【工務店向け】プロジェクト管理とは?実施のポイントや流れを解説

【工務店向け】プロジェクト管理とは?実施のポイントや流れを解説

ひとつのプロジェクトを立ち上げた時、必要になるのがプロジェクトマネージャー。プロジェクトを成功させるためにあらゆるものを管理する人材です。
とはいえ、どのように工務店のプロジェクト管理を行えばいいかわからない人もいるでしょう。
この記事では、工務店でプロジェクト管理を行う目的や流れ、プロジェクト管理を上手におこなうコツを紹介します。
プロジェクト管理で業務を成功させたい担当者は、ぜひ参考にしてください。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、ひとつのプロジェクトを成功させるための活動です。
プロジェクトに関する各種活動の計画立案、プロジェクトを進行させるための日程表やチームメンバーへの作業の割り振り、顧客との話し合いや進捗管理まで手広く気を配らなくてはなりません。
加えて、工務店のプロジェクトには納期や予算などがつきもの。それらの要件を満たしてクライアントに商品を提供するためにも、プロジェクト管理は必要不可欠です。
プロジェクトを管理するマネージャーは、縁の下の力持ちともいえるでしょう。

工務店でプロジェクト管理する目的

工務店でプロジェクト管理する目的は、大きくふたつあります。

ひとつ目は、納期や予算以内で商品を納品させてプロジェクトを成功させることです。
プロジェクト管理しないと、「いつまでに部品を用意する必要があるか」「この人数で達成できるか」など、プロジェクト成功の要件を満たせているのかを正確に判断できません。
プロジェクトを成功させてお客様に良い商品を届けることが、プロジェクト管理の最大の目的です。

ふたつ目は、プロジェクトにおける利益を最大化させることです。
納期までにプロジェクトを達成できても、利益が少なければ元も子もありません。人件費や経費などを確認し、ムダな費用を省くこともプロジェクト管理の役割となっています。
要するに、「良い仕事をして商品のクオリティと利益向上を目指すために、工務店でプロジェクト管理が必要」ということです。

プロジェクト管理で管理するもの

工務店のプロジェクト管理では、「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」「時間」の5つを管理する必要があります。

● ヒト・・・人員の担当業務や負担、人数の把握
● モノ・・・使用する建材、保管場所など
● カネ・・・経費、人件費など
● 情報・・・在庫数や進行度など
● 時間・・・各工程にかかる時間、最終納品期日など

どれも工務店でプロジェクト管理するうえで必須項目です。

工務店のプロジェクト管理に必要なこと

工務店におけるプロジェクト管理のポイントは、主に以下の3つです。

● プロジェクト管理に関する知識
● プロジェクトの見える化
● コミュニケーションスキル

プロジェクト管理に関する知識

プロジェクト管理に必要な知識はたくさんあります。下記の知識はプロジェクト管理に欠かせません。ぜひ覚えておきましょう。

プロジェクト管理に関する知識-

プロジェクトの見える化

先ほど紹介した知識を活かし、プロジェクトを見える化させることも必要です。
見える化の実現で、情報共有や進捗状況管理を効率的にできるようになります。万が一、問題が発生した場合も、短期間で原因を解明できます。

また、進捗状況管理によるメンバーへの的確な指導も可能となり、プロジェクトを効率的に進められるメリットもあります。

コミュニケーションスキル

プロジェクト管理は「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」「時間」の5つを管理する以上、コミュニケーションスキルも必要です。
どれだけプロジェクトを管理できていても、ほかの人員に情報共有できていないと必ずどこかで問題が発生します。物事を正確に伝えるコミュニケーションスキルが重要です。
また、コミュニケーションスキルを活かしてチームの士気やモチベーションの向上も期待できます。

プロジェクト管理の流れ

工務店でプロジェクト管理する基本的な流れは、以下の通りです。

1.目的を明確化する
2.タスクをリストアップする
3.進捗を把握・修正する

ステップ1.目的を明確化する

「なぜプロジェクトをおこなうのか」「目標はなにか」などを明確化することで、作業の優先順位を正確に判断できたり、目標達成後の評価を適切にできたりなど、さまざまなメリットがあります。
また、チーム全体の指標が一方向となり、モチベーションアップにもつながります。
プロジェクト達成と適切な評価をおこなうためにも、具体的な数字を用いてプロジェクトの目的を明確化しましょう。

