見やすい工程表作成のポイント5選!おすすめシステムも紹介

見やすい工程表作成のポイント5選!おすすめシステムも紹介

工程表は工程管理だけでなく適切な人員配置や材料発注にも活用できます。そのため、施工管理の中でも工程表作成は重要な業務です。
また工程表は自社社員以外に、施主様や協力業者など社外の方の目にも触れるため、見やすさに配慮する必要があります。しかし「工程表を見やすくするポイントがわからない」と困っている施工管理者も多いでしょう。

本記事では、工程表を作成する方法や工程表を作成する5つのポイントを解説します。

工程表とは

工程表とは、着工日から竣工日までにおこなう工事を時系列順に並べた表です。代表的な工程表は下記の5つあり、現場の規模や目的によって使い分けます。

●ガントチャート
●バーチャート
●グラフ式工程表
●出来高累計曲線(工程管理曲線)
●ネットワーク式工程表

工程表は現場の進捗具合や各工事との関連を確認可能で、適切な人員・機材配置や材料発注に役立ちます。

工程表を作成する方法

工程表を作成する方法は主に3つに分けられます。見やすい工程表を作成したい方に、工程表の作成方法別のメリットやデメリットを解説します。

工程管理システム

工程管理システムとはデジタルやクラウドを活用し、工程管理業務を効率化できるシステムです。マウス1つで簡単に工程を作成できるシステムが多く、工程表の見栄えを簡単に整えられます。

工程表作成以外にも、工程表と現場進捗との連動、過去工程表の流用など業務を効率化できるさまざまな機能が搭載されています。
またサポート体制が充実しているシステムは多く、操作の不明点や疑問をすぐに解決可能です。

工程管理システムは、便利な機能が搭載されサポート体制は整っている反面、導入や利用に費用が掛かってしまう点はデメリットといえます。
近年主流となっているクラウド型の工程管理システムは、月払いや年払いなど継続的な利用に支払う料金体系が多いです。

エクセル

エクセルは既に業務で取り入れている会社が多く、導入に追加費用が掛からないことはメリットです。また、日常的に業務で使用していると操作方法を新たに覚える必要がありません。
さらに関数やマクロの知識があれば、カスタマイズがおこなえ自社に最適な工程表を作成できます。

便利で新たな費用負担なく使用できるエクセルですが、使いこなすためにはエクセルの知識が必要な点には注意が必要です。また、エクセルを用いての業務は属人化しやすく、関数やマクロを活用できる限られた担当者に業務が集中してしまうことは珍しくありません。
また、エクセルで作成した工程表は関係者1人ひとりにメールやFAXを送付しなければ、共有できないこともデメリットです。

エクセルで工程表を作成する場合は、マニュアルを作成するなど業務が一部の担当者に偏らない仕組みの構築が必要です。また、会社によっては関数やマクロの知識を持った担当者の育成も欠かせません。

手書き

リフォーム工事などの工期が短い案件をメインとしている会社は、ホワイトボードや紙に手書きで工程表を作成していることもあります。手書きの工程表は誰でも直感的に作成可能で、パソコンやタブレットなどを使用しないことがメリットです。
ホワイトボードや紙、ペンを用意するだけで工程表を作成できるため、費用がほとんど掛かりません。

しかし、作成・修正に手間や時間が掛かることはデメリットです。また、手書きした工程表の修正は、記載してある内容を消してから追記するため、修正の度に工程表が見づらくなるなどのデメリットもあります。
さらに、手書きの工程表はエクセル以上に情報共有がおこないづらいです。

見やすい工程表を作成するポイント5選

見やすい工程表に凝ったデザインは不要で、作成者のセンスも関係ありません。見やすい工程表の作成に必要なことは、作成するポイントを理解することです。

見やすい工程表の作成方法に悩んでいる方に、作成のポイントを以下5つ紹介します。

使用目的を明確にする

作成する工程表の使用目的を明確にしましょう。特に工期が長期となる現場では、期間別に複数の工程表を作成します。

●全体工程表
●月間工程表
●週間工程表

上記の工程表を作成する目的は「工期全体の把握」「特定期間の工程を管理」などそれぞれ異なります。使用目的の異なる工程表を1枚にまとめてしまうと、情報が詰め込まれてしまい見づらい工程表となります。

