工務店経営者の中には「業務効率化」「人手不足解消」など建設業界が抱える課題には、クラウドシステムが有効と聞いたことある方もいるでしょう。クラウドシステムの導入であらゆる課題を解決できた会社もあります。
ただしクラウドシステムの導入によるメリット、導入時の注意点を把握しないと自社の課題を解決できるシステム選びはできません。

そもそもクラウド化とは、インターネット上のサーバーを用いて業務を進めることです。パソコンのみならず、スマートフォン・タブレットで利用できるシステムもあります。

この記事では、クラウド化を検討している工務店の担当者に、概要からメリットや注意点、おすすめのツールについて解説します。

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建設業でクラウド化が求められる背景

建設業でクラウド化が求められる背景は、以下の4つです。

・業務の効率化
・デジタル化
・人手不足解消
・長時間労働抑制

JAGフィールド株式会社による「新型コロナウイルスによって 建設業界はどう変化したか？」という調査において、「今後力を入れていかないといけないこと」を質問したところ業務の効率化」が52.6％と最も多い回答となりました。
ついで、38.3%で「人手不足の解消」、28.3%で「デジタル化、ITインフラの整備」と続きます。

建設業界は、長時間労働や休日の少なさ、人手不足といった課題を抱えており、これらを解決するために、多くの企業がITツールなどの導入による業務のクラウド化を検討しています。

【参考】新型コロナウイルスによって 建設業界はどう変化したか？-JAGフィールド株式会社

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建設業でクラウド化するメリット

建設業が業務のクラウド化を図ることで得られるメリットは多いです。ここでは、クラウド化による業務上のメリットについて詳しく解説します。

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　 情報共有が簡単におこなえる

クラウドシステムは、権限さえ付与されれば社内外へ簡単に情報共有できます。資料や情報を共有する方法は、システム上にアップロードするのみです。あとは、情報を見たい人がそれぞれでクラウドシステムにアクセスすれば必要な情報を確認できます。

資料の保管場所をクラウド上に一元化すれば、作業員や現場監督、営業担当、さらには社内の経理担当者など、関係者全員で情報共有しやすなります。「特定の人しか資料やデータの保管場所を知らない」ことにもならず、業務の属人化を防止可能です。

　 業務効率化につながる

クラウドシステムはインターネット環境があれば利用できるため、業務効率化につながります。

例えば、クラウド化できていない場合は以下の対応が必要です。

●資料を閲覧するためにわざわざ会社に戻ってチェックする
●同僚にメールで送ってもらってチェックする

クラウド化ができていれば、現場や出先、自宅からでもすぐに情報にアクセスできるため、業務の無駄が省けます。
さらに自宅から利用できれば、在宅勤務の促進にもつながるため、より柔軟な働き方が可能となり人材不足解消にも効果的です。

なお、業務効率化に興味がある方は、クラウドサービスの導入による業務効率化について解説している記事もご覧ください。

　 資料の管理が簡単にできる

クラウドシステムでは、紙の資料をデータにして保管できるため、資料の保管・管理が簡単におこなえます。これまでは、紙の資料を保管するために社内に保管スペースを確保していた企業もあったでしょう。
クラウド化できればすべてクラウド上に保管できるため、スペースを確保する必要がありません。

また、基本的にクラウドシステムには検索機能が付いており、必要な資料もすぐに見つけることが可能です。過去の資料を参考に、次の工事の資料を作成する際にもクラウドシステムが活躍するでしょう。

クラウド化の注意点

クラウド化には多くのメリットがある一方で、いくつかの注意点もあります。ここでは、クラウド化にあたっての注意点を解説します。

　 クラウドシステムの操作が難しい

クラウドシステムの操作方法が、それまで使用していたツールパソコンの操作方法と大きく異なると、かえって業務効率を悪くなることもあります。
また、現場で働く作業員にとって使いにくいシステムだと、結果的に誰も使わなくなるケースもあるため注意が必要です。

また導入にあたっては、利用者のITリテラシーを考慮する必要があります。例えば、システムへのログイン、データのアップロード、ダウンロード、資料作成を簡単な作業だと感じている方もいれば、難しく思う方もいます。

現場で使う人たちが、扱いやすいかどうか操作性をチェックしておきましょう。

　 セキュリティ設定が複雑になる

フォルダ・ファイルへのアクセス権限を細かく設定できるシステムもありますが、細かく設定するとかえって使いづらくなることには注意しましょう。

例えば、アクセス権限を細かく設定したばかりに、必要な資料にアクセスできないケースもあります。また、権限を付与してもらうために、システム担当者や管理者に問い合わせが入り、業務の妨げとなる可能性もあるでしょう。

このような事態を避けるためにも、権限を設定する際は、どこからどこまで付与するのかルールを作るなど、入念に検討が必要です

クラウド化にはAnyONEがおすすめ！

先述のような注意点を回避するためには、自社に適したクラウドシステムを選ぶことが大切です。ここでは、クラウド化におすすめのシステムとしてAnyONEを紹介します。

業界No.1-工務店向け業務効率化システム『AnyONE』とは?

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　 工務店の業務に特化しているシステム

AnyONEは、10年以上にわたって運営されており、これまでに2,700社以上で導入されている実績豊富なクラウドシステムです。
クラウド化に活用できるシステムは各企業から提供されていますが、AnyONEは工務店やリフォーム会社の業務に特化。大手工務店はもちろん、中小の工務店や一人親方までさまざまな規模の企業で、2,700社以上も導入されています。さらに、利用者の声に基づき3,500件以上のアップデートしており、現在でも改善し続けています。

　 運用サポートあり

AnyONEでは、ただシステムを導入するだけでなく、実際にシステムが定着し業務で活用できるようになるまで運用サポートをおこないます。
専任の担当者が事前に各企業の課題や状況を確認したうえで、業務状況やオペレーションを考慮してサポートするため、導入後、機能をフル活用できるでしょう。

さらに、無料で利用できるヘルプデスクが用意されており、メール・電話での問い合わせにも対応しています。

　 エクセルのような操作感

AnyONEは、エクセルを扱うような感覚で操作できるシステムであるため、操作の難しさを心配する必要がありません。
また、エクセルとの連携にも対応しているため、エクセル帳票をAnyONEに移行して利用することも可能です。AnyONEであれば、ITリテラシーが低いシステム利用者を置いてけぼりにすることなく、スムーズにクラウド化へと移行できるでしょう。

まとめ

今回は、建設業においてクラウド化が必要となる背景から、クラウド化に伴うメリットや注意点などについて解説しました。
長時間労働、人手不足といった課題を解決するためにクラウド化を検討している企業は少なくありません。
一方で、クラウド化にあたっては、実際に利用する従業員にとって扱いやすいかどうか、どの範囲まで権限を付与するかといった点に注意しましょう。今回の内容を参考に、ぜひクラウド化に取り組んでください。

なお、以下の記事では、AnyONEをはじめとした各社のシステムの機能比較をおこなっています。クラウドシステムに興味のある方は、こちらもご覧ください。