「工事台帳の作成をもっと簡単にできたら」と思ったことはありませんか？工事台帳は各現場の収益を把握するために重要ですが、作成に手間がかかり、記録すべき事項が多いために作業効率が低下しがちです。

本記事では、エクセルで工事台帳を簡単に作成する方法を3つ紹介し、エクセルよりも工事台帳の作成を効率化できる方法も併せて解説します。

工事台帳とは

工事台帳とは、現場ごとの全取引内容を記載した台帳です。会社により「工事原価台帳」「工事原価管理台帳」と呼びます。

簡単な工事台帳作成の方法をお伝えする前にまず、工事台帳の概要を理解しましょう。

●材料費
●労務日
●外注費
●経費

工事原価の記載で、実行予算との差異が明確となり赤字工事や低利益率工事の原因を把握できます。

また公共工事を受注する場合は、経営事項審査を受けなければなりません。経営事項審査では、経営状況の確認を受けます。経営状況を確認するための資料として工事台帳を提出するため、工事台帳を作成していない会社は、公共工事に参加する資格すら得られません。

簡単に工事台帳を作成するならエクセルかツールの2択

工事台帳の作成作業を簡単にしたいなら、以下2つのどちらかを選びましょう。

●エクセル
●ITツール

　導入自体の簡単さを選ぶならエクセル

エクセルはほぼ全ての工務店ですでに導入しているツールであり、導入に手間がかかりません。そのため、ツールの導入が面倒だと感じている方はエクセルで工事台帳作成しましょう。エクセルでの工事台帳作成作業を簡単にする方法は、次の項目で解説します。

工事台帳作成作業を簡単にしたいならツール

工事台帳作成作業自体を簡単にするなら、ITツールを導入しましょう。ITツールを導入すれば、工事台帳を見積書情報から自動入力したり、原材料の仕入れ値の変更情報を一括で反映させるなど、作業の手間を大幅に減らせます。

エクセルで簡単に工事台帳を作成する方法2選

工事台帳は各現場の工事原価をすべて記載しなければならないため、もっと簡単に作成できたらと思う方も多いはずです。

工事台帳の作成を気が進まないと感じている方に向けて、エクセルで工事台帳作成が簡単におこなえる方法を3つ紹介します。

　無料テンプレートの活用

エクセルで工事台帳作成を一からおこなうことは、手間が掛かります。しかし、ネット上に無料で公開されているテンプレートを活用すると、手間なく工事台帳を作成可能です。

詳しくは後述しますが、関数やマクロの知識があればテンプレートに手を加えて自社オリジナルの工事台帳の作成も可能です。

ネット上には、法人・個人がさまざまな工事台帳のテンプレートを公開しており「どれを選んだらよいか」迷ってしまう方もいるでしょう。
おすすめは、エニワン株式会社が提供している無料テンプレートです。エニワン株式会社が公開しているテンプレートは、工事台帳を含め以下4つのテンプレートをダウンロードできます。

●見積り書
●工事請負契約書
●工程表
●工事台帳

興味のある方は、以下のリンクより無料テンプレートをダウンロードしてください。

　関数やマクロの活用

エクセルで工事台帳を自作する場合は、関数やマクロを活用しましょう。

例を出すと、基礎的な関数である「SUM関数」の使用で、指定したセルの合計値を自動で計算してくれるため、電卓で手計算する手間が省けます。
また、マクロを活用すれば指定した作業を自動化できるため、人力では何時間も掛かっていた作業を数分で終わらせることも可能です。

関数やエクセルを活用するためには、深い知識が必要となり簡単に使いこなすことはできません。関数やエクセルを活用して、テンプレートを自作する場合は書籍やネットを活用しての勉強が必須です。

　シートの使い分け

エクセルで自社工事台帳のテンプレートが作成できたら、原本（マスターシート）としての運用がおすすめです。
工事ごとにマスターシートをコピーし、1つのデータで全現場の工事台帳を管理します。全現場がまとまっているため、過去現場を探す手間が省け、過去データの活用が簡単におこなえ、大変便利です。

