【工務店】エクセルで顧客データベースを作る方法を解説

【工務店】エクセルで顧客データベースを作る方法を解説

工務店が顧客を獲得するうえで活用すべきものに「顧客データベース」があります。顧客データベースはエクセルを活用することで、簡単に作成可能です。

この記事では、顧客データベースの概要からデータベースを用いた顧客管理を行う目的や背景、エクセルでの作成方法や注意点などについて解説します。「顧客データベースを作りたい」、「基本的な作成方法を知りたい」という方は参考にしてみてください。

顧客データベース(顧客管理)とは?作成する目的や背景

顧客データベース(顧客管理)とは?作成する目的や背景
顧客管理とは、顧客の属性から興味・関心・趣向、これまでの購買履歴といった顧客に関する情報を、顧客データベースを使って一元管理することです。
顧客管理を行う目的は、自社で工事を発注してくれる顧客を増やす点にあります。具体的には、顧客の情報を把握・整理したうえでニーズを理解し、顧客との長期的な関係性を構築することで受注へとつなげていくイメージです

以前までは、顧客データベースを活用した顧客管理は、それほど重視されていませんでした。これは、シンプルに大衆に向けた広告を打ち出し、顧客に自社や自社のサービスを認知してもらうだけである程度受注できたためです。しかし昨今では、インターネットなどの影響で情報があふれ、顧客の購買パターンが変化したこと、さらにITツールの発達に伴いデータベースを構築しやすくなったことなどにより顧客データベースを活用する企業が多くなっています。

【エクセル】顧客データベースの作り方

【エクセル】顧客データベースの作り方
顧客データベースは、専用のツールを使って作成できますが、もっと手軽に作成したい場合はエクセルの利用がおすすめです。

エクセルで作成する場合、まずはデータベースに入力する顧客情報の項目を設定しましょう。
工務店であれば、以下のような項目が例としてあげられます。

● 顧客番号(通し番号)
● 施主
● コード
● 顧客名
● 住所
● 地区
● 顧客区分
● 電話番号
● 携帯電話番号
● 営業担当
● 受注に至った経緯
● 備考
など

上記の項目を実際に当てはめたものが以下の図です。
顧客データベース

1行目(横)には、顧客データベースに載せたい「施主」や「顧客名」、「住所」といった顧客情報の項目を記載しましょう。2行目以降に、実際に管理している顧客の情報を入力していきます。
「顧客のことを詳しく載せておきたい」と考えるあまり、項目が多くなりすぎる可能性もありますが、そうなると情報入力に手間がかかります。そのため、自社の業務に応じて項目は設定してください。

項目が決まれば、あとは情報を入力していくだけです。情報を手入力するのであれば打ち間違いには注意が必要です。また、既存のデータからコピー&ペーストする場合でも、入力箇所がずれないように気をつけましょう。
もしデータの重複が心配な場合は、ホームタブの[条件付き書式]>[重複する値]から重複している箇所がないか確認しましょう。

顧客データベース02

なお、情報入力を行う際は、先頭行と先頭列を固定すると、横方向や縦方向にスクロールしても先頭行・列は表示されたままであるため、作業も行いやすくなります。

顧客データベース03

また、行の色分けも視覚的にわかりやすくなり入力作業が行いやすくなるためおすすめです。

データを入力し終えたら、「フィルター機能」を利用して、データの並び替えなどが簡単に行えます。

エクセルで顧客データベースを作る注意点

エクセルで顧客データベースを作る注意点
エクセルを利用すれば簡単に顧客データベースが作成できますが、いくつかの点に注意しなければなりません。ここでは、エクセルで顧客データベースを作る際の注意点を解説します。

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  出先からのアクセスに手間がかかる

企業によっては、社内サーバーに顧客データベースをアップし管理しているケースもあるかもしれませんが、この場合、出先からのアクセスに手間がかかる可能性があります。例えば、営業担当の社員が外出先から社内サーバーの顧客データベースにアクセスする場合、社内ネットワークにアクセスし、IDとパスワードを入力した上でようやくデータベースの閲覧・編集が行えます。作業としては決して時間がかかるものではありませんが、毎回同じ手順を踏まなければならないことは面倒くさく、業務効率も低下させてしまうでしょう。

  リアルタイムで情報が反映されない

エクセルの場合、複数の社員が同時に1つのデータベースを編集することはできないため、リアルタイムでの情報確認は難しくなります。例えば、他の人が更新作業を行っている時は、最新の情報が反映されていないため、古い情報をもとに営業活動を行う可能性があるでしょう。
また、データベースの更新を個人のパソコンで行い、その後社内サーバーにアップする、といった手順を取っている企業の場合、エクセルファイルのアップを忘れることもあるでしょう。そうなると、情報共有までにタイムラグが生じたり、他の社員がデータベースの更新を行って、情報共有がうまく行えなかったりという可能性もあるでしょう。

顧客データベース(顧客管理)にはAnyONEがおすすめ!

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エクセルを使ったデータベース作成に伴うデメリットを解消したい場合、業務管理システムの利用を検討してみてください。ここでは、おすすめのシステムとしてAnyONEを紹介します。

  顧客情報を会社全体で管理できる

AnyONEの大きな特徴の1つが、顧客情報だけでなく顧客への営業活動の進捗を、社内で管理できる点です。展示場を訪れた顧客の「来場記録」や「アンケートの回答内容」などもすべて顧客情報に紐付けて管理できます。また、顧客に対する対応履歴の記録もできるため、適切な提案につながるほか、営業担当者の引き継ぎにも活用可能です。

  スマートフォンアプリに対応

AnyONEは、パソコンはもちろんスマートフォンアプリにも対応しているため、外出先や現場からでも顧客情報の確認が行えます。わざわざ社内サーバーにアクセスしてログインする必要もないため、出先でサクッと必要な情報が確認できるでしょう。もちろんデータを確認するために事務所に戻る必要もなく、業務効率化にもつながるでしょう。

まとめ

エクセルで顧客データベースを作る方法を解説
今回は、顧客管理の概要から行われるようになった背景、顧客データベースをエクセルで作る方法と注意点などについて解説しました。情報があふれている昨今では、顧客の購買行動にも変化が表れているため、顧客データベースを活用して顧客との関係性を構築することは重要です。
顧客データベースはエクセルを使えば簡単に作成できますが、注意点があることも覚えておきましょう。エクセル以外の方法で顧客データベースを作成したい場合は、AnyONEなどの業務管理システムの利用を検討してみてください。

なお、以下の記事ではAnyONEと他社の業務管理システムの機能比較を行っています。業務管理システムに興味のある担当者は、こちらもご覧ください。

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