【建設業】エクセル工程表の作り方とは?注意点や解決策も

【建設業】エクセル工程表の作り方とは?注意点や解決策も

工務店が工事現場の進捗状況を管理・把握する場合、工程表は必要不可欠です。工程表の作成方法はさまざまですが、その1つにエクセルを使った方法があります。

この記事では、エクセルで工程表を作る方法から注意点まで解説します。エクセルを使った工程表の基本的な作成方法を知りたい方は参考にしてみてください。

エクセル工程表の種類

エクセル工程表の種類
エクセルで作成できる工程表にはさまざまな種類がありますが、代表的なものとしては、「バーチャート工程表」と「ガントチャート工程表」が挙げられます。

エクセルで工程表を作るメリット・デメリットについても押さえておきましょう。

  バーチャート工程表

バーチャート工程表

バーチャート工程表とは、上の画像のように縦軸に作業項目が、横軸に日付が入力されている工程表のことです。作業項目別に、「いつからいつまで作業を行うのか」を横軸に沿って棒状(赤い棒の部分)に記載します。

バーチャート工程表には、「作成が簡単である」、「スケジュールを把握しやすい」というメリットがあります。
作業項目と日付を入力するだけで作成できるため、エクセルを扱える人であれば誰でも利用できます。また、スケジュールは棒状に示されるため、一目見るだけでそれぞれの作業期間をすぐに理解できます。
さらに、予定の欄と実績の欄をそれぞれ設けるとこで、予定に対する作業の進捗状況の把握も可能です。

  ガントチャート工程表

ガントチャート工程表は、作業の段取りが項目別にまとめられている工程表です。
具体的には、縦軸には「WBS(Work Breakdown Structure)」が記載されており、横軸に進捗率が記載され、各作業がどのくらい進んでいるのかが帯で表されています。

WBSとは、各作業を細かく分解したうえで構造化する手法のことで、大きな作業項目を設定したうえでそれに付随する各タスクが設定されています。

ガントチャート工程表は、作業工程数や担当者数、作業の順番やスケジュールなどをすべて踏まえたうえで作成しなければならないため、作成段階で全体像が見えたり、作業計画の妥当性をチェックできたりします。
工事が始まってから大幅な修正を強いられるといった事態にはなりにくいため、大きなメリットといえるでしょう。
また、ガントチャートは、すでに完了している作業や、進行中の作業がパッと見ただけで把握できるため、進捗状況の確認を取りやすいです。

エクセル工程表(バーチャート)の作成方法

エクセル工程表(バーチャート)の作成方法

現場では「バーチャート工程表」と「ガントチャート工程表」の形式が混同しており、「バーチャート工程表」が主流です。
そのため、今回はエクセルで「バーチャート工程表」を作成する5つの方法を紹介します。

  セル塗潰し

セル塗潰し

セルを塗潰して、工程表を埋めていく方法です。セルを自分で選択して塗潰していくため、手間はかかりますが、修正を行いやすいというメリットもあります。また、工程表をカスタマイズした時もファイルがおかしくなるといった心配がありません。

  図形描画

図形描画

こちらは、エクセルの挿入機能を使って矢印などの図形を挿入する方法です。こちらも一つずつ図形を挿入する手間がかかります。一方で、色や図形、大きさを変えられるため、カスタマイズ性に優れているという特徴もあります。

  条件付き書式

条件付き書式

最初に条件書式を作成しておき、設定した条件が入力されると自動的にセルに色がつけられます。一度作成しておけば作業は楽ですが、エクセルに慣れていない場合は、条件付書式の設定に苦労する可能性があるでしょう。

【エクセルの操作方法】
1. ホームタブ「条件付き書式」で[新しい書式ルール]を選択

ホームタブ「条件付き書式」で[新しい書式ルール]を選択

2. スタイル[クラシック]、[数式を使用して、書式設定するセルを選択]を選択

スタイル[クラシック]、[数式を使用して、書式設定するセルを選択]を選択

3. セルが「作業開始日から作業終了日」に該当するように数式を記入
例)=AND(D$6>=$B6,D$6<=$C6)

