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工務店クラウドツールで効率化できる業務｜導入のポイントも
2024年4月1日より建設業界でも、時間外労働の上限規制が始まります。そのため、これまでより短い時間で成果を求められます。
ただ工務店経営者の中には、時間外労働の上限規制に対して「どのような対策を取ったらいいか、わからない」と悩んでいる方もいるでしょう。
本記事では、工務店クラウドツールで効率化できる6つの業務、ツールを選ぶ3つのポイントを解説します。従業員の働く時間を削減しても、これまでと同じような売上利益を残したいと考える経営者は、最後まで読んでください。
INDEX
工務店クラウドツールで効率化できる業務
工務店クラウドツールで効率化できる業務は下記の6つです。
●顧客管理
●施工管理
●見積り作成
●原価管理
●入出金管理
●アフター管理
業務にクラウドを活用すると、インターネット上にデータを保存できるため、場所を問わず情報にアクセス可能です。
顧客管理
クラウドツールで顧客管理をおこなうと、顧客に関するあらゆる情報を一元管理できます。顧客情報をデジタルとアナログを併用して管理してはいませんか。
●顧客名や住所などはエクセルで管理
●アンケート結果は紙でファイリング
情報が一か所にまとまっていないと、探す手間が増えるだけでなく、顧客の管理・分析も適切におこなえません。クラウドツールに情報を集約すれば、簡単に情報の検索が可能で探す手間がかかりません。
また顧客の属性ごとに検索も可能で、顧客分析も簡単におこなえることもクラウドツールのメリットです。
施工管理
クラウドツールを活用すれば、施工管理業務も効率化可能です。例えば施工管理には欠かせない工程表の作成が可能です。
過去現場の工程表の流用によって、ほとんど手間をかけずに新規の工程表が作成できます。またエクセルのように関数の知識がなくても、効率的に工程表の作成が可能です。
工程表をクラウドツール内に保存すれば、メール・FAXによって関係者へ送る手間も省けます。
クラウドツールが施工管理業務を効率化する理由を詳しく知りたい方は、こちらの記事をご確認ください。
見積り作成
クラウドツールの活用で見積り作成も効率化ができます。インターネットに接続できる環境であれば、事務所以外にも現場や自宅で見積書の作成チェックが可能です。作成した見積書をクラウドツールに保存すれば、管理者や上長にその場でチェックしてもらうこともできます。
またクラウドツールに見積り情報を集約していると、各案件の売上や利益率が簡単に確認できます。また見積書のテンプレートの登録も可能で、統一して見積書を誰でも簡単に発行可能です。
Link_クラウド型の建築見積管理システムとは？が採用される理由とは-
Link_【建築業】見積書の書き方と、賢い作成方法を解説【見本付き】
原価管理
クラウド上で各現場の原価情報を管理していれば、経営者・管理者はいつでも各現場の収支をチェックできます。また1つのシステムで見積り作成や実行予算作成、原価管理をおこなえれば、情報の流用により業務を効率化できます。
例えばクラウドツールで見積書を作成していれば、見積り情報をもとに実行予算の作成・原価管理がおこなえます。既に作成されている見積書をもとにするため、同じ情報の二重入力や入力ミスなどの手間やケアレスミスは発生しません。
さらにお金に関する情報を1つのツールに集約していると、案件ごとのお金の流れが可視化されます。お金の流れが可視化されていれば、どの段階で利益率が下がったのか、赤字工事の原因になったのかを分析しやすいです。
そのため、いつも工事が終わった後でないと、最終的な損益がわからないと悩んでいる経営者の方に、工務店クラウドツールはおすすめです。
Link_クラウド工事原価管理システムとは？選び方も解説-
入出金管理
入出金管理も効率化ができます。導入するツールによっては見積り情報や入出金情報を登録しておくと、登録された情報に基づき請求書の発行ができます。
見積書の情報を元に請求書を発行すれば、顧客に提出した見積書と請求書との内容に差異がなくなるため、クレームの防止にもつながります。またアラームを設定できるツールもあり、人的ミスによる入金漏れや請求漏れを防ぐことが可能です。