ステップ2.タスクをリストアップする

プロジェクト達成までにどの作業が必要かを洗い出し、タスクの重要度や優先順位、完了期間などを設定します。
タスクをリストアップすることで、目標達成までの具体的なプランを組み立てられ、プロジェクトを管理しやすくなります。また、作業漏れの確認も同時に可能です。
リストアップしたタスクは、作業効率を高めるため、できるだけ人員の能力や希望に合わせて割り振りましょう。

ステップ3.進捗を把握・修正する

プロジェクトを開始し、進捗を把握しつつ状況に応じて管理内容を修正しましょう。
「現状どこまで進んでいるか」「いつまでにタスクが終わるか」などを把握することで、万が一、トラブルが発生した際も適切に対処できるようになります。

当初のスケジュール通りにタスクが進まないことが基本と思っておきましょう。特に長期間のプロジェクトとなると、何かしら問題は起こります。場合によっては、新しくタスクを追加しなければなりません。

プロジェクト管理を上手に進める方法

以下では、プロジェクト管理を上手に進める4つの方法を紹介します。

プロジェクト開始前に「実現可能性」を判断する

プロジェクト管理は、営業担当や顧客が開示したプロジェクト内容をしっかりと確認し、プロジェクトを成功させるために必要なリソース(人材、技術、予算など)と、現在の会社やチームの状態を照らし合わせることから始まります。
実現可能性を判断しないままプロジェクトを開始すると、作業途中でプロジェクトが破綻してしまう恐れがあります。
企業の業績と信頼にかかわるため、チームの状態やリソースからプロジェクトが成功できるかどうかをプロジェクト開始前に判断しましょう。
もしも必要な人材を外注する時は、予算や仕事の割り振りなどにかかわるため、この段階で決定しておくことが重要です。

進捗状況や予算の動きなどをリアルタイムで管理する

プロジェクトが動き出せば、人材や予算、技術が動き出します。プロジェクトマネージャーは、そういった動きをリアルタイムでチェック・管理する必要があります。
予想外の出費やチームメンバーの欠勤など、突発的な出来事もリアルタイムで把握しておくことで、その先に予想されるリスクを回避できる確率が高くなります。
プロジェクト達成に必要なポイントであるため、進捗状況や予算の動きなどはリアルタイムで管理できるようにしておきましょう。
複数の案件を抱えているプロジェクトマネージャーは、プロジェクト管理ツールを活用し、それぞれのプロジェクトで使用するツールと連携させるのがおすすめです。

品質のチェックリストを作成する

プロジェクトにおける各作業の工程で、商品やサービスの品質に大きく関わるポイントが必ずあります。そういったポイントを抜き出してチェックリストを作成し、作業担当者に確認してもらうことが大切です。
品質のチェックリストを作成することでチーム内の情報共有が容易になり、チームメンバーもリスクを回避しやすくなります。

また、プロジェクト終了後もチェックリストを確認し、更新することも重要です。予算や仕事の割り振り、納期から逆算したプロジェクトの段取りなどの問題点と改善点を見つけ、今後のチーム運営に役立てます。

プロジェクト管理ツールを活用す

プロジェクト管理ツールを活用すれば、顧客管理や工期進行度といったあらゆる要件を効率的に管理できるようになります。
すべて手作業でプロジェクト管理すると、費用を見落としたり工期のズレが生じたりして、プロジェクトが失敗してしまうかもしれません。また、プロジェクト管理に手間がかかり、ほかの作業ができなくなることもあるでしょう。
人員をうまく配置してプロジェクトを達成させるためにも、プロジェクト管理ツールの活用をおすすめします。

とはいえ、プロジェクトに使用できる予算には限りがあります。「Skype」や「Zoom」といったコストダウンのために安価な、もしくは無料で使用できる会議・情報共有ツールを見つけましょう。
プロジェクト管理ツールの利用を考えている人は、ぜひ「AnyONE(エニワン)」の利用をご検討ください。

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まとめ

今回は、工務店でプロジェクト管理を行う目的や流れ、プロジェクト管理を上手におこなうコツを紹介しました。
比較的長期的なスケジュールの仕事が多い工務店では、作業効率化と利益最大化を目指すプロジェクト管理は必要です。
この記事で紹介したプロジェクト管理の流れやポイントを押さえて、工務店でプロジェクト管理を行いましょう。
プロジェクト管理をより効率化したい場合は、ぜひ『AnyONE(エニワン)』の利用を検討してはいかがでしょうか?
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