請求業務は会社の資金繰り、取引先との関係を良好にするために非常に重要な業務です。ただ建設業は、契約してから納品までのスパンが長く、契約金額も大きくなるため請求業務が複雑になりがちです。

そのため建設業の請求業務は難しく複雑で効率化が難しいと言われています。そこで本記事では、請求業務を効率化するための3つの方法を解説します。

請求業務のミスを減らし、効率化したいと考えている工務店経営者は参考にしてください。

建設業の請求業務とは

建設業では施主に対して、工事代金を請求する業務を請求業務と言います。

他業界では、商品の納品やサービスの提供後に代金を支払うことが一般的です。しかし建設業は工期が短くても数ヶ月かかることが多いため、一般的に着工前・工事が半分終わった時期・竣工後の3段階に分けて工事代金の請求をおこないます。

なぜなら、建設業は着工から竣工までの期間が長く金額も大きいため、分割で料金を受け取らないと資金繰りに困り、工務店が倒産してしまうことを防ぐためです。

また民法上は、代金の請求は口約束だけでもよく、請求書を発行する必要はありません。

しかし請求書がないと、何かトラブルが発生した場合やり取りの証明ができないため、請求書を発行するのが一般的です。

請求書の役割

「請求書の発行が面倒」と、感じている経理担当者もいるのではないでしょうか。ここでは請求書の役割について以下の2つを解説します。

●対価を受け取る権利の主張
●取引の証明

対価を受け取る権利の主張

請求書は施主に対して現在完了している工事の内容を明らかにして、対価受け取る権利を主張するために作成します。

工事で予算内に費用を収め、利益を出すことは大切です。しかしいくら利益が上がっても回収できなければ、企業が継続的に活動していくことはできません。

また口約束だと施主が約束通り代金を支払ってくれるか、わかりません。請求書があると施主の支払い忘れや工事代金の食い違いといったトラブルを防止でき、正当な代金を受け取ることが可能です。

取引の証明

請求書があれば取引の証明になり、税務調査の対策にもつながります。

工務店が請求書を発行していれば、施主に対して請求した工事代金がわかるため、税務申告で記載している売上との整合性の確認が可能です。また協力会社から請求書を受け取っていると、どのようなサービスをいくらの値段で購入したのかがわかるため、経費の正しさを証明する証拠にもなります。

請求書に発行義務はありませんが、請求書がない会社は税務調査官から「売上の過小申告」「経費の水増し」を疑われてしまう可能性が高いです。会社の身の潔白を証明するためにも、請求書の作成・受け取りは確実におこないましょう。

請求業務の手順

請求業務は施主からしっかりと工事代金を受け取るために必要な業務です。ここでは実際にどのような手順で請求業務を行うのか解説していきます。

請求内容の確定

はじめに施主への請求内容と金額を確定させます。

請求内容と金額が間違っていると、正しい工事代金を支払ってもらえなくなるだけでなく、施主から信用を失ってしまう可能性もあります。請求内容と金額はダブルチェックする、作成者とチェック者を分けるなどをおこない、ミスや間違いを起こさないようにしましょう。

請求書の作成

内容と金額に間違いがなければ、実際に請求書を作成します。請求書の作成方法は、エクセルや業務効率化システムなど使用しているソフトによって異なります。

エクセルであれば手入力する会社が多いでしょう。一方で業務効率化システムであれば、すでに入力されたデータを流用して作るため、手間をかけずに請求書を作成できるでしょう。

また請求書の内容は会社や工事内容によって異なりますが、最低限下記の項目は記載するのがおすすめです。

●請求書を発行する会社名
●取引年月日
●請求内容（実施した工事の内容）
●請求金額
●請求金額の内訳
●請求先の氏名（施主の氏名）
●請求書の発行日
●請求書の番号

