建築管理システムとは、工事契約や売上金の回収など、建築業界で発生するさまざまなデータの一元管理ができるシステムです。建築管理システムは、業務効率化や長時間労働の改善など、企業に多くのメリットがあります。

この記事では、建築管理システムの概要や導入の目的、導入によるメリット・デメリット、システムを選ぶポイントなどについて解説します。
残業時間の削減や人手不足解消の方法を検討している工務店担当者は、参考にしてください。

既にシステムの導入を検討している方は、複数システムの機能比較している資料も参考にしてください。

建築管理システムとは

建築管理システムとは、工事の契約から売上金を回収するまでの各段階におけるデータの一元管理が可能となるシステムです。社内には、業務に関するさまざまなデータがありますが、それらが別々に管理されていることは少なくありません。

このような状況では、「必要なデータがすぐに見つからない」「同じデータが重複登録される」といったトラブルが起こりやすいです。
建築管理システムがあれば、データの集約が可能で業務効率の向上が期待できるほか、経営判断などにも役立つでしょう。

主な機能

建築管理システムは、各社から提供されており、システムによって異なる機能を有します。一般的には、以下のような機能を搭載しています。

●　受注管理：物件情報や契約情報、工期など受注した工事の情報を管理する
●　実行予算管理：現場別に作成する実行予算を管理する。損益の可視化につながるため予算を立てやすくなる
●　発注管理：実行予算にもとづいて発注金額の管理などをおこなう
●　入金管理：顧客からの入金情報を管理する
●　工程管理：各現場の工程表の作成や管理ができる

自社にとって必要な機能がなにか把握しておくと、業務効率をより高めることができるでしょう。

建築管理システムを導入する目的

建築管理システムを導入する主な目的は、現場・施工管理の効率化、事務・経理作業の効率化、収益性の改善です。

現場・施工管理の効率化

建築管理システムを導入する目的の1つに、現場業務や施工管理業務の効率化が挙げられます。
建築業界の中には、以下のアナログな作業がおこなわれています。

●工事写真を郵送する
●紙の図面を持ち歩く
●施工状況の確認のために毎回現場に足を運ぶ

上記の作業は、担当者にとって大きな手間となっているでしょう。

これを改善するために建築管理システムが導入されています。建築管理システムがあれば、以下のように業務をデジタル化できます。

●工事写真の管理や送信をシステム経由でおこなえる
●システムで図面を確認できるため、図面を持ち歩く必要がない

間接的な業務負担を軽減することで、全体の業務効率向上につなげられます。
施工管理担当者は、業務効率化によって現場のマネジメントに注力できるため、現場の生産性向上・環境改善などにもつながるでしょう。

事務・経理作業の効率化

建築管理システムは現場や施工管理業務の効率化だけでなく、事務・経理作業の効率化を目的として導入されるケースもあります。
建築業界に限らず、月末・月初は経理作業が多くなるため、担当者の負担は大きくなります。
また、企業によってはアナログ環境で作業をおこなっているケースも少なくありません。

システムの中には、現場別に受発注や見積書の作成・管理など、お金の動きを把握・管理できるシステムもあり、担当者の業務負担を軽減できます。
またシステムによっては作成済みの見積書などからデータを収集し、自動で反映できるため、情報の入力ミスも少なくなるでしょう。

収益性の改善

建築管理システムの導入で業務効率化が実現すると、無駄な作業が減って、収益性の改善につなげることも可能です。
例えば、写真や見積書などのデータをシステム経由で共有できれば、営業担当者がわざわざ現場を訪れる必要がなくなります。
また情報の自動収集によりミスを削減できれば、余計なコストの発生も防げるでしょう。コスト削減や収益性の改善につなげられます。

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建築管理システムのメリット

建築管理システム導入により企業が得られるメリットはさまざまです。
具体的なメリットを3つご紹介します。

業務データを集約できる

業務に関連するデータをシステム上に集約できるため、経営資源の一元管理が可能となります。
データを異なるシステムで管理しているケースもありますが、必要なデータを探す手間が発生してしまいます。
一方で、建築管理システムでは、必要なデータがすべて1箇所に集まっています。さらに検索機能を搭載している場合が多く、すぐにデータを見つけられるでしょう。