工程表の作成前に使用目的を明確にし、目的別に工程表を作成すると情報が整理され見やすい工程表を作成可能です。

わかりやすい用語や表現を使用する

工程表の確認は、施主様など建設業界に精通している方以外の方もおこないます。建設業界特有の用語や表現を使用すると、見る方によっては工程表の意味が理解できません。

誰が見てもわかりやすい工程表の作成のためには「一般的な用語の使用」「専門用語の補足を入れる」などの対策が必要です。

使用する色を限定する

カラフルな工程表は、作成者の自己満足となることが多いため注意しましょう。「工事の種類ごと」「曜日の種類ごと」「施工段階ごと」など色分けすると使用する色の数が増え、見づらくなってしまいます。

色分けをする場合は「重要な工程のみ」「休日のみ」など必要最低限の色分けに留めることがおすすめです。
また社内で使用する色やルールを統一すると、担当者による色分けの違いが発生しないため、全社で工程表に使用する色の認識が同じとなります。

修正を見越して作成する

工程表は現場の進捗具合に合わせて、適宜修正することが一般的です。工程表の作成段階から修正を見越して作成すると、修正作業に手間が掛かりません。

また、工程表の作成は複数人でおこなっている会社もあります。社内に工程表作成・修正のルールがあると、担当者による書式や表現の違いが発生しません。作成者と修正者が別々の担当者であっても、書式や表現が統一されていると見やすい工程表となります。

印刷時も考慮する

工程管理システムやエクセルで作成した工程表は「現場に貼り出す」「持ち歩く」といった目的のために、印刷することもあります。画面上で確認すると色分けや表現が見やすい工程表も、白黒印刷で確認すると見づらい工程表となることも珍しくありません。

印刷して使用する工程表は、下記の点に注意して作成しましょう。

●1枚に収まるデザインにする
●白黒でも見やすい色使いにする
●印刷しても見やすい文字の大きさにする

上記を意識して工程表を作成すると、印刷しても見やすい工程表を作成できます。

見やすい工程表作成ならAnyONE!

AnyONE(エニワン)
見やすい工程表を作成するなら「AnyONE」がおすすめです。AnyONEは、導入企業数が2,700社を超えています。
またAnyONEには、以下の機能も搭載されており工程表作成以外の業務も効率化が可能です。

【AnyONEの機能】
顧客管理
帳票管理
工事管理
物件管理
実行予算管理
支払い管理
請求・入金管理
図面・写真管理
アフター・メンテナンス管理

マウス操作で工程表の作成・修正がおこなえます。ドラック操作で工程の移動や日付変更をおこなえ、エクセルよりも簡単に工程表の作成が可能です。
以下の項目のデザインを変更可能で、細かい要望にも対応できます。

●バーの太さや色、計上
●文字の太さやフォント
●レイアウト

一度作成した工程表は、テンプレートとして登録可能で全社共通の工程表を簡単に作成できます。

AnyONEは「IT導入補助金」に対応しているため、費用負担を抑えて導入・利用が可能です。最大で350万円の補助を受けられます。IT導入補助金が気になる方に向けて「IT導入補助金申請まるわかりBOOK付」を無料でプレゼントしているため、リンクよりお問い合わせください。

まとめ

見やすい工程表を作成したい方は、以下5つのポイントを抑えましょう。

●使用目的を明確にする
●わかりやすい用語や表現を使用する
●使用する色を限定する
●修正を見越して作成する
●印刷時も考慮する

また、簡単に見やすい工程表を作成したい方は、工程管理システムの導入がおすすめです。工程管理システムは費用が掛かります。しかし、機能やサポートが充実しており誰でも簡単に見やすい工程表の作成が可能です。

自社に最適なシステムを選ぶためには、システムごとの機能比較が欠かせません。下記システム別に機能比較をおこなっています。システム選びの参考にしてください。
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