領収書は必要?覚えておきたい役割や発行・作成の方法

領収書は必要?覚えておきたい役割や発行・作成の方法

領収書の役割は、商品やサービスに料金を支払ったことを証明することです。会社員で働いているときに領収書を受け取ったり、会社側で領収書を発行することもあるでしょう。ただ、「なぜ領収書が必要なのか」、「どういった目的に使われるのか」まで厳密に知らないかもしれません。この記事では、領収書の役割や必要性、工務店で発行する方法、注意点を解説します。

領収書とレシートの違いとは?

領収書はお願いしないと受け取れませんが、レシートは買い物をすると必ず発行されます。レシートにも金額やお店が記載されているので、「領収書の代わりになるのでは」と考えるかもしれません。しかし、領収書とレシートにはそれぞれ役割や必要性があるのです。
レシートは「宛名のない簡易的な明細書」。細かい内訳や利用した店舗などの情報は記載されていますが、宛名がないため「誰がその金額を支払ったか」不明瞭になってしまいます。公的な場に提出する書類として、レシートは不向きです。
領収書には合計金額と宛名、そして「なぜ支払ったか」というおおまかな使い道が記載されています。宛名があるため公的な書類として有効になりますが、合計金額の内訳や支払い理由が細かく記載されていません。つまり、領収書として正しく証明できれば「お品代」として処理できてしまうのです。
レシートと領収書にはそれぞれ役割があり、メリットとデメリットが存在します。企業によってどちらを提出するかは異なりますが、基本的には領収書を提出するのが無難です。必要に応じて提出できるよう、レシートも保管しておきましょう。

領収書の役割

領収書の主な役割は、商品やサービスに料金を支払ったことを証明すること。支払った代金を再度請求されることを防ぐ役割もあります。会社として、個人として収入を得るために必要な経費を証明する場合、必ず提出しなくてはなりません。
確定申告や年末調整の際に税務署に書類を提出する際は必ず領収書でと定められていることもあり、領収書には公的な必要性があるともいえます。
不正な入出金を防ぎ、内部不正を行わないためにはレシートと領収書の両方を提出することも必要です。正しい宛名のある領収書と細かい内訳が記されたレシートの両方を使って証明することで、より支払いの流れを透明化できます。
社内で領収書の必要性についてマニュアル化し、トラブルの少ない経費管理をすることが重要です。

領収書の証拠能力を高めるためには

会社の入出金に関わる領収書は、年末調整のためにも必要になります。不正な入出金を認めていれば、そのぶん余計に会社が税金を支払うことになってしまうことも。自分が提出する領収書の証拠能力を高めるために、できることを知っておきましょう。

・出金伝票に詳細を書いておく
レシートをもらい忘れたり、紛失してしまうこともあるかもしれません。内訳を記した出金伝票があれば、トラブルを回避できます。

・クレジットカードの請求明細をコピーしておく
クレジットカードで支払った場合は、クレジットカードの請求明細をコピーしておくことも大切です。支払いを現金で行わなかった場合の証明として、必要性に応じて提出することもあります。

・店舗側からレシートや領収書の発行ができないと言われた場合、必ず記録しておく
店舗によっては、レシートや領収書を発行しないことがあります。そういった場合、必ず何らかの手段で記録することが大切です。経理担当者に早めに知らせておくことも重要です。

・レシートなどの感熱紙は、空気や光に触れないように保存する
せっかくレシートを保存しておいても、汚損・破損してしまうこともあります。そういったことが起こらないよう、封筒やファイルに入れて日光や空気に触れない場所に保存しておきましょう。

領収書の役割や必要性について、解説しました。たとえ紙1枚でも、ある場合とない場合では大違いです。法人の場合は領収書の発行から9年までが期限です。万が一に備えて、過去の領収書を保存しておきましょう。

領収書の作成方法

ここまでは、会社員の領収書の扱い方について解説しました。
ここからは工務店が社外向けに領収書を発行するときの作成方法を解説します。

手書き

手書きは市販の領収書を用意して、必要な情報を手書きで記入する方法です。

エクセル

エクセルはすでに多くの企業で導入されているツールであるため、事前にレクチャー等が不要となる点が特徴です。
また、エクセルは表計算ソフトであり、数字と数式を入力すれば自動で計算してくれるため、効率良く領収書の作成ができるでしょう。
インターネット上には無料で利用できるテンプレートも共有されているため、それらを活用することで誰でも簡単に領収書を作成できます。

業務管理システム

業務管理システムは、見積書の作成や入出金管理、顧客情報管理など、業務に関する情報の管理ができるシステムです。
領収書の発行に対応しているシステム、ワンクリックで発行できるシステムもあります。
領収書以外にも、請求書や発注書など各種帳票の作成にも対応しているため、システム1つで幅広い業務に対応可能です。

AnyONEは、建設業での使用を想定して作られた業務管理システムです。
原価管理をはじめとして、見積書作成や実行予算作成、受発注管理、入出金管理、工程表作成顧客情報管理など、工務店で発生するさまざまな業務に対応しています。
情報の一元管理も可能で、インターネット環境さえあれば、外出先からでも利用できるため、現場で必要な情報をチェックすることもできます。
システムを利用した領収書作成や原価管理に興味のある人は、ぜひAnyONEの導入を検討してみてください。

領収書の取り扱いに関する注意点

領収書発行にあたっては、いくつかの点に注意しなければなりません。注意点をおさえることで、無用なトラブルの回避につながります。
ここでは、具体的な注意点を3つご紹介します。

5万円以上の取引には収入印紙を貼り付ける

領収書は「課税文書」に該当するため、発行する場合は「収入印紙」が必要となります。ただし、収入印紙が必要となるケースは、合計金額が5万円以上の場合に限られます。
収入印紙を貼り忘れてしまうと、「過怠税」という税金が課されるため注意してください。
過怠税が課されると、当初支払うはずだった印紙税の3倍の額を支払うこととなります。ただし、貼り忘れを自己申告した場合は、当初の税額の1.1倍の額となります。

ちなみに、クレジットカードで取引をした場合も領収書が発行されますが、取引が5万円を超えていても領収書に収入印紙は必要ありません。
ただし、領収書の余白に「クレジットカード利用」などクレジットカードによる取引であることがわかるように記載する必要があります。

メールで送るときはPDFにする

領収書を取引先に送る場合、ファイルの形式は必ずPDFにしましょう。
これは、エクセルやワード形式だと改ざんされる可能性があるほか、相手のソフトのバージョンによってはファイル自体を開けない、レイアウトが崩れる可能性があるためです。

領収書の不備を発見した場合

自社で発行した領収書に不備があった場合、架空計上につながる恐れがあるため、領収書の再発行はできません。
そのため、顧客に送ったものを一度返却してもらったうえで新しい領収書を発行する必要があります。
また、二重線や訂正印による修正も、原則としては認められていません。
不備のあった領収書は、返却されたら新たに発行した領収書と一緒に保管してください。
また、手書きの複写式領収書を使用している場合は、不備があった領収書の原本に×印を記しておきましょう。

まとめ

今回は、工務店における領収書の取り扱いについて解説しました。領収書は会社として経費を証明する際に必要なものです。
領収書を取扱う際は、収入印紙が必要となるケースがあるほか、不備がある場合は再発行できない点などに注意してください。
作成方法には、手書きやエクセル、システムなどがありますが、システムであれば幅広い業務に対応しているため業務効率化向上にもつながります。
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