現場管理ソフトとは?機能やメリット、選ぶときのポイント

現場管理ソフトとは?機能やメリット、選ぶときのポイント

現場管理ソフトとは、建設工事・リフォーム工事などを効率化するソフトです。建設業界では、紙やエクセルによるデータ管理など、主にアナログで業務を進めてきました。しかし、従来のやり方では、現場担当者への業務負担が大きくなっており、パフォーマンスが低下しかねません。こういった問題を解決できるITツールが、現場管理ソフトです。

今回は、現場管理ソフトの機能やメリット、選ぶポイントについて解説します。

現場管理ソフトとは

現場管理ソフトとは、建設工事・リフォーム工事などを効率化するソフトです。これまで、建設業界では現場管理を、アナログを中心におこなってきました。例えば、「見積書や工程表などの帳票を紙で用意する」、「営業とのコミュニケーションを電話でおこなう」などです。しかし、アナログでは業務の非効率化を招きやすく、長時間労働などが問題視されてきました。

現場管理ソフトを導入することで、アナログの部分をデジタル化し、「帳票をすべてデータ管理する」「ソフト上で営業から情報をまとめて受けとる」などが可能となるでしょう。業務全体を効率化して、働きやすい環境を整えられます。

主な機能

現場管理ソフトの主な機能は、以下の通りです。

・メッセージ(チャット)
・写真管理
・日報作成・管理
・報告書作成・管理
・見積書作成・管理
・工程管理
・スケジュール管理
・受発注管理
・原価管理
・案件管理

日報や報告書、見積書などの帳票を作成・管理できます。現場ごとの工程やスケジュールも管理できるため、工期遅れなどのトラブル防止に役立つでしょう。受発注や原価管理を通して、現場の黒字化を目指すことも可能です。

これらの機能を備えていれば、現場管理業務をスムーズに進められるでしょう。

現場管理ソフト導入のメリット

現場管理ソフトの導入は、主に3つのメリットをもたらします。

業務効率化

現場スタッフとのコミュニケーション、帳票の作成、スケジュールの管理などを通して、現場業務の全般を効率化できます。スピーディに見積書を提出したり、スケジュール通りに工事を進められれば、顧客との信頼関係を築けるでしょう。

データの一元管理

現場に関連するデータをまとめて管理できます。紙やエクセルで情報を管理していると、「書類を紛失してしまった」「書類のファイリングに手間がかかる」「最新のファイルがどれかわからない」などの非効率やトラブルが発生しがちです。特にリアルタイムで情報を更新しにくく、現場でタイムロスが生じかねません。

ほとんどの現場管理ソフトは、インターネットを介してパソコン・スマートフォン・タブレットから利用できます。現場先や取引先からソフトを使えば、必要な情報をその場で取得できるでしょう。

労働環境の改善

業務効率化に成功すれば、残業時間や休日出勤を減らすことも可能です。建設業界は、他業界と比べても残業時間が多い傾向にあります。慢性的な長時間労働は、パフォーマンスが落ちるだけでなく、ミスも発生しやすくなりがちです。ミスが増えると、さらに労働時間は長引くという悪循環にもつながります。

現場管理ソフトでより働きやすい環境を実現し、「定時退社」や「有給取得」を目指すことが可能です。

無料(フリー)版の現場管理ソフトの注意点

現場管理ソフトの中には、無料(フリー)版が存在します。試しに無料版を導入する場合は、次のことに注意すべきでしょう。

機能が限定的

無料版ゆえに、機能が限定されるケースです。先ほど紹介した機能の一部だけしか、利用できない可能性があります。機能を拡充するためにはオプション(有料)を追加する必要があったり、そもそも別のソフトを導入しなければならないことも。

他システムとの連携

既存の社内システムと連携できない場合もあります。無料版ソフトで入力したデータをそのまま他システムに共有できず、再入力の手間が発生するかもしれません。せっかくソフトを導入したとしても、かえって非効率を招いてしまいます。

現場管理ソフト選びのポイント

自社に最適な現場管理ソフトを選ぶポイントを解説します。

機能性

現場管理ソフトを導入する事前準備として、社内課題を明らかにすることが大切です。つまり、「どのような問題を解決するためにソフトを導入するか」を定めておかないと、無目的にソフトを導入することになり、本質的な問題解決につながりません。

課題を明らかにしたうえで、解決できる機能を有す現場管理ソフトを選びましょう。「帳票の事務処理だけで、時間を取られている」「上司が事務所に戻るまで日報確認をしてもらえない」と、具体的に問題をしぼることがポイントです。

料金体系

有料のソフトを選ぶ場合は、料金体系も確認しましょう。主に「月額課金制」と「買い切り型」が一般的です。

月額課金制は、月ごとに一定額を支払う料金体系です。買い切り型よりもコストを抑えて運用できます。
一方の「買い切り型」は、一度にまとめてコストを支払うこととなりますが、長く使い続けることができます。ただし、基本的にソフトの自動アップデートに対応できず、購入時のまま古いバージョンを使い続けることになりかねません。
アップデート情報を確認しつつ、最新版に切り替えていく必要があるでしょう。

もしくは、「月額課金制」と「買い切り型」を組み合わせることもあるでしょう。

また、予算を考えるポイントとしては、費用対効果を意識することです。投資した金額に対し、それ以上の効果(利益)を狙えるかどうかで判断しましょう。たとえコストの高い現場管理ソフトだったとしても、それ以上の利益を見込めるなら、検討に値します。

サポート体制

現場管理ソフトを導入して、実際の課題解決につなげるためには、「スタッフ間での定着」が一つのハードルとなります。つまり、せっかく導入しても現場で使われなければ効果を発揮できません。ITツールに慣れていないスタッフは、現場管理ソフトを使いこなせない可能性も。

導入時に、適切なサポートを受けられる現場管理ソフトを選ぶといいでしょう。導入のための講習や、導入後にもサポートがあると、定着率を高められます。

現場管理ソフトにはAnyONE

AnyONE公式サイト
建設現場でアナログ業務をデジタル化するために役立つ現場管理ソフトが「AnyONE」です。

AnyONEは、工程表作成や見積書作成、実行予算作成、受発注管理、顧客情報管理、日報作成などの機能をオールインワンで備えるソフトです。これだけの機能を網羅しているため、現場業務やバックオフィス業務に関する課題を解決できるでしょう。

事前の相談として営業担当者から、社内状況のヒアリングを受けられます。社内課題を解決するために、最適な料金プランを提示してもらえるため、納得して導入を検討できるでしょう。
ソフト定着のために、充実したサポート体制を整えています。導入後も電話・メールでのサポートを受けることが可能です。

セキュリティ面では、国際的に有名な「AWS」を採用しています。AWSは米Amazon社が提供する、暗号化システムによる高セキュリティのクラウドサーバです。コンプライアンスへの取り組みとして、金融・政府系など数千件ものグローバルコンプライアンス基準を満たすよう定期的に検証しています。

AnyONEを利用するスタッフのログインID・パスワードは、管理者画面で把握できます。また「だれがどの情報を閲覧・編集できるか」という権限範囲も設定できるため、役職に応じた権限付与が可能です。

まとめ

現場管理ソフトは、業務効率化・データの一元管理・労働環境の改善などに貢献します。自社課題を解決するための機能を見極め、コスト以上のリターンを得られるサービスを選びましょう。また、定着率を高めるためにサポート体制の充実も欠かせません。

さまざまな現場管理ソフトから最適なものを選べるよう、以下では各社のサービスを機能比較しています。導入の判断材料にしてはいかがでしょうか。
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