電子帳簿保存法は、帳票の電子保存に関する取り決めを定めた法律です。工務店では膨大な書類を管理する必要がありますが、管理コストに困っている事業者の方も多いでしょう。

また、法律名は聞いたことがあっても、内容はよく理解していない人も多いのではないでしょうか。
この記事では、電子帳簿保存法の内容やメリット、対応する際の注意点などについて解説します。電子帳簿保存法について知りたい工務店の経理担当者は参考にしてください。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、帳票の電子保存に関するルールを定めた法律です。1998年に成立したこちらの法律は、国税に関連する帳簿類や証憑類を電子データとして保存することを認めています。

これまで帳簿類や証憑類といった書類は基本的に紙で保存されており、中には電子データを印刷して紙で保存する企業もありました。電子帳簿保存法は書類の保存にかかる手間、コストを削減することを目的として作られたものです。

当初は、法律を適用するための条件が多いこともあり、電子保存を利用する企業は多くありませんでしたが、複数回の法改正を経て要件が緩和されたことで、多くの企業で利用されています。

　電子保存ができる書類とできない書類

電子帳簿保存法では、あらゆる書類を電子データで保存できるわけではありません。保存にあたっては、電子保存可能な書類と不可能な書類を理解することが大切です。

電子保存ができる書類には以下のようなものがあります。

●　帳簿：現金出納帳、仕訳帳、経費帳、売上帳など
●　決算関係書類：貸借対照表、損益計算書など
●　その他の証憑類：契約書、請求書、見積書、注文書など

2024年の法改正により、ほとんどの書類が電子保存できるようになりました。一方で、以下の書類は電子保存ができません。

●　手書きで作成した仕訳帳・請求書の写し
●　総勘定元帳などの主要簿
●　取引先から受け取った請求書
など

　スキャナ保存ができる書類とできない書類

電子帳簿保存法では、スキャナ保存に関するルールも定められています。スキャナ保存ができる書類とできない書類はそれぞれ以下の通りです。

●　スキャナ保存ができる書類：請求書、見積書、契約書、納品書など
●　スキャナ保存ができない書類：仕訳表などの帳簿、貸借対照表、損益計算書など

スキャナ保存ができない書類は、電子データもしくは紙で保存することとなります。

2024年開始｜改正電子帳簿保存法

2024年より電子帳簿法が改正されています。ペーパーレスへの動き、書類管理にかかる人的コストを軽減するためです。改正電子帳簿保存法についても、知識をつけておきましょう。

　電子取引による書類の紙ベース保管の禁止

2024年の電子帳簿改正後は、電子取引の書類は電子データとして保管が必須となります。そのため、印刷して紙の台帳で保存することはできません。電子メールやクラウドサービスのデータ、ペーパーレスFAXの書類などは、すべて電子保管が必要です。

　税務署長の事前承認制度の廃止

改正前は電子帳簿保存に税務署長による事前承認が必要でした。しかし事業者への手続き負担などを考え、2024年より上記手続きは廃止されています。

【参考】電子帳簿保存法が改正されました

　優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置の整備

国税関係帳簿において、優良な電子帳簿の要件を満たす場合は、仮に帳簿の記載事項についての申告漏れがあった場合の過少申告加算税が5％軽減される措置が取られます。

ただし、意図的な所得隠しなど悪質性が見られる場合はこの限りではありません。

　保存要件

電子帳簿の保存要件も以下のように変わりました。

スキャナ保存の場合はタイムスタンプの付与が必須です。不要期間は最短2ヶ月と7日、さらに検索要件は「取引年月日・金額・取引先」の3つのみに緩和されています。

電子帳簿保存法を企業で行うメリット

電子帳簿保存法によって企業が得られるメリットはさまざまあります。ここでは主なメリットを4つ紹介します。法律を自社に適用すべきか迷っている企業の担当者は参考にしてください。

　経理部の業務効率化

電子化された書類データ化は検索ができるようになるため、当該書類が必要な時に簡単に探すことができ、業務効率化が期待できます。
紙で保存している場合、保管場所を適切に管理できていなければ、書類を探すだけでも一苦労です。また紙の場合、保存にあたっては1枚1枚をファイリングしなければなりません。電子保存では、こういった無駄な時間を省けます。

　テレワーク・リモートワーク対応

電子保存ができれば、遠隔地からでも電子データにアクセスできるため、テレワークやリモートワークにも対応可能です。紙で保管する場合は、内容確認や管理のために誰かしらが出社しなければなりません。

