エクセルで工程表を作成している会社は多いです。しかし以下のような悩みをお持ちではないでしょうか。

●エクセルで作成した工程表はメールやFAXしなければならず、手間がかかる
●同時編集できないため、作業効率が悪い
●自動保存されないため、PCが落ちると作業がやり直しになる

上記のエクセルでの悩みを解決できるツールが『Googleスプレッドシート』です。本記事では、建設業で用いられる工程表をGoogleスプレッドシートで作成する方法や注意点を解説します。
エクセルでの工程表作成に不便を感じている方は、ご一読ください。

Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートとは、Google社が提供している表計算ソフトです。有名な表計算ソフトとしてはMicrosoft社の『エクセル』があり、現在業務で使用している方も多いでしょう。

Googleスプレッドシートはダウンロードやインストールの必要がなく、ネット環境が整っていれば使用できます。利用に必要なものは「Googleアカウント」のみで費用はいっさいかかりません。
※Googleスプレッドシートにはアプリ版も提供されています。スマートフォンやタブレットではアプリの利用でより快適にGoogleスプレッドシートを使用可能です。

さらにGoogleスプレッドシートの操作感はエクセルとほとんど同じで、難しい操作や変わったことをおこなわなければ操作性に違いを感じることはありません。

Googleスプレッドシートとエクセルとの違い

Googleスプレッドシートの操作感は、エクセルとほとんど違いがないと先述しました。しかし機能面には違いがあり、Googleスプレッドシートを使用するメリットでもあります。

Googleスプレッドシートを使用した経験がない方に、Googleスプレッドシートとエクセルの違いを4つ紹介します。

　同時編集ができる

Googleスプレッドシートは、複数人で同じファイルを同時編集できます。エクセルで同じデータを複数人で編集する場合は、以下の流れになり手間がかかります。

●担当者の1人がエクセルファイルを開き、データを編集する
●編集が完了したら保存して、ファイルを閉じる
●別の担当者がエクセルファイルを開いて編集する
●保存してファイルを閉じる

Googleスプレッドシートでは、上記のような手間がかかりません。どこのセルを誰が編集しているのかをリアルタイムで確認できます。そのため同時に編集してしまうというミスも発生しません。

　場所・時間を問わず閲覧・編集できる

ネット環境が整っていれば、外出先や現場からアクセス可能でファイルの閲覧や編集をおこなえます。
例えば、現場で工事の遅れが判明し工程を変更したい場合、現場で工程表を変更できるため工程表の修正漏れなどのミスを防止可能です

事務所に戻らずとも仕事を進められ、隙間時間を有効活用することで業務の効率化を実現します。

　自動保存

Googleスプレッドシートは自動保存が標準設定となっています。変更を加えた時点で自動で保存されるため、PCのフリーズや停電などが原因で作業時間が無駄になることはありません。

またバックアップがさまざまな時間でおこなわれており、過去の編集状況の確認や過去の状態に戻すことも可能です。

　無料で使用できる

Googleスプレッドシートは基本的に無料で使用でき、必要なものは「Googleアカウント」だけです。導入費用もかからないため、資金に余裕のない会社でもすぐに導入できます。

Googleスプレッドシートでの工程表の作り方

Googleスプレッドシートで、工程表を作成する方法は「自作」と「テンプレートの使用」の2つに分かれます。
Googleスプレッドシートを活用して工程表の作成を考えている方に、それぞれの方法でガントチャート工程表を作成する方法を解説します。

　自作

工程表を自作するメリットは、自社オリジナル項目の追加や書式設定をおこなえることです。
工程表を自作する場合まずは、Googleスプレッドシートに飛び、右上の「スプレッドシートに移動」をクリックしましょう

次に「新しいスプレッドシートを作成」内の「空白」を選択すると、何も記載がないシートが表示されます。

ここからの作業は「表を作成する」「項目を入力する」など個々人の自由ですが、本記事では、以下の順番で進めていきます。

1.表を作成する
2.項目を入力する

まずは表を作るために罫線を入れていきます。罫線を入れたい範囲を選択してからテーブルマークをクリックします。表示された複数の罫線から希望する罫線をクリックしてください。

作成した表に以下の項目を入力していきます。

●作業名
●作業開始日
●作業完了日
●日付

また進捗を管理するために作業が完了したら、該当する作業の開始日・完了日と日付が重なる部分を塗り潰しましょう。

塗りつぶしは、上部メニューにある「塗りつぶしボタン」でおこなえます。

加えて、枠外へ「作成日」「現場名」「責任者」の項目を作成すると、工程表管理をおこないやすくなります。

最後に工程表が完成したら、工事関係者に工程表を共有しましょう。共有は右上の「共有」からおこないます。

「ユーザーやグループを追加」に工程表を共有したい関係者のメールアドレスを入力し、共有しましょう。

また下部にある「一般的なアクセス」で、Googleスプレッドシートのリンクを知っているユーザー全員を「閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者」のいずれかに設定できます。

