●出面表の内容が正確かわからない
●入場していない作業員の名前が記載されていた
●出面表の確認に手間と時間がかかる

施工管理者の方は、出面表で上記のような悩みをお持ちではないでしょうか？そのような悩みを解決するためには、出面管理アプリの使用がおすすめです。

この記事では、出面管理アプリの基本情報、使える機能、選び方について解説します。

出面管理とは

出面管理とは、建設現場で働く人たちを管理する業務です。大規模な現場ほど、多くの作業員が関わります。所属会社もバラバラで、作業員の出入りが把握できなくなります。

作業員の出入りが把握できないと、労働時間の管理や正確な賃金の支払いができなくなるため、以下のことを記録します。

●誰がいつ入退場したのか
●どこの作業現場にいるのか
●どれくらいの時間（期間）いるのか

上記のような出面管理を新人に任せるケースはよくあります。出面管理を通じて、現場の規模による必要人員や期間を理解してもらうためです。

出面管理アプリとは

出面管理アプリとは、建設業における出面管理を効率的におこなうためのアプリです。従来の出面管理は紙を使用したアナログな手法が一般的でした。

アナログの手法は紙とペンさえあればすぐに実践できることがメリットです。しかし本当に出面表に記入された名前と入場者が一致しているのか、記載内容に誤りはないかの確認が難しいです。

記載内容が間違っていると、正確な賃金の支払いができなくなってしまいます。そのような出面管理の悩みを解決するのが「出面管理アプリ」です。

出面管理アプリはITのデジタルの力を使って、施工管理者の出面管理業務を効率化します。アプリ上で作業員の入退場管理や日報のチェック、人工計算を簡単におこなえます。

また出面管理アプリを活用すれば、管理者側のチェックもアプリ上でおこなえるため、事務所に戻る手間がかからず大幅に業務の効率化が可能です。

出面管理アプリで使える5つの機能

ここでは、出面管理アプリで使える5つの機能について解説します。

●入退場管理
●日報管理
●人工計算
●帳簿出力
●コミュニケーション機能

入退場管理

出面管理アプリでは、作業員が現場に入退場する際に時間を打刻する機能、施工管理者がチェック・承認できる機能があります。

アプリを活用することで作業員のなりすましや打刻する時間の誤りがなくなり、正確な出面管理が可能です。従来の入退場管理は、現場事務所まで行く必要がありました。

朝の混雑している時間はすぐに出面表への記入ができないケースも多く、時間が無駄になっていると感じている方も多いでしょう。出面管理アプリを活用すれば、スマホさえあれば時間の打刻ができるため、非常に効率的です。

日報管理

日報管理では主に以下のことがおこなえます。

●日報の作成
●日報の共有
●管理者によるチェック・承認

出面管理アプリでは、アプリ上で日報の作成が可能です。またテンプレートを用意することもできます。

テンプレートに沿って内容を記入していけば、文章を作成するのが苦手な方でも短時間で簡単に日報を作成可能です。またテンプレートを活用すると、内容の抜け漏れがなくなり、日報の質が向上します。

またアプリ上で作成した日報であれば、簡単に工事関係者と共有ができます。その場で日報を書く手間、メールやFAXで管理者に送信する手間がなくなるため非常に効率的です。

また管理者はスマホやタブレットで日報をチェックできるため、外出中やテレワーク中であっても時間や場所を問わず業務がおこなえます。

人工計算

アプリ内に記録された入退場時間、日報内容に記載された作業内容をもとに、人工を計算し正確な支払賃金を算出できる機能もあります。

アプリによっては他システムとの連動が可能で、外注費の支払いや賃金管理業務を大幅に効率化することが可能です。

帳簿出力

出面中継や手当集計といった帳票は、エクセルまたはPDFに出力できます。必要な情報を一覧化することで、会議資料作成の効率化や人材や資材の配置ミスの防止などを見込めます。