これらが記載されていれば、施主と請求内容の認識の食い違いは起きにくいです。

請求書の送付

請求書の作成ができたら、施主に請求書を送付します。

送付方法は、郵送やFAX以外にもメールに添付する方法が一般的です。最近はチャットツールに請求書を添付する方法を採用している工務店も出てきています。

郵送は手続きに手間がかかるだけでなく費用も発生するため、メールやチャットで送付するのが簡単で費用もかからずおすすめの送付方法です。

入金の確認

最後に入金の確認をしましょう。入金予定日に工事代金が振り込まれているのであれば問題ありません。

しかし工事代金が振り込まれない、請求金額と入金額にズレがある場合は、すぐに請求書を確認してから施主へ連絡しましょう。

作成した請求書に間違いがあれば、正しい請求書を発行して、施主に工事代金の振込のお願い、返金手続きなどをおこないます。

請求業務を効率化する3つの方法

最後に請求業務を効率化する以下3つの方法について解説します。

●請求業務の流れを見直す
●書類を電子化する
●業務効率化システムを導入する

請求業務の流れを見直す

はじめに請求業務の流れを見直すのがおすすめです。見直すポイントは請求業務に抱えている課題によって異なります。

例えばミスが多いことが課題であれば、ダブルチェックを導入するといった改善が考えられます。また請求業務担当者の労働時間が長いという課題ならば、形骸化している不要な業務を洗い出し、業務そのものをなくしてしまう必要があるでしょう。

請求業務の見直しができており、さらに業務の効率を高めたい場合はこれから紹介する2つの方法を実践してください。

書類を電子化する

請求業務で使う書類の電子化も業務効率化に大きく貢献します。紙の書類を使っていると以下のような業務が発生し、業務の効率が上がりません。

●印刷する
●郵送・FAXする
●郵便物を受け取る
●郵便物を開封する

書類を電子化すると、上記の作業がなくなり請求業務にかかる手間が少なくなります。

また書類を電子化するとスマホやパソコンがあれば、自宅や外出先でも請求書の確認が可能です。また請求書の受け渡しをオンラインでできるため、テレワークをしていても簡単に他部署との連携ができます。

業務効率化システムを導入する

最後におすすめするのは、工務店業務に特化した「業務効率化システム」の導入です。

導入するシステムにもよりますが、工務店に特化しているものであれば、顧客情報や見積書の情報を一元管理しています。

その蓄積された情報を元に請求書を作成できるため、見積書の内容と請求書の内容が食い違うミスが発生しません。また作成した請求書の出力方法は、PDFと紙どちらにも対応しているため、自社の業務フローに合わせて選択することも可能です。

請求業務以外にも搭載されている機能によっては、工程表作成業務が効率化できたり、リアルタイムで原価管理ができるシステムもあります。

業務効率化システムについて詳しく知りたい方は、システムで効率化できる帳票作成について解説した記事をご確認ください。
【関連記事】https://www.any-one.jp/shigoto/31459

請求業務の効率化には『AnyONE』

請求業務の効率化におすすめの業務効率化システムは『AnyONE』です。AnyONEを導入すると、工務店業務に必要な情報を1箇所に集約できます。

AnyONEに情報を蓄積すると、見積書の金額や項目など必要な項目を抜き出して、請求書を作成できます。またAnyONEは入金予定日に合わせて、請求書の作成日の設定が可能です。
作成日が近づくとアラームで経理担当者へ知らせてくれるため、請求書の作成漏れが発生しません。

また契約金額と請求額のチェック機能があり、請求書作成のミスを防止する機能が揃っています。

またAnyONE以下の工務店業務全般に対応しています。
【AnyONEの機能】
顧客管理
帳票管理
工事管理
物件管理
実行予算管理
支払い管理
請求・入金管理
図面・写真管理
アフター・メンテナンス管理

特にAnyONEは、見積書の機能が充実しています。エクセルに保存されている現場情報やCADソフトの積算情報と連携できるため、入力の手間をかけることなく、見積書の作成ができます。

また利益率に合わせて各工事項目の原価を調整する機能があり、計算ミスを極力防止する仕組みが整っていることが魅力の1つです。

まとめ

この記事では工務店の請求業務について解説しました。

請求業務は、工事代金をしっかりとするために大変重要な業務です。いくら施工管理者が工事で利益を出したとしても、工事代金が回収できなければ意味がありません。

また請求業務を効率化する方法は以下の3つです。

●業務の流れを見直す
●書類の電子化
●業務効率化システムを導入する

この中で最もおすすめするのは、業務効率化システムの導入です。業務効率化システムを活用しようと思うと、これまでの業務フローを見直さなければなりません。

記事内で紹介したAnyONEであれば、データ上で請求書の作成や送付ができるため、書類の電子化にもつながります。請求業務を効率化したい、業務効率化システムの導入を考えている方は、AnyONEの導入がおすすめです。

しかし読者の中には、普通のシステムを比較検討したいと考えている方もいるでしょう。こちらに資料では、各サービスの比較検討をおこなっています。システム選びで失敗したくない方は、ぜひ参考にしてください。