エクセルで工事台帳を作成する際の3つの注意点

既に業務でエクセルを使用している場合は追加費用を掛からず工事台帳の作成に利用可能です。操作方法を覚える必要がなく、導入のハードルが低いこともメリットといえます。

しかし、エクセルでの工事台帳作成はメリットばかりではなく、以下3つのデメリットがあることにも注意が必要です。

法律の変更

工事台帳に関する法律やルールの変更は、不定期におこなわれます。作成当時は問題なかった自作テンプレートも年数が経つと、法律やルールに合致しなくなるため定期的なメンテナンスが必要です。

定期的なメンテナンスは手間が掛かります。また無料テンプレートを活用している場合、法律やルールの変更に沿った無料テンプレートを提供してくれるかは、不明確です。

エクセルで工事台帳の作成を検討する際は、法律やルール変更への対応も考慮しましょう。

業務の属人化

エクセルで工事台帳を作成する場合は、業務の属人化も問題となります。業務の属人化とは、特定の業務が限られた担当者しかおこなえない状況のことです。業務が属人化している場合、担当者の急な退職・休職・異動があると業務を回せなくなってしまいます。

特に関数やマクロを活用して、テンプレートを自作している会社は注意が必要です。関数やマクロの活用は、知識が必要で簡単にはおこなえません。「関数やエクセルを活用できる担当者は社内で1人だけ」という会社も多いです。

エクセルで工事台帳を自作する場合は、作成後のメンテナンスも考えなければなりません。

データの紛失・破損

エクセルでデータを管理する場合は、データの紛失や破損への対策が必須です。データの原本を全社員に共有している場合、以下の事態が想定できます。

●誤って原本を削除してしまう
●所定の場所からデータを移動してしまう
●セル内の関数を変更してしまう

上記のようなことが起こると業務に支障が出てしまうため、対策が必要です。具体的な対策は「原本データは管理者だけがアクセスできる場所に保存する」「セルにロックを掛ける」などがあります。

エクセルで工事台帳を作成する場合は、データの紛失や破損への対策をおこない不測の事態に備えましょう。

工事台帳を簡単に作成するにはITツールの導入がおすすめ

工事台帳作成を完全デジタル化すると、さらに簡単に台帳作成作業を遂行できます。業務管理ツールを導入すれば、入力した見積もり情報を元に工事台帳を作成するため、何度もデータを入力する必要はありません。

工事台帳の数量や金額計算も自動であり、人的なミスを削減する効果もあります。また、クラウド型ツールであれば、工事台帳作成のために会社と現場の往復をする必要もありません。

場所を選ばず工事台帳の入力ができる点も、業務管理ツールの大きなメリットです。

さらに詳しくITツールで工事台帳を作成するメリットを紹介します。

法律への対応

定期的にバージョンアップをおこなうITツールは、法律やルール変更への対応が素早いです。関数やマクロの知識がなくとも簡単に最新の法律やルールに対応できるため、会社がエクセルに精通している担当者を抱える必要もないため、人件費の削減にもつながります。

蓄積データの活用

過去現場で蓄積されたデータの活用が簡単におこなえます。ITツールでは全てのデータを現場に紐付けられるため、工事台帳以外にも見積り書や実行予算、協力業者への発注データなどさまざまなデータを簡単に検索可能です。

簡単な操作性

ITツールは、ITに苦手意識を持つ方でも簡単に使用できる画面設計にしていることが多く、使用者を選びません。
また、搭載されている機能はマニュアル化されているため、業務が属人化する心配も不要です。

工事台帳の作成を簡単にするITツールの選び方

工事台帳を簡単に作成するには、ITツールがおすすめです。しかし、初めてITツールを導入するにあたって、ツール選びの基準がわからない方もいるでしょう。そのような方は、以下6つのポイントを意識してITツールを選んでください。

●普段使用しているツールと似た操作感である
●見積もりや原価情報と連動できる
●工事台帳の入出力機能を搭載している
●クラウド対応しており外出先でツールを利用できる
●最新の法改正にベンダー側で対応している