コミュニケーション機能

アプリによっては、LINEのようなコミュニケーションツールとしても活用可能です。

●現場ごとにグループを作成する
●現場の資料（図面や地図、写真など）を共有できる
●スタンプの投稿でコミュニケーションが簡単におこなえる
●特定の人物にだけ通知を送れる

上記のような使い方ができます。また社員だけ、管理者だけのグループ作成もできるため、1つのアプリでコミュニケーションを完結させることも可能です。そのため複数のアプリを並行して使う必要がなく、管理の手間が少なくなることも嬉しいポイントです。

出面管理アプリの失敗しない選び方

「どのアプリが自社に適しているかわからないため、導入に踏み切れない」と悩む方のために、出面管理アプリの失敗しない選び方を4つ解説します。

●使える機能を確認
●料金体系を確認
●操作性を確認
●サポート体制を確認

特にサポート体制の確認は見落としがちなポイントのため、アプリ選びで失敗したくないという方は確認することをおすすめします。

使える機能を確認

はじめに使える機能を確認しましょう。アプリごとに使える機能は異なります。たとえば入退場管理はできるが、コミュニケーション機能は搭載していないといったケースが考えられます。

使える機能を確認しないと、以下のような手間がかかってしまうため注意が必要です。

●別のアプリを探す手間がかかる
●他のアプリと併用する手間がかかる

使える機能はアプリ提供会社の営業担当者に確認する、デモ画面で確認するといった方法で簡単に調べられます。アプリ選びで失敗しないためには、まず使える機能を必ず確認しましょう。

料金体系を確認

次に料金体系を確認しましょう。出面管理アプリの主流となっている料金体系は「導入費+月額利用料」です。

導入費は文字通りアプリ導入時の1度のみかかります。ただし導入費で受けられるサポート内容は、システム提供会社によって異なるため確認が必要です。

サポートが充実している場合、以下のようなサポートを受けられます。

●エクセルで記録しているデータの移行
●他社アプリで記録されたデータの移行
●社員や作業員向けの導入時の講習

上記のようなサポートがあると、導入後すぐにアプリを業務で活用することが可能です。特にデータの移行サービスがあれば、古いデータと新しいデータをアプリで同時に閲覧できるため、業務の手間が軽減されます。

そのため導入費は金額のみでなく、導入時に受けられるサポート内容も確認しましょう。

月額利用料とは、月々かかるアプリを利用するための料金です。アプリによっては月額利用料で使用できる機能に制限をかけている場合があります。

制限されている機能を使いたければオプション料金を支払う必要があるため、使いたい機能によっては想定よりも多くの費用がかかってしまうケースは珍しくありません。

そのため、月額利用料を確認するときも金額の高い・安いだけでなく、使える機能に制限がされていないかといったこともチェックしましょう。

操作性を確認

長期間使用する上で、操作性は非常に重要です。豊富な機能が低料金で使えたとしても操作性が悪いと、業務の効率が落ちるおそれがあります。

また操作しにくいアプリは、入力ミスをはじめとしたケアレスミスが発生しやすいこともデメリットです。

操作性が悪いことの1番のデメリットは、職人さんに使ってもらえなくなることです。職人さんは高齢の方が多く、アプリやスマホに苦手意識を持っている方が少なくありません。

そのため少しでも操作方法がわからないと、導入しても使ってもらえなくなり、出面管理アプリを業務で使うことが難しくなります。

これらの理由から必ず、アプリの操作性は確認しましょう。

サポート体制を確

安心してアプリを使うためには、サポート体制の確認も必要です。どのようなアプリであっても、トラブルや不具合が発生する可能性はあります。

トラブルや不具合が発生している間はアナログな手法で作業を行うことになるため、工数やそれに伴う人件費がかかってしまいます。

そのためトラブルや不具合が発生したときにどのようなサポートを受けられるかは必ず確認しましょう。一般的なサポートは、電話やメールによる質問の回答です。またサポートが充実している会社であれば、画面を共有してトラブルや不具合に対応してくれるサービスもあります。

