工事完了報告書とは?エクセルでの作り方とデメリット

工事完了報告書とは?エクセルでの作り方とデメリット

一般的に、工務店は請け負った工事が完了した時に「工事完了報告書」を提出する必要があります。工事完了報告書は、エクセルを活用することで作成可能です。

この記事では、工事完了報告書の概要からエクセルを活用した作成方法、エクセルを利用することに伴うデメリットについて解説します。工事完了報告書をエクセルで作成したい方、基本的な作成方法を知りたい方は参考にしてみてください。

工事完了報告書とは?

工事完了報告書とは?

工事完了報告書とは、工務店が請け負った建築工事などの工事が完了した際に、元請け業者に提出する報告書のことです。工事が完了した旨を報告するほか、工事を行うにあたってどのくらいの費用が発生したのか、完了後はどのよう担っているのか、といったことが記載されます。工事完了報告書は、企業によって書式こそ異なるケースもありますが、記載内容に関しては基本的に同じです。

【エクセル】工事完了報告書の作り方

【エクセル】工事完了報告書の作り方
工事完了報告書に記載する項目は主に以下の5点です。

● 工事の完了日や工期
● 現場名・工事場所
● 金額
● 工務店の印鑑および担当者名
● 工事完了写真

シンプルな工事完了報告書の場合は、金額や工事完了写真がない場合もあります。記載内容は会社によって異なるため、使いやすいように作成しましょう。
一例として、下記のフォーマット(シンプル)が参考となります。

住宅リフォーム工事 工事完了・同確認書_03

  工事完了日や工期

工事の完了日や工期に関しては、実際に工事が終わった日や、工事を行っていた期間として工期を記載してください。

  現場名・工事場所

現場名・工事場所は、工事を行ったお宅の名前やビル名、店舗名と住所を記載します。特定の箇所のみの工事を請け負った場合は、工事場所まで記載しましょう。例えば「ベランダリフォーム工事」「システムキッチン取り付け工事」などです。

  金額

金額には、契約の際に定められた工事請負金額を記載してください。材料費も合わせて記載します。なお、工事に伴い発生した人件費は、ここには含まれないため注意してください。
金額を記載する欄がない場合は、仕入れ先から領収書・納品書を発行してもらい、そのコピーを貼付しておきましょう。また、ガソリン代や有料道路の利用料金もここに含まれるため、明細を捨てないように注意してください。

  工務店の印鑑および担当者名

金額には、契約の際に定められた工事請負金額を記載してください。材料費も合わせて記載します。なお、工事に伴い発生した人件費は、ここには含まれないため注意してください。
工務店の印鑑は、法人の場合は横判と角印を押印し、個人事業主の場合は会社名と認め印を記入・押印します。

  工事完了写真

工事完了写真は、元請け業者によって求められることがあります。工事完了写真は工事を行った証明となるため、工事完了後に不備が見つかったときなどに活用されます。特に修繕工事や改修工事を行う場合、工事前後の両方の写真を用意しなければなりません。そのため、工事写真が必要であるかどうかは、工事が始まる前の段階で確認しておきましょう。

以上の項目は、基本的にどの工事完了報告書でも必要となる項目であるため、エクセルで作成する際は抜け漏れのないように注意してください。

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エクセルで工事完了報告書を作るデメリット

エクセルで工事完了報告書を作るデメリット
エクセルを活用すれば、工事完了報告書は簡単に作成できます。一方で、エクセルを利用するデメリットもあるため注意しなければなりません。ここでは、エクセルで工事完了報告を作成するデメリットについて解説します。

  大容量データを管理する必要がある

エクセルは、1つのファイルで複数のシートを作成できるため、工事のたびに工事完了報告書を追加することができます。一方で、1つのファイルにシートをどんどん増やしていくと、読み込み時間がかかるため、使い勝手が悪くなります。また、容量が大きくなるとサーバーの負担も大きくなるでしょう。
一方で、工事完了報告書を1つずつエクセルファイルに分けて作成する場合、ファイルの読み込み自体はスムーズに行えます。しかし、それでも工事完了報告書の数が増えていけばいくほどサーバーへの負担は大きくなります。
このように、エクセルで工事完了報告書を作成すると、増えていくファイルやデータをどのように管理するのか検討しなければなりません。

  新旧ファイルの管理に手間がかかる

エクセルは、リアルタイムでの情報共有には適していないため、共有にタイムラグが発生し、新旧ファイルの管理が面倒になる可能性があります。例えば、編集作業中の情報は作業を行っている人以外は確認できません。そのため、編集作業中にファイルを開いた人が古い情報を、最新の情報と勘違いしてしまう可能性もあるでしょう。
また、ファイル名のつけ方が統一されていないと、どれが最新のファイルなのか、逆にどれが古いものなのかがわかりにくくなってしまいます。さらに、個人のパソコンで更新作業を行っている場合、作業後に共有サーバーへのアップロードを忘れてしまう恐れもあるでしょう。
このように、エクセルを利用する場合、新旧ファイルをどのように管理するのか事前に検討しておかなければ、後々トラブルにつながりかねません。

  入力ミスが起こりやすい

エクセルで工事完了報告書などの資料や帳票を作成する場合、データは基本的に手入力となるため、入力ミスが起こる可能性があります。具体的には、データを入力するセルを1列・1行間違えてしまう、数値の入力ミスなどです。また、作業途中に誤って数式を削除してしまうケースも考えられます。特に膨大なデータを目視で確認して入力する場合には、人が作業する以上、リスクは常に伴うでしょう。
入力ミスを防ぐためには、チェック体制の整備が欠かせませんが、チェックに時間をかけるとなると、業務効率が低下してしまいます。

工事完了報告書の作成にはAnyONEがおすすめ!

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エクセルは多くの企業で利用されているツールであるため、工事完了報告書が気軽に作成できます。一方で、先述の通り作成や管理に手間がかかることも事実です。エクセルを利用することで発生するデメリットを避けたい場合、業務管理システムを使った工事完了報告書の作成がおすすめです。ここでは、おすすめのシステムとして「AnyONE(エニワン)」を紹介します。

業界No.1 工務店向け業務効率化システム『AnyONE』とは?

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テレビCMで話題!工務店業務効率化システムAnyONE

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  データ更新と同時に情報共有可能

AnyONE上でデータの更新を行うと、他の従業員もリアルタイムで更新された情報を確認できます。スマートフォンアプリにも対応しているため、外出先や現場から確認することも可能です。タイムラグなしで情報共有できるため、新旧の情報に惑わされる心配もありません。

  写真管理も簡単

先ほども説明しているように、工事完了報告書作成にあたっては、工事完了写真が必要となるケースがあります。特に、修繕工事や改修工事となると、撮影する写真の枚数も多くなり、写真管理が大変です。
AnyONEでは、資料の作成・管理だけでなく写真を効率よく管理・共有できる機能が備わっています。例えば、ツリー型で階層ごとに写真管理ができ、各階層に「階層名」や「分類名」を設定できるため、必要な写真をすぐに見つけられるでしょう。

まとめ

工事完了報告書とは
今回は、工事完了報告書の概要から、エクセルで作成する方法、エクセル利用に伴うデメリットなどについて解説しました。工務店の業務において工事完了報告書は欠かせないものです。記載すべき項目はある程度決まっているため、今回紹介した内容を参考に報告書作りに取り組んでみてください。また、エクセル利用に伴うデメリットを回避したい場合は、AnyONEのような業務管理システムの利用もおすすめです。

業務管理システムの導入を検討している方は、AnyONEを含めた他社システムとの機能比較を行っている以下の記事もご覧ください。

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