【建設業】法定福利費の算出方法とは?計算式や料率・見積書への記載方法
建設会社・工務店の中には、エクセルで工程表を作成している会社も多いでしょう。ただエクセルでの工程表作成は、担当者によって形式にばらつきが出たり、テンプレートの数式が壊れていたりするデメリットがあります。
本記事ではエクセルで工程表を作る方法を1から解説しています。エクセルを使った工程表の基本的な作成方法を知りたい方は、参考にしてみてください。
INDEX
エクセルで作成できる工程表にはさまざまな種類がありますが、代表的なものとしては、「バーチャート工程表」と「ガントチャート工程表」が挙げられます。
エクセルで工程表を作るメリット・デメリットについても押さえておきましょう。
バーチャート工程表とは、上の画像のように縦軸に作業項目が、横軸に日付が入力されている工程表のことです。作業項目別に、「いつからいつまで作業をおこなうのか」を横軸に沿って棒状(赤い棒の部分)に記載します。
バーチャート工程表は「作成が簡単である」「スケジュールを把握しやすい」ことがメリットです。
作業項目と日付を入力するだけで作成できるため、エクセルを扱える方であれば誰でも利用できます。
また、スケジュールは棒状に示されるため、一目でそれぞれの作業期間をすぐに理解が可能です。
さらに、予定の欄と実績の欄を設けるとこで、予定に対する作業の進捗状況の把握もできます。
ガントチャート工程表は、作業の段取りが項目別にまとめられている工程表です。
具体的には、縦軸には「WBS(Work Breakdown Structure)」が記載されており、横軸に進捗率が記載され、各作業がどのくらい進んでいるのかが帯で表されています。
WBSとは、各作業を細かく分解したうえで構造化する手法のことです。大きな作業項目を設定したうえでそれに付随する各タスクが設定されています。
ガントチャート工程表は、作業工程数や担当者数、作業の順番やスケジュールなどをすべて踏まえたうえで作成しなければならないため、作成段階で全体像が見えたり、作業計画の妥当性をチェックできたりします。
工事が始まってから大幅な修正を強いられるといった事態にはなりにくいため、大きなメリットといえるでしょう。
また、ガントチャートは、すでに完了している作業や、進行中の作業がパッと見ただけで把握できるため、進捗状況の確認を取りやすいです。
現場では「バーチャート工程表」と「ガントチャート工程表」の形式が混同しており、「バーチャート工程表」が主流です。
そのため、今回はエクセルで「バーチャート工程表」を作成する5つの方法を紹介します。
セルを塗潰し工程表を埋めていく方法です。セルを自分で選択して塗潰していくため手間はかかりますが、修正をおこないやすいことがメリットもあります。また、工程表をカスタマイズしたときもファイルがおかしくなる心配がありません。
こちらは、エクセルの挿入機能を使って矢印などの図形を挿入する方法です。こちらも一つずつ図形を挿入する手間がかかります。一方で、色や図形、大きさを変えられるため、カスタマイズ性に優れているという特徴もあります。
最初に条件書式を作成しておき、設定した条件が入力されると自動的にセルに色がつけられます。一度作成しておけば作業は楽ですが、エクセルに慣れていない場合は、条件付書式の設定に苦労する可能性があるでしょう。
【エクセルの操作方法】
1. ホームタブ「条件付き書式」で[新しい書式ルール]を選択
2. スタイル[クラシック]、[数式を使用して、書式設定するセルを選択]を選択
3. セルが「作業開始日から作業終了日」に該当するように数式を記入
例)=AND(D$6>=$B6,D$6<=$C6)
セルに下記のIF関数とAND関数を組み合わせた式を設定して「■」などの記号と空白でバーを表示します。
「=IF(AND(作業開始日のセル<=選択するセル,作業終了日のセル>=選択するセル),”■”,””)」
関数の調整が必要となるため、エクセルに慣れていない人、関数に詳しくない人だとうまく設定出来ない可能性があります。
グラフを挿入して工程表を埋めていく方法です。こちらの方法は、見た目が綺麗に仕上がるため、資料として活用する際などに適しています。一方で、グラフ作成に慣れていないと、手間取る可能性があるでしょう。
次に、エクセルでガントチャートを作る方法を紹介します。
ガントチャートは横軸に日付を入力し、作業の進捗を確認する表です。そのため、まずは表の上部に日付を入力していきます。日付を入力する際は、日付を入れるセルへ2/1などと入力後、横へドラッグし「連続データ」を選択すると、月末までの日付が自動で入力されます。
曜日を入れる場合は以下の関数が便利です。
[=text(セル),”aaa”]
”aaa”とは、エクセルの書式で「曜日」を返す設定となります。きちんと日付が入力されていれば、選択したセルの日付に対して「曜日」を表示させます。また、土日は上記の図解のように色を変更しておき、作業しない日を明確にしておきましょう。
次に、列幅とウィンドウ枠を固定して、工程表の表示がずれないようにしましょう。万が一工程表がズレると見にくくなったり、表示が崩れてしまいます。
お使いのOSによって表示が異なりますが、エクセルの上部にあるメニューから「ウィンドウ枠の固定」を選択し、設定しましょう。
