店にとって、電子契約の導入は多くのメリットをもたらすため、業務のデジタル化を進める上で欠かせないツールです。効率化とセキュリティを両立し、さらなる成長を支えるためには、電子契約の導入が不可欠となります。

電子契約を活用して、より効率的でスマートな業務運営を目指し、工務店の成長を後押しする手段としてAnyONEをぜひ活用してみてください。

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記事監修：佐藤主計
保有資格：1級造園施工管理技士、2級土木施工管理技士
建設業界に携わり30年。公共工事の主任技術者や現場代理人をはじめ、造園土木会社の営業マン・工事担当者として、数万円から数千万円の工事まで幅広く担当。施工実績は累計約350件にものぼる。

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