　普段使用しているツールと似た操作感である

ITツールを選ぶ際は、使い慣れたツールと操作感が似ているものを選びましょう。操作が大きく変わると、PCやスマートフォンの操作が苦手な社員がツールを使いこなせない可能性があります。複雑な操作性のツールはミスを引き起こし、かえって業務効率の低下リスクがあるため注意してください。

たとえば、普段エクセルで工事台帳を作成しているなら、エクセルと似た操作感のシステムがおすすめです。また、導入前に自社スタッフに声をかけ、工事台帳作成の操作が簡単かどうか確かめてもらうようにしましょう。

　見積もりや原価情報と連動できる

工事台帳を作成するときに、過去の台帳データや見積もり情報、原価情報と連携できるツールを選びましょう。工事台帳作成のみに特化したツールだと、原価情報や見積もり情報をあらためて入力し直す必要があります。

工事台帳に必要な情報を一元管理し、データを流用できるツールを使えば、これらの入力作業を省略できます。

工事台帳の入出力機能を搭載している

工事台帳を入出力する機能も欠かせません。過去に作成した工事台帳のデータを取り込んで再利用できると、蓄積したデータの活用につながります。また、工事台帳を出力する機能も重要です。経営事項審査やクライアントへの提出時などに困らないよう、印刷はもちろんPDF出力が可能か確認しておきましょう。

　クラウド対応しており外出先でツールを利用できる

工事台帳作成ツールは、クラウド対応の製品がおすすめです。クラウド対応のツールなら、外出先からでも工事台帳の閲覧や修正が可能となります。施工管理者が現場事務所から工事台帳を更新することも可能で、事務作業のために帰社する手間もありません。

また、クラウド対応の製品はインターネット上の仮想空間にインストールされたソフトウェアを利用するため、導入までの期間が短い点もメリットです。セキュリティソフトや各種アップデートもベンダー側で対応するため、維持管理の面でも簡単です。

　最新の法改正にベンダー側で対応している

建設業を取り巻く法律は日々変化しています。ITツールを選ぶ際は、法改正に自動対応しているツールを選びましょう。特に電子帳簿保存法まわりの法改正は、工事台帳をはじめとした各種書類のデジタル化に大きく影響します。

法令の改正に沿った経営をするために、ツールを選ぶ際も法改正に対応した製品を選んでください。

簡単な工事台帳の作成にはAnyONE！

簡単に工事台帳を作成したい方には『AnyONE』がおすすめです。AnyONEは、4つの工事原価を全て入力可能で、工事に掛かる原価を1つのシステムで管理できます。

また以下の工務店業務全般に対応しており、工事台帳作成業務以外も効率化可能です。

【AnyONEの機能】
顧客管理
帳票管理
工事管理
物件管理
実行予算管理
支払い管理
請求・入金管理
図面・写真管理
アフター・メンテナンス管理

実行予算も管理できるため予算と工事原価の差異を簡単に比べられ、赤字工事や低利益工事の原因をすぐに突き止められます。
また、操作性はエクセルと似ておりエクセルの操作経験がある方は、迷わずに使用可能です。

「AnyONE」を導入する場合は「IT導入補助金」を活用できます。最大で350万円の補助を受けられ、費用負担を抑えて業務の効率化が可能です。採択率は、2024年実績は100%。IT導入補助金を活用して、お得にAnyONEを導入してみてはいかがでしょうか。

まとめ

工事台帳を簡単に作成するには、エクセルかITツールの導入を検討しましょう。エクセルで工事台帳を簡単に作成する方法は、テンプレートや関数・マクロの活用、シートの使い分けです。

エクセルは追加費用などが掛からず使用できますが、法律改正への対応や業務の属人化などデメリットもあります。

エクセルのデメリットが気になり、最も効率の良い方法で工事台帳を作成したい方は、ITツールの導入がおすすめです。

工事台帳を作成できるITツールはさまざまな会社から提供されているため、機能の比較検討は欠かせません。下記は各サービスの機能比較をまとめており、サービス検討時の参考となります。自社に最適なサービスを選ぶ参考としてください。