特にITツールに強くない従業員が多い場合は、サポート体制を必ず確認するようにしましょう。

アプリによる出面管理のメリット・デメリット

アプリで出面管理をおこなうメリットとデメリットを解説します。

●リアルタイムに集計できる
●テレワークに対応できる
●コストがかかる

メリットだけでなくデメリットも知ることで、アプリ導入後の後悔を防ぐことができます。

アルタイムに集計できる

アプリを活用する最も大きなメリットは、リアルタイムに作業員の入退場時間を管理できることです。正確に入退譲時間を管理できると、適切な人員配置と正しい支払い賃金の算出に役立ちます。

またアプリを活用することで、作業員のなりすましや入場時間の記載ミスを防ぐことも可能です。

テレワークに対応できる

アプリを活用することによって、テレワークにも対応できます。施工管理者はアプリ上で作業員の入退場時間をチェック・承認ができるため、現場に出向く必要はありません。

また工事関係者とのやり取りは、アプリのコミュニケーション機能でおこなえる場合もあり、質問や確認事項もアプリ上で完結します。

近年は建設業界でも人材獲得や離職防止のため、柔軟な働き方に対応する会社が増えています。出面管理アプリの活用によって、柔軟な働き方への第一歩を踏み出すことも可能です。

コストがかかる

出面管理アプリの利用には、ほとんどの場合コストがかかります。
そのため、出面管理アプリの導入によってどの程度の業務を効率化できるか、結果としてどの程度残業代をはじめとした支出を削減できるのかを事前にシミュレーションしましょう。

工務店業務の効率化には『AnyONE』

工務店業務を効率化したい方におすすめするシステムは「AnyONE」です。導入企業が3,300社、ユーザーが13,000人を超えており、非常に人気のシステムです。

またお客様継続率は99.4%と高く、一度使用すると手放せなくなる使い勝手の良いシステムといえるでしょう。

現在AnyONEは以下の工務店業務に対応しています。

●顧客管理
●帳票管理
●見積書の作成
●工事管理
●工程表の作成
●物件管理
●実行予算管理
●支払い管理
●請求・入金管理
●図面・写真管理
●アフター・メンテナンス管理

施工管理者に人気の機能が工程表の作成機能です。工程表の作成と修正はマウス1つでおこなえるため、普段業務でエクセルを使用している方であれば、簡単に操作ができます。

また、休日を一括で設定する機能、工事項目を一括移動できる機能など便利な機能が揃っており、エクセルよりも効率的に工程表を作成可能です。難しい関数の知識が不要なため、誰であっても工程表を簡単に作成できるのがAnyONEの魅力です。

さらにAnyONEはバージョンアップにも積極的で、不具合の修正だけでなく新規機能の開発も定期的におこなっています。

現在は出面管理機能の開発を進めており、AnyONEで労務管理も一気通貫でおこなえるようになる予定です。AnyONEはユーザーの声をもとにバージョンアップをおこなうため、日々使い勝手が良くなるシステムで、どの工務店にもおすすめできます。

まとめ

この記事は出面管理の基本情報、出面管理アプリの機能や選び方について解説しました。出面管理アプリには、以下5つの機能が搭載されています。

●入退場管理
●日報管理
●人工計算
●帳簿出力
●コミュニケーション機能

これらの機能によって出面管理を正確で効率的におこなうことができます。

またAnyONEは出面管理機能の開発段階ですが、他にも便利で業務を効率化できる機能が揃っています。「従業員の残業時間を減らしたい」と悩んでいる方におすすめのシステムです。

しかし「本当にAnyONEか自社に適しているかわからない」と考える方もいるでしょう。そのような方は複数のシステムを比較検討することをおすすめします。下記の資料では、複数システムを比較検討しており、システム選びの参考になります。

気になる方は下記のリンクからダウンロードしてください。

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記事監修：佐藤主計
保有資格：1級造園施工管理技士、2級土木施工管理技士
建設業界に携わり30年。公共工事の主任技術者や現場代理人をはじめ、造園土木会社の営業マン・工事担当者として、数万円から数千万円の工事まで幅広く担当。施工実績は累計約350件にものぼる。

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