建築業界では見積書の作成は、エクセルやインストール型見積作成ソフトでおこなうことが主流でした。
しかし、近年注目される「長時間労働の是正」や「DXの推進」により、作業速度と精度が向上できるクラウド型見積管理システムに切り替える企業が増えています。
今回は、クラウド型見積管理システムが採用される理由とメリット・デメリットを解説します。

クラウド型見積管理システムとは

クラウド型見積書管理システムとは、名前の通り、インターネットを介し、クラウド上で見積書の作成や管理をおこなうシステムです。

エクセルで見積書を作成する場合、データ管理が属人化しやすくなってしまい、担当者によってデータ保管場所が異なる場合もあります。
しかし、クラウド型見積管理システムを利用することで、インターネット上で一元管理が可能となり、誰もが情報を確認できるでしょう。

Link_【建築業】見積書の書き方と、賢い作成方法を解説【見本付き】

標準機能

クラウド型見積管理システムは見積データの管理だけでなく、「見積書の作成」「見積書の共有」などの機能も備わっています。

PCやスマートフォンなどの端末が、インターネットにつながる状態であれば、どこでも見積書を作成できます。
また作成した見積書のデータは、インターネット上で管理できるため、誰でも共有して確認することが可能です。

急に見積書の作成依頼があった場合でも、クラウド型見積管理システムを利用すれば、その場で作成して上長の承認やクライアントへの提示を迅速におこなうことが可能となります。
見積書の作成をするために事務所に戻る手間がなくなり、作業効率も大幅に向上するでしょう。

クラウド型見積管理システムが採用される理由

クラウド型見積管理システムが採用される理由には、下記の3つ悩みを持った工務店が多いです。

・見積書を作成する担当者によって利益率が異なるので統一したい
・見積書のデータを誰でも共有できる状態にしたい
・見積書の作成までの時間効率の向上を図りたい

エクセルで見積書を作成することによる、「利益率の相違」や「見積書のデータ管理」、「時間効率」などの非効率を解消したい工務店が多く、システムを採用しています。

見積もり作成方法による理由

操作に慣れていることを理由に、今でもエクセルを使って見積書を作成している工務店も多いのではないでしょうか。

会社独自で作成していたり、テンプレートを利用している企業も多数ありますが、作業効率が悪く、データ共有がしにくいなどの声もあります。使用するフォーマットにより、利益率や作成時間も異なるでしょう。
また見積書のデータ保管場所が統一されていない工務店も多く、過去に作成したデータを探すのにも時間を要してしまいます。

このようにエクセルなどで見積書を作成した場合、時間効率と作業効率の低下につながりかねません。

インストール型からクラウド型へ変更する理由

インストール型はインターネットの回線がつながっていなくても、見積書を作成することが可能です。
一方、クラウド型はインターネットを経由して見積書を作成します。見積書のデータを、インターネット経由で即座に共有することが可能なため、急いで上長の承認を得ることもできます。

どこでも作成でき、すぐに情報共有できるクラウド型へと切り替えている企業も多くなっています。

Link_建築業の見積書をクラウドでラクに管理！機能や最新システムも-

クラウド型を採用する企業の増加理由

総務省が発表した「令和2年度通信動向調査の結果」を見ると、クラウドを使ったデータサービスを利用している企業は、約7割近くもあります。
【参照】令和2年度通信動向調査の結果

利用企業は年々増加していますが、主に下記の理由からクラウドデータサービスを採り入れています。

・場所や機器を選ばすに利用できる
・資産、保守体制を社内に持つ理由がない
・災害時のバックアップとして利用できる
・安定運用、可用性が高くなる
・サービスの信頼度が高くなる

他にもさまざまな理由があるものの、ファイル管理やデータ共有だけでなく、社内連絡ツールとしても利用されており、約90%の企業が「クラウドデータを導入して効果があった」と回答しています。

クラウド型見積管理システムのメリット

では、工務店がクラウド型見積管理システムを採用した場合のメリットとは何でしょうか。
ここでは3つのメリットを紹介します。

ペーパーレスによるコスト削減

エクセルなどで見積書を作成した場合は、印刷して提出することが一般的です。
しかしクラウド型見積管理システムでは、クラウド上にすべて保管でき、簡単にメール添付して上長やクライアントに送付できます。

ペーパーレスにつながるだけでなく、コピー時の用紙代やインク代の節約となり、コスト削減になるメリットがあります。

作業効率の向上

クラウド型見積管理システムは、インターネットがあればどこでも作成できるため、クライアントから急な依頼であった場合でも、迅速に対応できます。

エクセルなどで見積書を作成する場合、事務所に戻る手間があります。また、過去の見積データを参照して作成する場合は、どこに保管してあるかを調べる必要もあるでしょう。

しかしクラウド型管理システムを利用することで、非効率な部分を解消できるため、作業効率が大幅に向上します。

またクラウド型見積管理システムで、迅速にクライアントの要望に対応できれば、作業効率はおろか、スピード感で競合他社とのアドバンテージを取ることにもつながります。
ビジネスにおいて、スピードと精度は顧客信頼度にもつながるため、営業担当者だけでなく、企業の対応も評価されるでしょう。