しかし、新型コロナウイルス感染拡大の影響によりテレワークが求められている中で、出社する社員が増えることは避けるべきです。
電子保存は、昨今の社会情勢に対応するために重要な役割を果たしてくれるでしょう。

　ペーパーコストの削減

各種書類の電子化によって、紙で保存する必要がなくなるため、インクや用紙といった印刷にかかるペーパーコストの削減が可能です。書類1枚のコストはわずかなものですが、日々印刷される大量の資料を減らすことで、支出を抑えられます。
また、保管時に使用するファイルや保管スペースも不要となるため、業務削減や省スペースにもつながるでしょう。

　省スペース化

電子帳簿保存法改正により、電子化された帳簿などは電子化して保管できます。そのため、キャビネットや大量の台帳を保管する必要がなくなり、工務店内のスペースを削減可能です。また、重要書類を保存するための鍵付きキャビネットの運用、管理などの手間もなくなります。

　機密データの保護

電子化した書類は一般的にクラウド環境に保存されるため、紛失のリスクを回避できます。また、定期的にバックアップをおこなっておけば、データが消失したとしても復元可能です。

紙による保存の場合、時間が立つにつれて文字が薄れて読みにくくなる可能性があるほか、火事などで消失する恐れもあります。帳簿関係の資料は作成時から時間が経過しても税務調査などで必要になるため、見やすい状態で保存することが大切です。

電子帳簿保存法の注意点

電子保存を行う場合、いくつかの点に注意しなければなりません。ここでは、保存時の注意点を2点紹介します。これから電子保存を始めようとしている工務店は参考にしてください。

　社内運用ルールの統一

これまで紙での保存を行っていた企業の場合、電子帳簿保存法への適用にあたって書類の扱い方に関する運用ルールを整備・統一しなければなりません。

例えば、「受け取った領収書は電子化したうえで経理担当者に提出する」といったイメージです。ルールの整備にあたっては、法律で定められている要件を適切に理解する必要があります。

　社員教育の必要性

整備されたルールを社内で共有するにあたり、社員教育を行う必要があります。新ルール導入に伴い新たなシステムを使用する場合は、システムの説明会、講習会なども行わなければなりません。

そのほかに、スマートフォンやタブレット端末を使った書類の電子化方法がわからない社員にも教育が必要です。

　要件を満たした機器の準備

電子帳簿保存法を遵守し、要件を満たせる機器やソフトウェアの用意も必要です。今後電子帳簿保存していくにあたり、必要なツールやIT機器の導入が必須となりました。IT機器の導入に関しては補助金の利用も可能です。

電子帳簿保存ならAnyONEがおすすめ！

電子帳簿保存を行うためのツールは各社から展開されていますが、ここでは、先ほど触れた注意点を払拭できるツールとして「AnyONE」を紹介します。

AnyONEは、工務店での使用を想定して作られた業務管理システムで、顧客情報の管理や見積書作成、工程表作成、図面写真管理、アフター管理、各種帳票管理など、住まいづくりに関する機能を一通り備えている点が特徴です。
業務に関わる情報はAnyONEに全て集約されるため、社内ルールの整備も行いやすいでしょう。また、情報の一元管理が可能となることで、業務効率化も期待できます。

情報や資料はアクセス権限の管理ができ、必要最低限の社員しかアクセスできないようにすることも可能です。セキュリティ面でのリスクも軽減されるでしょう。さらに、導入では専任の担当者によるサポートも受けられるため、使い方がわからず電子保存に対応できない社員が出てくる心配もありません。

まとめ

今回は、電子帳簿保存法についてその概要から電子保存によって得られるメリット、法律を適用する際の注意点などについて解説しました。電子帳簿保存法は、帳簿や証憑などの各種書類の電子保存に関するルールを定めた法律です。

2024年には改正法案が施行されており、今後も状況に合わせて電子帳簿保存法が改正されています。法改正に適応するためにも、電子帳簿管理ツールの導入がおすすめです。
業務効率化やコスト削減といったメリットの一方で、適用する際はルールの整備や社員教育が必要となります。そのため、AnyONEのような業務管理システムの導入も1つの方法となるでしょう。

以下のコンテンツでは、AnyONEを含む4社が提供する工務店向け業務管理システムの機能比較を行っています。業務管理システムは多くの企業から提供されていますが、機能はシステムによって異なります。業務管理システムに興味のある工務店の担当者は、こちらもご覧ください。