次に、縦軸へ作業と担当者を入力して、担当者を明確にしておきましょう。その上で、予定の工期部分に色をつけます。上記のように、工程表を見るだけでどの期間でどの作業をするかがわかるようになれば、完成です。
エクセルを使った工程表作成は便利なものですが、いくつかの点に注意しなければなりません。ここでは、エクセルで工程表を作る際の具体的な注意点を解説します。
エクセルでは、バーチャートやガントチャートは作成できます。しかし、ネットワーク工程表など複雑な工程表作りには向いていません。あくまで工程の管理しかできないため、工程同士の関連性をより詳しく知りたい場合は、別で工程表を作る必要が生じます。
エクセルは基本的に社内ネットワーク上で使用できるソフトウェアです。そのため、社外に出ていることが多い施工管理者が、随時工程表を修正できません。現場が終わってから会社へ戻り、工程表の修正をするとなると、移動時間も含めてタイムロスが増えてしまいます。
また、営業担当が取引先から工期について質問された場合などにも、わざわざ事務所へ電話して工程表を確認しなければなりません。
エクセルは数式で自動化できる部分はあるものの、基本的に手作業が必要です。入力時にミスで誤った部分に色をつけてしまったり、ファイルを誤って削除するかもしれません。数式を誤って削除してしまい、工程表自体に付与した機能が作動しないこともあります。
工程表をエクセルで作成する場合、ある程度エクセルの操作に慣れていなければなりません。さらに、数式やマクロを使って自動化する場合は、作業できる人員事態が限定されます。そのため、工程表の作成や修正作業が属人化しやすくなります。属人化により業務負荷が上がるリスク、またその担当者が休みの日に工程表を触れないという事態が起こり得ます。
エクセルで工程表を作成すると、修正が必要な時でも手入力によって情報を修正しなければならないため、管理に手間がかかります。
また、修正作業中に誤って計算式を書き換えてしまう恐れもあるでしょう。そのほかにも、工程表をいくつも作成していると「どれが自分の現場の工程表か」、「どれが最新の工程表か」わからなくなる恐れもあるため注意が必要です。
エクセルで工程表を作成する場合、編集中の情報はリアルタイムで共有できないため、情報共有までにタイムラグが生じます。
また、企業によっては個人のパソコンで工程表を作成し、その後社内サーバーにアップする形をとっているケースもあるでしょう。このような場合、アップロードのし忘れによって情報共有が遅れる可能性もあります。
エクセルは、使用しているパソコンのOSやエクセルのバージョンの影響で以下の不具合が発生する恐れがあります。
・レイアウトが崩れる
・ファイルが開けなくなる可能性があるため
・更新作業が複雑になる恐れがあります。
レイアウトが崩れている場合、修正したうえで更新作業をおこなう必要があり、修正中に重要な情報を削除してしまう可能性もあるでしょう。
また、ファイルを開けないとなると、別の方法による情報共有を検討しなければなりません。
工程表は、エクセル以外にも業務管理システムを利用しても作成可能です。ここでは、工程表作成におすすめのシステムとして「AnyONE」を紹介します。
AnyONEを利用すれば、工程表作成も修正もマウス操作で簡単に作成可能です。例えば、エクセルを使用している場合、工程の移動や日付の変更などをおこなうだけでも手間がかかります。
しかしAnyONEであれば、ドラッグ操作のみで対応可能です。そのためエクセルよりも効率よく工程表作成ができるでしょう。
そのほかにも、エクセルとの互換性にも優れており、AnyONEで作成した工程表をエクセルへコピー&ペーストすることもできます。
AnyONEでは、過去に作成した工程表や既存のテンプレートを活用して工程表の新規作成がおこなえます。工事の日程を指定すれば、カレンダーに沿ってスケジュールが作成されるため、いちいち日付を確認しながら入力する必要もありません。
AnyONEはパソコンだけでなくスマートフォンアプリにも対応しているため、アプリをインストールしておけば、外出先からでも工程表の確認が可能となります。情報共有もよりスピーディーにおこなえるため、業務効率化にもつながるでしょう。
今回は、エクセルを使った工程表の作り方について解説しました。エクセルを使用する場合、バーチャート工程表やガントチャート工程表を作成することが一般的です。エクセルは多くの企業で利用されているため、誰もが扱いやすいですが、ファイル管理や情報共有に手間がかかる点には注意しなければなりません。
こういった注意点を回避するためには、AnyONEのような業務管理システムの導入を検討してみてください。
なお、業務管理システムの導入を検討している方は、AnyONEをはじめとした各社のサービスの機能比較をおこなっている記事を参考にしてください。自社の課題を解決できる業務管理システムを選びましょう。
記事監修:佐藤主計
保有資格:1級造園施工管理技士、2級土木施工管理技士
建設業界に携わり30年。公共工事の主任技術者や現場代理人をはじめ、造園土木会社の営業マン・工事担当者として、数万円から数千万円の工事まで幅広く担当。施工実績は累計約350件にものぼる。
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