セルが「作業開始日から作業終了日」に該当するように数式を記入

  関数

セルに下記のIF関数とAND関数を組み合わせた式を設定して「■」などの記号と空白でバーを表示します。
「=IF(AND(作業開始日のセル<=選択するセル,作業終了日のセル>=選択するセル),”■”,””)」

関数の調整が必要となるため、エクセルに慣れていない人、関数に詳しくない人だとうまく設定出来ない可能性があります。

  グラフ

グラフ

グラフを挿入して工程表を埋めていく方法です。こちらの方法は、見た目が綺麗に仕上がるため、資料として活用する際などに適しています。一方で、グラフ作成に慣れていないと、手間取る可能性があるでしょう。

エクセルで工程表を作る注意点

エクセルで工程表を作る注意点
エクセルを使った工程表作成は便利なものですが、いくつかの点に注意しなければなりません。ここでは、エクセルで工程表を作る際の具体的な注意点を解説します。

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  ファイル管理に手間がかかる

エクセルで工程表を作成すると、修正が必要な時でも手入力によって情報を修正しなければならないため、管理に手間がかかります。また、修正作業中に誤って計算式を書き換えてしまう恐れもあるでしょう。そのほかにも、工程表をいくつも作成していると、「どれが自分の現場の工程表か」、「どれが最新の工程表か」わからなくなる恐れもあるため注意が必要です。

  情報共有にタイムラグが生じる

エクセルで工程表を作成する場合、編集中の情報はリアルタイムで共有できないため、情報共有までにタイムラグが生じます。また、企業によっては、個人のパソコンで工程表を作成し、その後社内サーバーにアップする形をとっているケースもあるでしょう。このような場合、アップロードのし忘れによって情報共有が遅れる可能性もあります。

  更新作業が複雑になる

エクセルは、使用しているパソコンのOSやエクセルのバージョンの影響でレイアウトが崩れる、ファイルが開けなくなる可能性があるため、更新作業が複雑になる恐れがあります。レイアウトが崩れている場合、修正したうえで更新作業を行うこととなりますが、修正中に必要な情報を削除してしまう可能性もあるでしょう。また、ファイルを開けないとなると、別の方法による情報共有を検討しなければなりません。

工程表作成にはAnyONEがおすすめ!

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工程表は、エクセル以外にも業務管理システムを利用しても作成可能です。ここでは、工程表作成におすすめのシステムとしてAnyONEを紹介します。

  マウス操作で簡単作成

AnyONEを利用すれば、工程表作成も修正もマウス操作で簡単に作成できます。例えば、エクセルを使用している場合、工程の移動や日付の変更などを行うだけでも手間がかかりますが、AnyONEであれば、ドラッグ操作のみで対応可能です。そのためエクセルよりも効率よく工程表作成ができるでしょう。
そのほかにも、エクセルとの互換性にも優れており、AnyONEで作成した工程表をエクセルへコピー&ペーストすることもできます。

  テンプレートから工程表が作成できる

AnyONEでは、過去に作成した工程表や既存のテンプレートを活用して工程表の新規作成が行えます。工事の日程を指定すれば、カレンダーに沿ってスケジュールが作成されるため、いちいち日付を確認しながら入力する必要もありません。

  スマートフォンにも対応

AnyONEはパソコンだけでなくスマートフォンアプリにも対応しているため、アプリをインストールしておけば、外出先からでも工程表の確認が可能となります。情報共有もよりスピーディーに行えるため、業務効率化にもつながるでしょう。

まとめ

工程表作成にはAnyONEがおすすめ!
今回は、エクセルを使った工程表の作り方について解説しました。エクセルを使用する場合、バーチャート工程表やガントチャート工程表を作成することが一般的です。エクセルは多くの企業で利用されているため、誰もが扱いやすいですが、ファイル管理や情報共有に手間がかかる点には注意しなければなりません。こういった注意点を回避するためには、AnyONEのような業務管理システムの導入を検討してみてください。

なお、業務管理システムの導入を検討している方は、AnyONEをはじめとした各社のサービスの機能比較を行っている記事を参考にしてください。自社の課題を解決できる業務管理システムを選びましょう。

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