現場との連携を効率化できる

建築管理システムでは、情報や作業の進捗状況をリアルタイムで共有できるため、現場と事務所・本社との連携をさらに効率化できます。
これまでは、現場別に作業の進捗状況を確認し、そのデータを集計したうえで工程や売上などの予測を立てていました。しかし、システムに情報を入力した時点で共有可能となるため、従来よりもスピード感を持って業務に取り組めるでしょう。

長時間労働を改善できる

業務効率化を実現することで、無駄な作業を減らせるため、長時間労働の改善につながります。
また、作業の進捗状況を適切に把握することで、従業員が働きすぎていないかどうかも確認でき、必要に応じて工程の調整なども可能です。
ゆくゆくは、「週休二日制」や「有給休暇の消化」も実現できるでしょう。

建築管理システムのデメリット

建築管理システム導入には、いくつかのデメリットにも注意しなければなりません。
例えば、自社内でシステムの管理体制が整備されていないと、十分に使いこなすことができません。事前に準備しておくべきでしょう。

自社で使わない機能を搭載したシステムを使用していると割高になるかもしれません。
また、別のツールを使用している場合、建築管理システムとの連携に手間がかかる、もしくはできないケースもあるため事前に確認する必要があるでしょう。

建築管理システムの選び方

自社に最適なシステムを選ぶためには、選ぶポイントを把握することが大切です。
ここでは、建築管理システムを選ぶポイントを3つご紹介します。

社内課題を解決できるか

建築管理システムによって搭載している機能はさまざまです。自社の課題を解決できるかどうかを把握することはシステム選びのうえで重要です。
中には、すべての業務を網羅したシステムも存在します。大半の課題は解決できると考えられますが、その分、導入コストがかさむことに注意しなければなりません。
導入にあたっては自社の課題を明らかにし、課題解決に向けてどのような機能が必要なのか検討することが大切です。

ITが苦手なスタッフでも使えるか

いくら優れた機能でも、現場のスタッフが使いにくいシステムでは本末転倒です。ITの苦手なスタッフでも使えるかどうか確認することは重要です。
例えば、「管理画面がシンプルで一目見ただけで直感的に操作できるかどうか」、「システムを利用するために余計な作業が発生しないか」といった点をチェックしてください。

サポート体制が充実しているか

導入直後は、操作に慣れていないためにトラブルが発生するかもしれません。サポート体制の有無についてもチェックしておく必要があります。
例えば、導入前には事前研修をおこない、導入後もいつでも相談できるなどサポート体制がある方が、初めてシステムを導入する企業でも安心して利用できるでしょう。

無料版建築管理システムの注意点

建築管理システムの中には、無料で提供されているものもあります。無料版は費用がかからないことがメリットです。しかしシステムによっては、追加費用を求められることもあります。

無料版建築管理システムの導入を検討している方に、無料版の注意点を2つ解説します。

機能制限

機能が制限されている場合があります。「工程表の作成はオプション扱い」「協力業者との連絡機能は無料では使用できない」などの制限があり、無料では1つのシステムで工務店業務を完結させられません。

追加費用を支払うのであれば、有料版を導入した方が1つのシステムに業務を集約でき、現場が混乱しません。

サポートが不十分

不具合やトラブルがあっても、すぐにサポートを受けられないことがあります。どのようなシステムでも、不具合やトラブルが発生しないことはありえません。重要なことは、問題が発生してもすぐにサポートが受けられ、業務が止まらないことです。

長期間使用するシステムは、サポートが十分に受けられるシステムを導入した方が、業務で安心して使用できます。

まとめ

今回は、建築管理システムの概要や導入目的、導入によるメリット・デメリット、システムを選ぶポイントなどについて解説しました。
建築管理システムは、工事に関するデータを一元管理できるシステムです。
業務効率化を図ることができるほか、長時間労働の改善にもつながるなど企業にさまざまなメリットをもたらします。
システムを選ぶ際は、自社の課題を解決できるかどうか、サポート体制の有無をチェックしましょう。

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