プロジェクト管理とは、プロジェクトに関わる人やもの、お金、時間などをコントロールして、成功へと導くことです。
この記事では、プロジェクト管理の概要や目的、プロジェクト管理をおこなう際のポイントなどについて解説します。
プロジェクトをスムーズに進め、自社の利益を最大化するためにプロジェクト管理は必要不可欠です。
プロジェクト管理のコツについて知りたい方は、参考にしてください。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトの計画をコントロールすることで目標達成に導くことです。
具体的には、人やもの、お金、時間などをコントロールします。

プロジェクトには、あらかじめ予算や納期が決められています。これらに沿って成果を挙げるために、プロジェクト管理は欠かせません。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理の主な目的は、以下の2つです。

1.プロジェクトを納期までに終わらせること
2.プロジェクト利益を最大化すること

プロジェクトには、納期が定められています。納期までにすべての作業を終え、成果物を挙げなければなりません。
一方で、プロジェクトの最中に「トラブルが発生する」「顧客からの追加注文が入る」など、予期せぬ事態によってスケジュール通りに作業が進まないこともあります。
不測の事態が発生しても、納期までに終えられるようにプロジェクトが管理します。
例えば、当初のスケジュールよりも遅れている場合は、メンバーの業務を再度振り分けをすることもできるでしょう。

また、プロジェクト推進にあたっては、ただ納期までに終えるだけでなく、自社の利益をできるだけ大きくすることも意識しなければなりません。
例えば、プロジェクトはあらかじめ決められた予算で進めますが、プロジェクト管理を通して人員や工程などのムダを減らし、利益を大きくすることが可能です。

プロジェクトを管理しないリスク

プロジェクトを管理しないと、プロジェクトの進捗状況が適切に把握できず「納期に間に合わない」「コストが予算を上回り赤字となる」ことにもなりかねません。

また、スケジュールに遅れが生じ、納期に間に合わせるために品質を無視した作業がおこなわれる可能性もあるでしょう。低品質な成果物を納品すると、かえって顧客からの信頼を失う恐れもあります。

プロジェクト管理は会社の義務ではありません。しかし、管理しないとリスクを負うことに注意しなければなりません。

プロジェクト管理の流れ・手法

プロジェクト管理に取り組む際の大まかな流れは以下の通りです。

1.目的を確認する
2.タスクを洗い出す
3.担当者や期限を決める
4.進捗を把握し、必要に応じて計画を修正する

1. 目的を確認する

プロジェクト管理をおこなうにあたっては、まずプロジェクトの目的を確認します。
目的はプロジェクトの指針です。最初の段階で目的を明確化すると、プロジェクトチーム全体の意思統一につながるり、プロジェクト管理の判断軸にもなります。
一方で目的が曖昧なままだと、プロジェクト管理に当たって優先順位をつけられず、最適な判断をおこなえません。
なお、目的を明確化する際は、プロジェクト終了後に振り返りや評価ができるように、数字を盛り込むことをおすすめします。

2. タスクを洗い出す

目的が明確になったら、引き続きプロジェクトで発生するタスクを洗い出しします。
目的を達成するために、具体的にどのようなタスクが必要となるのか、タスクをリストアップし、作業内容や重要度、作業の順番などを整理しましょう。

3. 担当者や期限を決める

タスクの洗い出しが完了したら、担当者や各タスクの期限を設定します。
タスクを割り振る際は、プロジェクトメンバーの希望やスキルなどを考慮したうえで決めることが大切です。

4. 進捗を把握し、必要に応じて計画を修正する

ここまでできたら、実際にプロジェクトを進めていきます。
プロジェクト管理の担当者は、進捗状況をこまめに確認し、必要に応じてタスクや期限の修正、人員の再配置などをおこなってください。
進捗状況を確認するためには、メンバーとのコミュニケーションが欠かせません。定期的なミーティングを開くことも大切です。

プロジェクト管理成功の秘訣

プロジェクト管理を成功させるためには、プロジェクト管理ツールの利用がポイントとなります。
プロジェクト管理ツールには、一般的に、予算やスケジュール、品質などを管理するための機能が備わっています。

