勤怠管理システムとは、出退勤時の打刻や休暇申請、シフト管理、残業時間の管理など、勤怠管理をする際に使用するシステムです。
この記事では、勤怠管理システムの概要や主な機能、導入によるメリット・デメリットなどについて解説します。
勤怠管理は企業にとって欠かせない重要な業務ですが、担当者にかかる負担は決して小さくありません。
勤怠管理を、効率化したい担当者は参考にしてください。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、出勤や退勤の時刻を記録するシステムです。
出退勤以外にも、休暇申請やシフト管理、残業時間の管理など、勤怠管理に関連する業務全般に活用できます。

これまで、出退勤の管理は、タイムカードで打刻しエクセルで管理するケースが一般的でした。しかし、近年では指紋や顔認証を活用した生体認証、交通系ICカードによる打刻、QRコード、スマートフォンなどで打刻をおこない、システムで管理するケースも多くなっています。

勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムには、さまざまな機能が搭載されており、システムを活用することで、勤怠情報を正確かつ効率よく管理することが可能となります。
具体的には、以下のような機能を挙げられます。

●　打刻
●　勤怠集計
●　休暇管理
●　申請・承認
●　シフト管理

打刻は、従業員の出退勤時刻を登録する機能です。打刻するとシステム上に情報が登録されるため、給与計算をおこなう際などに活用できます。
また、勤怠集計は、打刻情報をもとに出勤日数や勤務時間、残業時間などを集計する機能です。
システムによっては事前に休憩時間や残業が始まる時間を設定することで、自動集計ができるものもあります。
休暇管理は、従業員が有給休暇などを申請し、承認もしくは差し戻しをおこなう機能です。休暇申請が承認されると、シフトに反映されるケースが一般的となっています。
申請・承認は、休暇申請のほか、残業や休日出勤など、管理者による承認が必要な場合に使用する機能です。
そして、シフト作成は事前に従業員に出勤可能な日時を登録してもらうことで、シフト作成およびシフトの共有ができる機能です。

このように、勤怠管理システムにはさまざまな機能が備わっています。これらを活用することで、よりスムーズな勤怠管理が可能となるでしょう。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システム導入によって企業が得られるメリットはさまざまです。
ここでは、主なメリットを3つご紹介します。

正確かつ効率的な労働管理

勤怠管理システムを導入することで、勤務時間を正確に把握することが可能となります。
手書きの勤怠管理表など、アナログな方法だと「残業時間を故意に増やす」、「申告なしで早退する」といった不正ができてしまいます。しかし、打刻によって自動的に情報が登録されるシステムではそういった心配もありません。
また勤怠管理システムでは、情報の修正履歴も把握できるケースが一般的であるため、遅刻したにもかかわらず、後になって時間を修正するといったこともできなくなります。

正確な労働管理をおこなうためには、勤怠管理システムの導入はもちろんのこと、建設業における働き方改革についても理解しておくことが重要です。
働き方改革について詳しく知りたい方は、時間外労働の上限規制や長時間労働是正に向けた具体的な取り組みなどについて解説している記事もご覧ください。

最適な人事配置の実現

労働時間が正確に把握できることで、「誰がどのくらいの業務を抱えているのか」業務負担の大小が把握できるため、最適な人事配置につなげることができます。
例えば、効率的に業務を進めているにもかかわらず、残業時間が多く、休日出勤をしている社員がいる一方で、定時でちゃんと退勤している社員がいるという状況は、会社としても望ましくありません。
特定の社員に負担がかかりすぎないよう、勤怠管理システムを活用して人員配置や仕事の割り振りを見直すことが大切です。

勤怠報告を省略

勤怠管理システムを活用すれば、申請・承認のワークフローがシステム上ですべて完結するため、勤怠報告の省略が可能となります。
企業によっては、勤怠報告を入力したうえで上司の捺印が必要となるケースもあります。このような場合、もし上司が外出していると上司の帰社を待たなければならず、申請・承認に手間がかかってしまいます。
システムを活用すれば、申請だけしておくと、上司が後から承認することができるため、無駄がありません。
また、昨今ではテレワークを導入している企業も見られますが、勤怠管理システムがあれば、自宅からでも勤怠報告が簡単にできるため、出社の手間を省くことが可能です。

勤怠管理システムのデメリット

勤怠管理システムの利用にあたってはいくつかのデメリットに注意しなければなりません。
ここでは、具体的なデメリットを2点ご紹介します。

機能が限定される

システムの導入によって業務効率化を目指している場合、勤怠管理だけのシステムでは、業務全体の効率化にはつなげられません。
業務効率化につなげたい場合、勤怠管理システムとは別に業務管理システムなどを導入する必要があります。

勤怠管理に限らず業務全体の効率化を図りたい方は、建設業における管理業務について取り上げている記事もご覧ください。

自社と合わない恐れ

システムによっては、「自社の業務内容に合っていない」、「自社で使用する勤怠管理項目が無い」など、自社に適さないシステムもあるため注意しなければなりません。
また、高性能であるものの、現場で実際に使用する人にとって扱いにくく、社内で十分に活用できないといった事態に陥る可能性もあるでしょう。
さらに、昨今では勤務形態がより複雑なものとなっている点にも注意が必要です。フレックスタイムや裁量労働、夜勤など働き方に応じた勤怠管理ができるか確認しておきましょう。

業務全般を効率化するならAnyONE

勤怠管理システムは各社から展開されていますが、勤怠管理に限らず業務全体を効率化したい企業の担当者には「AnyONE」の利用がおすすめです。
AnyONEは建築業に特化した業務管理システムであり、勤怠管理機能こそついていませんが、日報管理や営業状況の管理、顧客情報管理、入出金管理などあらゆる情報の管理・共有が可能となるため、労働実態の見える化が実現し、業務効率化につなげることができます。

業務効率化の鍵を握るものが作業日報です。
詳しく知りたい方は、作業日報の概要や記載項目、作成方法などについて解説している記事もご覧ください。

まとめ

今回は、勤怠管理システムについて、その概要や主な機能、導入によるメリット・デメリットなどについて解説しました。
勤怠管理システムは、出退勤時の打刻や休暇申請、シフト管理、残業時間の管理など、勤怠管理に関連する業務全般に活用できるシステムです。

勤怠管理システムを導入することで、社員の正確な勤務時間を把握できるほか、集計作業などもスムーズにおこなえるため、勤怠管理業務の効率化を図ることができます。
システムによっては自社に合わないものもあるため、選ぶ際には必要な機能を明確にしておくことが大切です。
また、勤怠管理に限らず、業務全体の効率化を図りたい場合は、AnyONEのような業務管理システムの導入がおすすめです。

なお、下記のコンテンツではAnyONEとそれ以外の他社システムの機能比較をおこなっているため、業務管理システムに興味のある人はこちらもご覧ください。