　テンプレートの使用

テンプレートを使用すると、自作よりも簡単に工程表を作成できます。
Googleスプレッドシートを起動して、上部の「テンプレートギャラリー」を選択します。

下にスクロールし「プロジェクト管理」内のガントチャートをクリックします。

ガントチャートが表示されるため、タイトルや項目名を変更するだけで利用可能です。また不要な項目は削除、関数を入れるとカスタマイズも簡単におこなえます。

Googleスプレッドシートの注意点

同時に閲覧・編集がおこなえ自動保存もされるなど、非常に機能性に優れたGoogleスプレッドシートですが、デメリットもあります。
業務へ取り入れる前に、以下4つのデメリットも理解しましょう。

　関数の知識が必要

Googleスプレッドシートで業務の効率化をおこなうならば、エクセル同様に関数の知識が必須です。例えば関数を用いると、作業開始日と作業完了日に合わせて進捗度欄を自動で色塗りをおこなえます。

また関数の知識を持つ社員が限られると、その限られた社員に業務が集中してしまうリスクもあります。業務が集中すると、担当している社員が退職・休職すると急に業務が回らなくなる恐れがあり、マニュアルを作成するなど事前に対策を講じる必要があります。

　誤操作により情報の削除

Googleスプレッドシートは、同時に複数人で編集できることがメリットです。しかし複数人で操作する場合、誤って情報の削除や担当外の項目を編集されるリスクがあります。

特に編集権限を持つ担当者が増えると、誤操作をした担当者が判別しづらくなる恐れがあり、注意が必要です。ただし編集権限を持つ担当者を減らしてしまうと、業務が属人化してしまい効率的な業務からは遠ざかってしまいます。

　情報漏洩の可能性

Googleスプレッドシートは、リンクの共有とアクセス権限の付与で、社外からも情報へのアクセスが可能です。誤った共有設定にすると、適切でない方に自社の工程表の情報が漏洩するリスクがあります。

情報漏洩はコンプライアンス上、大きな問題となります。会社で共有設定のルールを定めるなど対策が必要です。

　スマートフォン・タブレットの利用には向かない

Googleスプレッドシートは、ネット環境が整っていてスマートフォンやタブレットがあれば、どこでも使用できることがメリットです。だからといって、スマートフォンやタブレットだけで、Googleスプレッドシート上の業務を完結させることは望ましくありません。

スマートフォンやタブレットの小さい画面では、Googleスプレッドシートの一覧ができません。一覧できないと、関連する項目の情報を確認しながら作業をおこなえないため効率が悪いです。

そのため、スマートフォンやタブレットでGoogleスプレッドシートを利用する場合は、閲覧や最低限の編集だけをおこなうなどの使い方をおすすめします。

工程表の作成・共有ならAnyONE！

効率的に工程表を作成・共有するなら『AnyONE』がおすすめです。AnyONEは工務店業務全般をおこなえる業務効率化システムで、これまで3,400社以上に導入されています。

エクセルに似た操作感を持つため、エクセルを使用したことのある方なら操作方法に迷うことはありません。さらにマウス1つで簡単に工程表が作成できます。そのため難しい関数の知識がない方でも、効率良く工程表の作成が可能です。

協力業者とも工程表の共有を簡単におこなえ、作成した工程表をメールやFAXで送る手間から解放されます。また。工程表の日程は工事台帳の「進捗管理機能」と連動するため、施工管理進捗管理表をエクセル形式で作成できます。

さらにAnyONEには以下の業務にも対応しており、あらゆる工務店業務を効率化します。

【AnyONEの機能】
顧客管理
帳票管理
工事管理
物件管理
実行予算管理
支払い管理
請求・入金管理
図面・写真管理
アフター・メンテナンス管理

また写真や・図面・書類はすべてAnyONEで管理可能で、物件ごとのファイルリングされるため、過去物件の資料を探す手間が省けます。写真は保存する際にリサイズでき、データ容量を節約して、多くの写真を保存可能です。

加えてサポート体制が充実しており、操作の不明点や不具合などをすぐに解決できます。電話やメール以外にも遠隔操作ツールを利用したサポートもあり、ITツールが苦手な方でも安心してご利用いただけます。

まとめ

Googleスプレッドシートで工程表を作成するメリットは、以下の4つです。

●同時編集ができる
●場所・時間を問わず閲覧できる
●自動保存
●無料で使用できる

エクセルと異なり複数人での編集が可能で、時間と場所に縛られないためテレワークなど社外からも作業がおこなえます。また自動保存がされるため、PCのフリーズなどのトラブルが起きても作業時間が無駄になることはありません。

ただし、Googleスプレッドシートを有効活用するには、関数の知識が必須です。そのためPCが苦手な方にはおすすめできません、また誤操作による情報の削除や情報漏洩の可能性もあります。

上記のデメリットが気になる方は、AnyONEなどの工務店業務全般に対応した業務効率化システムの導入がおすすめです。特にAnyONEはサポート体制が充実しており、国際レベルのセキュリティを実現しているため、誰でも安心して利用できます。

またシステムの導入には機能の比較検討が欠かせません。下記の資料では他システムとの比較検討をおこなっています。気になる方は、下記よりダウンロードしてください。