例えば、プロジェクト計画書の作成ができるツールであれば、エクセルを使って一から計画書を作成する必要がなく、プロジェクト管理をスムーズにおこなえます。
また、ガントチャートの作成に対応しているツールであれば、タスクの進捗や担当者を一目で把握することが可能です。

プロジェクト管理ツールを導入することで、進捗の可視化が可能となり、トラブルが発生したときにも、迅速な対応が可能となるでしょう。

プロジェクト管理に便利なツール

プロジェクト管理にはさまざまなツールが使用されます。
ここでは主なツールを2つご紹介します。

ITシステム

システムを活用したプロジェクト管理も可能です。
システムには、大きく分けて「インストール型」と「クラウド型」が存在します。

インストール型は、各端末にシステムをインストールをおこない利用します。
インストールすれば、インターネット環境がなくても利用できますが、導入や運用、保守などは自社でおこなうため、専門的な知識を備えた人材が必要となります。

一方のクラウド型は、クラウドを経由してシステムを利用するため、インターネット環境さえあれば、どこからでも利用できます。インストールは不要です。
運用や保守などはサービスを提供するベンダーがおこなってくれるため、自社の負担はほとんどありません。
さらにリアルタイムでの情報共有や同時編集などにも対応しているため、プロジェクト管理もおこないやすいでしょう。

クラウド型の工程管理の便利な機能について下記の記事で解説しています。気になる方はご一読ください。

Link_-クラウド型工程管理とは？管理の課題や便利なシステムを紹介

エクセル

建築業におけるプロジェクト管理は工程表でおこなうため、エクセルを活用できます。エクセルはすでに多くの企業で利用されているため、基本的に導入コストや操作指導などは不要で、社内に取り入れやすいです。
またインターネットで検索すると、プロジェクト計画書のテンプレートなど、無料で使えるテンプレートがたくさん見つかるため、それらを活用することも可能です。

一方で、エクセルはリアルタイムでの情報共有に適していません。誰かがエクセルを編集している場合、それを保存しなければ情報を共有できません。
また、同時編集にも対応していません。同じファイルを同時に開き、それぞれ編集して保存すると、最新のファイルが2つ存在するために、混乱をきたす可能性もあります。
データが増えてくると動作が重くなってしまうため、ストレスを感じる人もいるでしょう。

エクセルの活用に興味がある人、システムとどちらを使用すべきか迷っている人は、エクセルとシステムの比較をおこなっているこちらの記事もご覧ください。

【工程表の作り方】エクセルと工務店向けソフトを比較！

建築業のプロジェクト管理にはAnyONE

建築業でも工事の進捗を管理するために、プロジェクト管理は欠かせません。
ここでは、建築業での使用を想定して作られたシステムで、プロジェクト管理にも活用できる「AnyONE」をご紹介します。

AnyONEは、工程管理や見積作成、顧客管理、実行予算作成、受発注管理、入出金管理、アフター管理など、建築業で発生する大半の業務に対応している業務管理システムです。
大企業から中小企業、さらには一人親方まで、規模に関係なく利用できます。
工程管理をおこなうことで、工事の進捗状況や担当者などがリアルタイムで把握できるほか、見積もり、実行予算、発注の各段階のお金の情報を管理することで、利益の推移を追うことも可能です。

さらに、AnyONEは、「クラウド型」でパソコンはもちろんスマートフォンからでも利用できるため、現場でプロジェクトの進捗状況を把握することもできます。
業務効率化を図りたい企業にも適しているでしょう。

【工務店・建築業向け】工程管理とは？目的や手段、おすすめのソフトを紹介

【建築】施工管理とは？種類や業務内容、必要なスキルを解説

まとめ

今回は、プロジェクト管理について、その概要や目的、具体的な流れ、おこなう際のポイントなどについて解説しました。
プロジェクト管理とは、プロジェクトの計画をコントロールすることで目標達成に導くことです。
納期までに作業を終えるためにも、より高い利益を上げるためにも、プロジェクト管理は欠かせません。

プロジェクト管理をスムーズにおこなうには、ツールの利用がおすすめです。
AnyONEをはじめとしたシステムによる管理であれば、リアルタイムでの情報共有も可能となるため、より効率良くプロジェクト管理ができるでしょう。

なお、業務管理システムの導入に興味のある人は、AnyONEとそれ以外の他社システムの機能比較をおこなっている下記のコンテンツもご覧ください。