クラウド工事原価管理システムとは?選び方も解説

クラウド工事原価管理システムとは?選び方も解説

工事原価管理は、無駄なコストを省き工事の利益を確保するために大切な業務です。「適切な工事原価管理ができているか不安」「建設業独特のルールがあってややこしい」と、感じている方は多いでしょう。

今回は、工事原価管理の概要と工事原価管理を簡単にするクラウド工事原価管理システムについて解説します。

工事原価管理とは

工事原価管理とは、工事にかかる以下4つの原価を管理しコスト改善をおこない、現場の予算内に工事を納めることです。

●外注費:協力業者へ支払う費用
●労務費:自社で雇用している現場監督や職人さんの給与などの費用
●材料費:工事に使用される木材や鉄骨などの材料の費用
●経費:上記3つに含まれない費用

「工事の利益が残らない」「赤字工事となってしまった」場合は、上記4つの費用のいずれかが、予算を超過しています。工事原価管理は、工事にかかる費用を予算内に納めるだけでは不十分です。可能な限り無駄な費用を減らす、コスト改善も重要となります。

工事原価管理の難しさ

工事原価管理は、建設業の中でも難しいといわれる業務の1つです。工事原価管理が難しいとされる理由は、以下の3つです。

原価の判断基準

工事原価管理では、他業界よりも原価の判断が難しいです。例えば「労務費」と「外注費」の考え方が分かりやすいでしょう。「労務費」と「外注費」どちらも現場で働いている方に対して発生する費用です。

しかし、「自社の従業員」「協力業者」どちらに該当するかで、原価の判断基準は異なります。同じような費用でも所属部署や雇用先で原価の判断基準が異なるため、工事原価管理は難しいです。

建設業独特の用語

建設業の勘定科目は、一般的な商業簿記とは異なる用語が用いられていることも、工事原価管理を難しくしている原因です。用語の違いは、以下の表を参照してください。

クラウド工事原価管理システムとは?選び方も解説

建設業は仕事を受注してから納品までの期間が長期に渡ることが、珍しくありません。そのため、工事で発生した費用を都度計上する「工事進行基準」という考え方が採用されています。「工事進行基準」は他業界では用いないため、建設業独特の用語が生まれたことが原価管理を難しくしている原因です

手入力による人的ミス

工事原価管理をエクセルで、おこなっている会社は多いでしょう。エクセルは項目と数字を一つひとつ手入力しなければならず、担当者への負担は大きいです。また、協力業者から送付される請求書や納品書は、それぞれ書式が異なるため1枚ずつ確認しながら入力しなければなりません。

手入力などによって担当者への負担が増えると、入力ミスや計算ミスなどの人的ミスが増えてしまうでしょう。多種多様な項目が登場する工事原価管理では、手入力の負担は大きいです。エクセルを使用しての手入力は、工事原価管理を難しくしてしまう原因となります。

クラウド工事原価管理システムの機能

工事原価を効率的におこなうためには、クラウド工事原価管理システムの導入をおすすめします。システムの主な機能は、以下の4つです。

・見積りデータの流用
同案件の見積りデータがあれば、原価管理に流用できます。データの流用をおこなえば、工事項目を再度入力する必要がなくなり、手入力の手間を削減可能です。

・発注機能
実行予算を基に協力業者への発注をおこなえます。発注をせずに工事の依頼をおこなうことができなくなるため、実行予算と発注額の乖離を防止可能です。

・編集権限
担当者ごとに編集できるデータを分けることが可能です。見積り金額や実行予算など重要な数字は、限られた役職のみ編集可能とするなど、不正防止に役立ちます。

・予算と実績の確認
協力業者に支払った金額と現場予算とを同時に確認できます。低利益率工事や赤字工事が生まれる原因は、予算をオーバーして協力業者に発注しているためです。実績と予算を一覧することで、利益を圧迫している原因を特定できます。

クラウド工事原価管理システムの選び方

自社に最適なクラウド工事原価管理システムの選び方のポイントは、以下の3つです。

お金の流れを追える

最初から最後まで、お金の流れを追えるシステムを選びましょう。利益の減少や赤字工事となる理由は、予定よりも原価が増加しているためです。お金の流れを追えば、利益が減少した理由が突き止められます。

案件のお金の流れを追えることは、非常に重要です。適切な原価管理をおこなうならば、最初から最後までお金の流れを追えるシステムを選びましょう。

見積りからデータ分析までを一括でおこなえる

お金の流れを追うために、見積りからデータ分析まで、一括でおこなえるシステムがおすすめです。具体的には以下の機能があると良いでしょう。

●見積り作成
●実行予算作成
●原価管理
●発注管理
●入出金管理
●データ分析

上記の機能があれば、案件を受注する前から入金完了までの業務を1つのシステムでおこなえます。1つのシステムで業務が完結すると、詳細なデータが蓄積されるため、より正確なデータ分析が可能です。

適切な原価管理をおこなうには、データを分析し利益が減った原因を突き止めなければなりません。

既存システムからの乗り換えサポート

既存システムから乗り換えサポートのあるシステムがおすすめです。データ移行がおこなえないと、複数のシステムを並行利用する必要があり、効率的ではありません。
また、自社で新規システムへデータ移行をおこなうことは、とても手間がかかるうえミスが発生する可能性があります。システムの導入をスムーズにするために、既存システムから乗り換えサポートのあるシステムを選びましょう。

工事原価管理をエクセルおこなう注意点

工事原価管理をエクセルで、おこなっている会社は多いです。エクセルは便利ですが、弱点もあります。ここでは、エクセルを使用する際の注意点を3つ紹介します。

人的ミス

エクセルでの作業を効率化するために、計算式を入れて自動計算などをおこなえるようにしている会社は多いです。しかし計算式を入れていると、セル移動やコピー間違いなどの人的ミスで計算式が飛んでしまい、計算間違いが起こる可能性があります。

また、元データに誤った操作をしたまま保存する、といったミスも考えられるでしょう。エクセルは、解説したような人的ミスを防ぐ方法が少ないという点には注意が必要です。

情報共有

情報共有にも難があります。エクセルでデータを管理している場合、外出先からでは情報の確認や更新ができません。情報を確認や更新をおこなう場合は、事務所に戻るなどの手間が発生します。

また、エクセルは同時編集がおこなえないため、社内に居ても作業に支障が出ることも考えられるでしょう。エクセルは情報共有をおこなえないため、業務の効率化に限界があることには注意が必要です。

サポート体制

エクセルはサポート体制がないため、不具合やトラブルが発生した場合は自社で解決しなければなりません。社内にエクセルでのトラブルに対処できる担当者がいないと、業務に支障が出る恐れがあります。

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「月額支払明細書」「発注額超過支払一覧表」などの分析系帳票を出力可能で、利益を圧迫している原因をすぐに特定可能です。エクセルで管理しているデータは、コピー&ペーストで移行できるため、手間はかかりません。

またバージョンアップの費用は月額料金に含まれており、いつでも最新の状態で使用できます。

まとめ

工事原価管理は難しい業務の1つです。しかし、クラウド工事原価システムを導入すれば、担当者の負担を減らし、会社に利益を残せる正しい原価管理をおこなえます。 
クラウド工事原価管理システムは数が多く、自社に最適なシステムを選ぶためには比較検討が欠かせません。下記の機能比較を参考の上、自社に最適なソフトを選んでください。
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