また入出金情報がクラウド上で管理されていれば、経営者や管理者は担当者に確認せずともツールを確認するだけで、各案件の情報がいつでも確認できます。
アフター管理
各案件の情報をクラウドツールに集約していると、アフター管理業務を効率化できます。顧客から「給湯器が壊れた」と連絡が来たケースで説明します。
システムによっては、給湯器やエアコンなどの設備機器のメーカー・製造番号・品目を登録できます。登録されている情報を確認すれば、すぐに対象のメーカーや設備業者に連絡ができるため、トラブルをすぐに解決することが可能です。
また施主様のメンテナンス・リフォーム需要を見越して、提案予定日の登録ができます。数年・数十年先であっても、ツールが提案予定日を知らせてくれるため、対応漏れを防止できます。
工務店クラウドツールを選ぶポイント
工務店クラウドツールはあらゆる業務を効率化が可能です。しかし選ぶポイントを間違えて導入してしまうと、後悔する可能性があります。工務店クラウドツールの導入を検討している方に向けて、選ぶポイントを以下3つ解説します。
●料金設定
●機能性
●セキュリティ
料金設定
クラウドツールごとに料金設定を異なります。クラウドツールは長期間使用するため、どのような料金設定になっているのかは必ず確認しましょう。一般的にクラウドツールの料金設定は、月額制としている会社が多いです。詳しい費用は以下の2つに分けられます。
●導入費
●月額料金
導入費は、ツールを導入する際にかかる費用です。ツールの提供会社によっては導入費で、導入時の講習やエクセルからのデータ移行にも対応してくれます。システム検討時には、導入費はどこまでの作業を対象としているのか、ツール提供会社に確認しましょう。
月額料金とは文字通り、ツールを利用していると月々かかってくる費用です。ツールによっては複数のプランを用意しており、選ぶプランによって月額料金が変わってきます。
またツールによっては、月額料金だけでは基本機能しか使えないケースもあります。全ての機能を利用するためには、オプション料金の支払いが必要となり、月々の支払いが増え資金繰りに影響が出る可能性もあるため、オプション料金の有無は必ず確認しましょう。
機能性
ツールを選ぶ上で機能性は非常に重要です。ツールによっては、本記事で紹介した機能に対応していない場合があります。
効率化したい業務に対応していないツールを導入してしまうと、費用や手間の無駄です。導入予定ツールの対応している業務、対応していない業務はしっかりと確認しましょう。
セキュリティ
顧客の情報を扱う上でセキュリティは非常に重要です。一度情報流出が起きると、顧客からの信頼を失い、信頼回復まで非常に時間がかかります。
そのため導入予定のツールが、どのようなセキュリティ対策をおこなっているのかは、必ず確認しましょう。
おすすめの工務店クラウドツールはAnyONE
おすすめの工務店クラウドツールは『AnyONE』です。これまで3,300社以上に導入された実績があるため、工務店のあらゆる悩みを解決してきた経験があります。継続率は99.4%高く、1度導入すると手放せなくなるクラウドツールといえるでしょう。
またAnyONEは、本記事で解説した以下6つの業務に全て対応しています。
●顧客管理
●施工管理
●見積り作成
●原価管理
●入出金管理
●アフター管理
AnyONEはあらゆる工務店業務に対応しているため、どのような工務店であっても導入できるツールです。加えてAnyONEはセキュリティ対策も万全です。データを保存するためのクラウドサーバーは、米国Amazon社が提供する「AWS」を使用しています。「AWS」は世界の有名企業も使用しており、世界トップのセキュリティレベルがあります。
まとめ
本記事では、工務店クラウドツールで効率化できる6つの業務、ツールを選ぶ3つのポイントを解説しました。工務店クラウドツールを選ぶポイントは以下の3つです。
●料金設定
●機能性
●セキュリティ
数ある工務店クラウドツールの中でおすすめするのは『AnyONE』です。ただ「複数のツールの中から比較検討したい」と考える方もいるでしょう。下記の資料では、複数ツールの機能を比較しているため、クラウドツールの導入を検討している方は、参考資料として活用してください。
