クラウドでの建築管理とは?システム利用のメリットと選び方

クラウドでの建築管理とは?システム利用のメリットと選び方

クラウド型建築管理システムとは、インターネットを経由して建築業務を管理するものです。案件管理から帳票管理、原価管理など幅広い機能を搭載しています。人手不足や後継者不足といった建築業界の問題を解決できるでしょう。

今回は、クラウド型建築管理システムの概要やメリット、選び方のポイントについて解説します。

クラウドでの建築管理とは?

クラウドとは、インターネット上のサーバーを利用して、必要なデータの作成・管理などをおこなうものです。インターネット上にシステムを構築するため、スマートフォンやタブレットから利用できます。

つまり、クラウドでの建築管理とは、インターネットを利用して、建築業務を管理することです。すでに構築されたサーバーを利用するため、自社内のサーバーを用いる必要はありませせん。

クラウド型と対比関係にある「オンプレミス型」は、自社内のサーバーを用います。自社内にソフトウェアやシステムを設置するため、運用・保守は社内で対応することが基本となるでしょう。

主な機能

クラウド型建築管理システムは、現場・営業・事務など多岐にわたる業務をカバーできます。
主な機能としては、顧客管理や案件管理、工程管理、帳票管理、原価管理、実行予算管理、アフター・メンテナンス管理などが挙げられます。
これらの機能を駆使し、効率的に管理業務を進められるでしょう。

クラウド型建築管理システムを利用するメリット

システムの導入により、次のメリットを得られます。

業務効率化

建築業は、少子高齢化による「人手不足」や「後継者不足」に悩まされています。特に後継者不足が深刻化しており、次の時代を担う若手人材の育成が不十分です。原因の一つとして、「若手の指導役にあたるベテラン層が忙しく、育成まで手が回っていない」点が挙げられます。

そもそも指導役の業務負担が大きく、育成に時間をかけられないために、「背中を見て覚えさせる」「体で覚えさせる」などの指導方法が用いられがちです。しかし、現場で感覚的に覚えていくことは成長に個人差が生じやすいでしょう。

クラウド型建築管理システムは、アナログ作業をデジタル化することで業務効率化を実現します。これまでの業務を時間短縮できれば、その分を育成に注力できるでしょう。

社内の情報共有

これまで建築業では、主に紙やエクセルなどで情報共有することが一般的でした。しかし、紙では「ファイリングだけでなく、検索にも手間がかかる」、エクセルでは「同時更新により、最新ファイルが複数存在する」といった非効率につながることも。

クラウドでは建築現場に関連する情報をまとめて管理できます。情報をアップロードすると同時に情報共有も可能です。インターネット環境さえあれば、無駄なコミュニケーションを省き、わざわざ事務所まで戻って確認する必要はありません。

収益性の改善

慢性的に長時間労働を続けていると、仕事のパフォーマンスは低下します。生産性が落ちた状態で、無理に業務を続けたとしても、時間ばかりが過ぎて人件費が膨れ上がるばかりでしょう。クラウド型建築管理システムの導入により、できるだけ短時間で多くの成果を上げられると、人件費を抑えることにもつながります。

また、建築管理システムの機能には「原価管理」や「実行予算管理」が搭載されています。これらの機能を使えば、リアルタイムで現場ごとの収益性を把握でき、赤字を未然に防いだり、最適に人員配置することも可能です。

クラウド型建築管理システムの注意点

導入時には、次のことに留意しなければなりません。

操作性

システムの効果を発揮するためには、現場で使う従業員にその操作方法を覚えてもらうことが第一歩です。いかに高機能のシステムでも操作が難しければ、うまく使いこなせずに従業員間で定着しにくくなります。普段から使い慣れている人の多いエクセルなどと親和性があると、操作のハードルも下がるでしょう。

セキュリティ対策

クラウド型建築管理システムのセキュリティは、原則としてシステム提供会社のセキュリティ体制に依存します。システム提供会社が、「どのようなセキュリティ対策を講じているか」をチェックしておくといいでしょう。

また、システム内での閲覧・編集権限を従業員ごとに設定することも可能です。社内で適切な情報管理するためには、効果的な機能でしょう。ただし、あまりに細かく権限を設定すると、「◯◯の情報を閲覧するために、毎回△△部長に許可をもらわなければならない」など、かえって業務フローの非効率を招くことも。セキュリティ対策は重要ですが、現場での運用を踏まえて設定しましょう。

クラウド型建築管理システムの選び方

ポイントを踏まえて、システムを選びましょう。

社内課題とのマッチング

前述の通り、建築管理システムにはさまざまな機能があります。ただ、すべての機能を搭載しているシステムもあれば、ある機能だけ特化しているシステムもあります。その中から自社が抱えている課題を、解決できるシステムを選ぶことがおすすめです。

事前準備として、社内の課題を浮き彫りにしましょう。各担当者が抱えている悩みをヒアリングして、解決に役立つ機能を考えてください。ポイントは、表層的な問題に囚われないことです。たとえば、「見積書の作成に時間がかかる」という課題は、そもそも専門知識が足りないのか、エクセルのフォーマットが入力しにくいのかで解決方法は異なります。

できるだけ本質的な原因を汲みとり、その解決に必要な機能を選びましょう。

サポート体制

建築管理システムでは、導入時〜運用初期にトラブルが発生しがちです。新しいシステムに慣れず、疑問点・不明点が多く出てくるでしょう。こういった場合に、スピーディかつ丁寧に対応してくれるサポート体制の有無も大切なポイントです。もし操作性が難しかったとしても、サポート体制が充実していれば、導入のハードルは下がっていくでしょう。

おすすめのクラウド型建築管理システム

AnyONE公式サイト
業務効率化や収益性の改善におすすめのクラウド型建築管理システムは「AnyONE」です。
実績として「2,700社以上に導入」「お客様継続率99.4%」を誇ります。

多岐にわたる建築業務をサポート可能です。

【AnyONEの機能】
顧客管理
帳票管理
工事管理
物件管理
実行予算管理
支払い管理
請求・入金管理
図面・写真管理
アフター・メンテナンス管理

これだけの機能を備えるシステムを利用できるため、社内課題とのマッチングもしやすいでしょう。顧客情報からアフター・メンテナス情報まで、幅広い情報を集約できます。また、実行予算管理や支払い管理、請求・入金管理を通して、収益性の改善も可能です。

さらに、エクセルとの親和性も良く、コピー&ペーストで内容をシステムへ貼りつけできます。エクセルに近い感覚で操作できるため、導入のハードルも下がるでしょう。
ご提案時のデモでは操作性をご覧いただけます。また、導入後には稼働前にオンラインで操作講習が実施されます。また、メール・電話などでのヘルプデスクも受け付けています。

このように企業全体の業務効率化に大きく貢献できる現場管理システムがAnyONEです。ちなみに、現在、業務で使用できるエクセルテンプレートメールテンプレートを無料で公開しています。

まとめ

クラウド型建築管理システムは、業務効率化や社内での情報共有、収益性の改善に役立つシステムです。社内課題とマッチングでき、サポート体制の整っているシステムを選ぶといいでしょう。

以下では、AnyONEを含めて各社のシステムを機能比較しています。導入時の参考としてはどうでしょうか。
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