文書管理とは、業務の過程で発生する文書を管理することです。この記事では、文書管理の概要や必要性、文書管理をおこなうメリット、などについて解説します。

機密情報が記載されている文書の管理は企業にとって欠かせません。しかし管理する文書が多いため、手間に感じている方も多いでしょう。

文書管理を効率よくおこないたい方におすすめのシステムについて取り上げているため、参考にしてください。

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文書管理とは

文書管理とは、その名の通り、企業が扱う文書を管理することです。具体的な例としては、以下を参照してください。

●　契約書
●　見積書
●　図面
●　帳票
●　帳簿

文書管理をおこなうにあたっては、ただ単に文書を保管・管理するだけでなく、作成から廃棄までのサイクル全体を管理しなければなりません。

文書管理すべき理由

文書管理をおこなうことで、必要な文書をすぐに見つけら、業務効率化につなげることが可能です。企業は膨大な数の文書を保管します。管理場所や管理方法が統一されていないと、どの文書がどこにあるのか、わかりにくくなります。

過去の文書を参考に、新しい文書を作る場合など、これまでの文書を使用することは珍しくありません。このような場合に時間を無駄にしないために、文書管理は欠かせません。

また文書管理をすることで、セキュリティの強化にもつながります。社員・顧客の個人情報を記載した文書を適切に管理せず、紛失・流出してしまうと大きな事件に発展しかねません。

取引先や顧客からの信頼を失うだけでなく、場合によっては損害賠償請求を受ける可能性もあります。
文書の管理場所、管理方法が徹底されていれば、紛失や流出のリスクを低減することができます。
こういった点からも文書管理をおこなうべきだといえます。

建築業における文書管理ルール

文書管理には守るべき法的ルールがあるため、管理には注意が必要です。
ここでは建築業における文書管理のルールについて解説します。

保存義務のある書類

建築業に関するルールを定めている「建築業法」では、以下の3種類の書類を保存することが義務づけられています。

●　帳簿
●　帳簿の添付書類
●　営業に関する図書

営業に関する図書の「図書」とは図面のことです。
なお、保存にあたっては本社での一括保存は認められていないため注意してください。例えば、複数の営業所を抱えている工務店であれば、各営業所で書類を保管しなければなりません。

保存期間

建築業で保管する文書には、保存期間が定められています。文書の種類によって保存期間は異なります。

●　帳簿：５年間
●　帳簿の添付書類：５年間
●　営業に関する図書：10年間

これらの保存期間は、建設物の引渡し日を起算日としてカウントされます。

データでの保存にあたっては、義務づけられているわけではありませんが、改ざんや不正などを疑われることのないようにタイムスタンプの利用をおすすめします。
タイムスタンプとは、スタンプに記載されている時刻よりも前に電子文書が存在していたことを証明し、その時刻以降は文書の改ざんがおこなわれていないことを証明するものです。

文書管理のポイント

文書管理は紙で保存できますが、効率や使いやすさを考慮する場合は「文書管理システム」の利用がおすすめです。
文書管理システムとは、文書の作成・保管・管理といった一連のサイクルを、ペーパーレスでまとめて管理できるシステムです。
文書は管理だけでなく作成にも時間がかかりますが、全てシステム上でおこなえるようになれば、業務効率を高められます。

文書管理システムのメリット

文書管理システムの導入で得られる具体的なメリットを4つ紹介します。

業務効率化

一般的に文書管理システムは、検索機能を備えているため、必要な文書をすぐに見つけられます。
紙の文書をファイリングしている場合、大体の保管場所は把握できても、ファイルの中を探さなければなりません。
文書管理システムの検索機能によっては、完全一致による検索だけでなく、あいまい検索、全文検索などに対応しているものもあるため、業務の無駄を省くことが可能です。
そのほかにも、タグづけできるシステムもあるため、効率よく文書管理ができるでしょう。

セキュリティ対策

紙による文書管理では、紛失や破損の可能性が常に伴います。しかし、文書管理システムでは文書をデータで管理するため、紛失や破損の心配がありません。
万が一の事態に備えて、データのバックアップをとっておけばさらに安心できます。

また、多くのシステムでは、アクセス権限を管理できるため、業務の関係者以外は文書を閲覧できないようにすることも可能です。
特に顧客情報など、守秘義務のある情報が記載されている文書に対して、アクセス権限の管理は役立ちます。

自動廃棄に対応

文書管理システムの中には、保存期間を設定できるものもあり、設定期間をすぎた文書は自動的に廃棄されます。
建築業で取り扱う文書には、保存期間が定められているものもありますが、保存期間をすぎて廃棄を忘れてしまうこともあります。

廃棄せずに紙のファイルを保管していると、管理する物量が増えてより負担がかかります。
自動廃棄に対応している文書管理システムであれば、そういったリスクを回避できます。

保管スペース不要

文書管理システムを利用すれば、文書は全てデータで保管することとなり、保管スペースを確保する必要がありません。
紙の文書の場合、ファイリングした文書を管理するために、本棚やラックを用意しなければなりませんでした。

しかし、データ化することで保管に使用する道具もスペースも不要となるため、コスト削減にもつなげられます。
建築業では扱う文書が多く、文書が増えてもスペースを必要としない文書管理システムは便利に使えます。

おすすめの文書管理システム

文書管理システムは各社から展開されていますが、ここでは建築業での利用を想定して作られたシステムである「AnyONE」をご紹介します。

AnyONEは、帳簿や図面などあらゆる文書をデータで保管・管理できるだけでなく、顧客管理や見積作成、工程表作成、アフター管理など、建築業で発生するさまざまな業務に対応している業務管理システムです。

文書は、クラウド上で保管・管理されるため、使用しているパソコンが故障したとしても、他の端末からアクセスすることができます。
また、インターネット環境さえあれば利用できるシステムであるため、現場からスマートフォンを使って文書を確認する、リモートワークで自宅からアクセスするといったことも可能です。

まとめ

今回は、建築業の文書管理について、その概要や文書管理の必要性、文書管理のメリットなどについて解説しました。
文書管理は、企業の業務効率を向上させ、セキュリティを強化するためにも必要不可欠なものです。
従来は紙による保管が主流でしたが、現在ではシステムを利用した管理も各社でおこなわれているため、文書管理を効率よくおこないたい方は、ぜひシステムの導入を検討してみてください。

なお、AnyONEをはじめとした業務管理システムに興味のある方は、各社のシステムの機能比較をおこなっているこちらの記事もご覧ください。