統一した管理機能

見積を作成する担当者が個人で管理したデータを一元管理することで、見積価格や利益率の統一にもつながります。

従来の見積書作成方法では、原価を確認した後に相場価格を比較、さらに在庫管理など、さまざまな関係部署との連携が必要でした。
これらは見積書を作成する担当者によって、連絡方法だけでなく作成方法も異なるため、見積価格や利益率が統一されない要因にもなっています。

しかし、見積書の作成方法やデータ管理が統一できるクラウド型管理システムを導入することで、システムから価格と利益を算出してくれるため、上記の問題も解決可能とです。

クラウド型見積管理システムのデメリット

クラウド型見積管理システムのデメリットを2点紹介します。

インターネットが利用できる環境であること

クラウドでシステムを利用する以上、インターネットに接続する必要があります。電波が無い場所では利用できません。

PCであればWi-Fi環境を求められますが、スマートフォンであれば広いエリアで利用できます。
インターネット環境に左右されるというデメリットはあるものの、ほとんどのエリアで利用可能でしょう。

セキュリティ面での不安がある

インターネット上でデータ管理をするため、100%情報漏えいしないとは言い切れません。そのためセキュリティ面での不安はあります。

しかし、クラウド型見積管理システムの提供をする企業の中には、セキュリティ対策をしている会社もあります。
クラウドで利用するサーバーがすでに万全なセキュリティを構築しているケースもあるため、導入時に確認しましょう。

クラウド型見積管理システムの選び方

クラウド型見積管理システムを提供する企業はたくさんあり、どの商品を選べばいいかわからない方も多いのではないでしょうか。
ここでは選ぶポイントを3つ紹介します。

見積内容に合った管理システムであるか

業種によって、見積書の作成方法などは異なります。工務店では、工事内容や作業工程ごとに積算し、それらを合算した価格で見積金額を決定することに。
また、顧客から軽微な変更依頼があった場合でも、再度見積書を作成しなければなりません。

工務店などの建築・建設業は、それらの細かな作業が多いため、クラウド型見積管理システムでも対応できるかがポイントとなります。
どの見積管理システムでもいい訳ではなく、業種に合ったものを選択するがいいでしょう。

操作性

クラウドと聞くと、難しいというイメージを持つ方もいますが、クラウド型見積管理システムは操作性が柔軟で使いやすいです。
提供する企業によって操作性は異なりますが、エクセルを利用している工務店にとっては、エクセルのように簡単に操作できるかがポイントでしょう。

また、シンプルで見やすく、デザインも考慮されていることが必要です。見積書は顧客に提示する書類であるため、相手も簡単に理解できるかが大切です。

クラウド型見積管理システムを選ぶ際は、「今まで通り見積書を作成できるか」、「顧客に分かりやすく伝えられるか」などを重視したソフトを選択するといいでしょう。

無料体験で実用性を確認する

導入に失敗しないよう、無料で体験でき、実用性を確認できるソフトを選択してください。
クラウド型見積管理システムを提供する企業の中には、無料体験を実施している会社があります。安心して導入を検討できるでしょう。

まずは体験して、自社に合うかどうかを判断することをおすすめします。

おすすめのクラウド型見積管理システムはAnyONE

先ほどクラウド型見積管理システムを選ぶ際のポイントを3つ紹介しましたが、すべて網羅しているのが「AnyONE」です。

AnyONEは見積書の作成や管理だけでなく、施工管理や工程管理、顧客管理やアフター管理など、工務店で必要となる業務のほとんどをカバーしてくれるシステムを持ち合わせています。

また使い勝手も良く、エクセルからシステムへのコピー＆ペーストなどにも対応しているため、初心者でも簡単に使いこなすことが可能なうえ、導入を決めてからシステムの稼働前にオンラインで操作講習を受けることもできます。
さらに、今なら業務で利用できるエクセルテンプレートやメールテンプレートを無料公開中です。
これからクラウド型へ変更を検討している方は、AnyONEの導入を検討してはいかがでしょうか。

まとめ

これまでクラウド型見積管理システムが採用される理由とメリット・デメリットについて解説してきました。
クラウド型見積管理システムには多くのメリットがあり、採用する企業が増えるのも納得できたのではないでしょうか。

とはいえ、クラウドサービスを提供する企業も多いため、選ぶ際は悩むことも多いかもしれません。

その際は実用性や操作性を考慮するだけでなく、他社システムとの機能も比較してみましょう。
各社のクラウド型見積管理システムは機能が異なります。どの会社の機能が自身の会社に合うかも調べてから検討してはいかがでしょうか。