現在、建築業界は人手不足や採用難、長時間労働などさまざまな問題を抱えています。これらの問題を解決する1つの方法が、建築業の業務効率化です。業務を効率化するおすすめの方法は、建築業に特化したシステムを導入すること。

今回は、建築業システムの概要と数ある建築業システムから自社に最適なシステムを選ぶポイントを解説します。

建築業システムとは

建築業システムとは、デジタル化やクラウド化によって建築業の業務を効率化できるサービスです。建築業は、エクセルや紙での管理が当たり前で、業務のデジタル化が遅れています。特に紙ベースでの情報管理は、情報共有が難しく書類を紛失する恐れもあり、非常に手間のかかる管理方法です。

建築業システムの導入で、システムに情報を集約可能となり情報確認の手間が減り、部署間・協力業者との連携がスムーズとなります。

建築業システムの機能

建築業システムの主な機能は、以下の通りです。

案件管理

案件に関わる情報は、すべてシステムを通してクラウド上に保存されます。案件ごとに情報は整理されるため、必要な情報を探す手間がかかりません。

工程管理

工程管理に欠かせない工程表も簡単に作成できます。工程に変更が生じても関連する工事の予定を一括で変更可能で、工程表の修正に手間はかかりません。現場の進捗状況は、写真で把握できるため現場へ行く回数を減らせます。

見積り作成

価格の決まっている工事単価や協力業者、書式のテンプレートを設定すれば、見積り作成の負担を減らせます。また、過去に作成した見積りデータの流用もおこなえ、経験の浅い担当者でも精度の高い見積りを作成可能です。

実行予算作成

同じ現場の見積りを作成していれば、見積りデータを流用して実行予算の作成が可能です。
データの流用のため、同じ内容を手動で転記する必要はなく、入力ミスなどを防止できます。またテンプレートを用意すれば、担当者全員が同じ書式で予算を組めるため、案件ごとの比較検討をおこないやすいです。

原価管理

お金の流れは、システムで逐一追えます。実行予算と実際の発注額を比較もおこなえ、粗利を削った原因・工事をすぐに特定できます。

アフター管理

新築時やリフォーム時の状況を残すことで、適切なアフター管理をおこなえます。顧客から問い合わせがあっても、システムを確認すれば担当者以外でも、スムーズな対応がおこなえクレーム防止が可能です。

建築業システム導入の効果

建築業システムを導入する効果は、以下の4つです。

データの一元管理

今までエクセルや紙、名刺でバラバラに管理していた情報は、システムの導入でデータをクラウド上に集約できます。営業・施工管理・経理それぞれの部署が別々にデータを管理していると、情報の伝達ミスが発生しやすいです。
データを一元管理することで、情報伝達の精度を高め業務の手戻りを防止できます。

業務効率化

建築業のさまざまな業務をシステム上でおこなえ、案件に関わるデータの作成・管理が可能です。一度作成したデータは他業務に活用も可能で、二重入力の手間がなくなり業務効率化につながります。
さらに少人数で業務をこなせるようになるため、人件費も削減できるでしょう。

人的ミスの防止

従来は手動でおこなっていた業務も、システムを活用すれば自動化が可能で入力間違いなどの人的ミスを防止できます。見積り作成と実行予算作成のように、同じ項目・内容を別々の担当者が再度入力することは珍しくありません。
情報の入力回数が増えれば、入力ミスなどが発生する可能性が高まります。内容の転記といった単純作業は、システムに任せ自動化することで、人的ミスを防止可能です。

リアルタイムの情報共有

工事写真で現場の進捗状況から協力業者への発注状況など、すぐに確認できます。また、顧客との商談結果や施工上の不明点といった情報も、システムに情報を登録すれば、リアルタイムで情報共有が可能です。

建築業システムの選び方

建築業システムを選ぶ際は、下記の4つを意識しましょう。

導入目的の明確化

システム導入を導入する際は「なぜシステムが必要なのか」「改善したい業務はどこなのか」を明確にすることが重要です。例えば目的とは以下のようなことを指します。

●現場の進捗状況をリアルタイムで知りたい
●現場へ行く回数を減らしたい
●業務用のツールを1つに統一したい
●見積り作成を効率化したい
●原価管理の精度を高めたい

システムによって得意としている分野は異なります。システム選びを成功させるには、導入の目的を明確にし、目的に合ったシステムを選択しなければなりません。

クラウドへの対応

すべての部署で使用できるシステムを選ぶならば、クラウド化への対応は必須です。建築業システムには、今回紹介した「クラウド型」と自社でサーバーを用意してシステムを運用する「オンプレミス型」があります。

オンプレミス型はセキュリティが堅牢というメリットがあります。しかし導入に手間と費用がかかる上、外部から情報にアクセスできないため、情報共有に難があるなどデメリットも大きいです。

一方クラウド型は、安価で導入可能でシステムの管理はシステム提供会社が担当するため、手間がかかりません。またリアルタイムで情報共有・確認が簡単におこなえます。今から建築業システムを導入するならば、クラウドへ対応しているシステムを選びましょう。

利用可能人数

システム導入前に、システムの予定利用者数を確認しましょう。システムによって想定している利用人数は異なります。想定の人数を超えて利用する場合は、追加料金が発生するケースが多いです。予期せぬ費用を発生させないためにも、利用者数に見合ったシステムを導入しましょう。

操作性

操作性は、システムを定着させるために重要です。ITに苦手意識を持つ社員の多い会社で操作の難しいシステムを導入してしまうと、いくら便利なシステムでも活用されず定着しない恐れがあります。
このような事態を防ぐためには、エクセルと似た操作感のシステムを選ぶとよいでしょう。エクセルと近しい操作感であれば、直感的に操作をおこなえ導入のハードルが下がります。

既存システムとの相性

既存で導入しているシステムと並行で運用するならば、新しく導入するシステムとの相性は重要です。建築業システムには、他社のシステムと連携できることもあります。例えば、以下のようなシステムと連携可能です。

●会計システム
●見積りソフト
●作図ソフト

機能を連携させれば、他社システムのデータ活用がおこなえ、更なる業務効率化につながります。

おすすめ建築業システムはAnyONE！

おすすめの建築業システムは、「AnyONE」です。AnyONEは、導入企業数が2,700社を超えており、継続率も99.4%超えています。

工務店業務全般に対応した機能を有しています。

【AnyONEの機能】
顧客管理
帳票管理
工事管理
物件管理
実行予算管理
支払い管理
請求・入金管理
図面・写真管理
アフター・メンテナンス管理

操作感はエクセルと近く、ITが苦手な方でも簡単に操作できます。エクセルとの親和性が高く、エクセルのデータをコピー&ペーストで移せるため、エクセルで作成したデータは無駄になりません。

クラウドサーバーは米国Amazon社が提供する「AWS」を採用しています。AWSのセキュリティは、国際レベルで安全性が認められている安心のサービスです。

まとめ

建設業の業務効率化には、建築業システムの導入は必須です。システムの導入で今まで非効率だった業務をデジタル化やクラウドの活用で効率化できます。

下記は各サービスの機能比較をまとめています。今回の内容を参考に自社に最適な建築業システムを選んでください。