BPOとはアウトソーシングの一つで、業務のプロセスを一括して外部委託することです。
建設業界は業務の工程数が多いうえに人手不足問題が顕著となり、リソースの確保が難しい状況です。
BPOを導入すれば業務効率化やリソース確保などにつながるでしょう。

今回はBPOについて、仕組みや導入効果、導入する際の注意点を解説します。
自社の業務効率化において効果的な手法なのかどうか、自社の課題と照らし合わせながら見ていきましょう。

建設BPOの仕組み

業務のプロセスを一括して外部委託するBPO。
仕組みと、従来のアウトソーシングとの違いを解説します。

　BPOとは

BPOとは「Business Process Outsourcing」の略称で、企業活動における業務の企画・設計から実施までを一括して専門業社に外部委託することです。

従来のアウトソーシングよりも外部委託先の自由度が高い特徴があります。自社よりも専門性の高い外部企業によるBPOを活用することで、経営資源であるコア業務への集中やコスト削減につながり、より価値のあるサービスの提供や収益の向上を実現できます。

　アウトソーシングとの違い

BPOには大きく2点の特徴があります。

●各ジャンルについての専門性が高い
●現代の市場に合った外部委託手法

BPO業者は各部門に関する業務に高い専門性を持っています。例えば、情報システム操作やデータ入力や従業員の採用などについて得意としている業者があります。

従来のアウトソーシングは、業務を遂行するために足りていない部分を一部外部委託する形態でした。
アウトソーシングから一歩発展したBPOは、企業がかかえている人手不足や業務効率化などの課題を解消するために業務を一括して外部委託するという形態です。企業の経営において業務効率化の重要性が高まっている現代の市場にあっているといえます。

【建設】BPOの導入効果

BPOを導入することで得られる効果は、外部ノウハウやスキルの活用とコスト削減・生産性向上です。

　業務効率化

BPOの導入により、業務の生産性を下げているノンコア業務をスピーディーかつ高クオリティで進行させることができるようになります。
また、ノンコア業務に配置していた人員をコア業務へ配置転換することができれば、既存の体制では賄い切れなかった業務を遂行することができます。会社全体の躍進につながるでしょう。

　外部ノウハウやスキルの活用

ノンコア業務を委託するだけでなく、アドバイザーのような第三者の立場で業務のアドバイスをもらえることもBPO化のメリットです。
自社のみで解決しかねている課題に協力してもらうことで、より価値のあるサービスを提供できるようになるでしょう。

　コスト削減・生産性向上

企業の経営では、固定費の削減は利益を出す重要な要件として重視されるでしょう。
人件費が発生していた業務をBPO業者に依頼すれば、固定費ではなく変動費が発生することになります。つまり、業務内で必要な分だけのサービス利用料の発生で済みます。
ノンコア業務におけるコスト削減が進むと、より一層コア業務へリソースを投入できるため、利益の向上も期待できます。

建設業がBPOを導入する際の注意点

さまざまなメリットがあるBPOですが、導入する際に注意しておくべき点もあります。
事前に注意点を押さえて環境を整えたうえで導入するようにしましょう。

　セキュリティ

BPO化する業務によっては、業務に関係する社員や顧客などの内部情報を外部に提示することとなります。この際、情報漏洩してしまうと、もちろん会社の信用問題となってしまいます。
セキュリティを保守する適切なBPO業者を見抜くためには、以下のことを確認する必要があります。
●過去にBPO実績があるか
●認証資格を取得しているか
●セキュリティ品質の基準はどの程度か
認証資格としては、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関連する国際規格の「ISO/IEC27001」と国内規約の「JIS Q27001」や「プライバシーマーク」に適合した事業者であれば安心です。
特に、委託された業務を中国などの外部のセクションで処理する形態のBPO業者を選ぶ際は、国際的なセキュリティ規格に準拠しているかを確認することも必要です。

　導入準備とコスト

費用対効果の高いBPO業者を選ぶことは重要ですが、低コストで導入できれば良いというわけではありません。納得できる業務の品質を保てているか、想定外のリスクが発生した時における対応は費用に含まれているかなどを、事前に見積書で確認しましょう。

　業務の自社対応

BPOに委託する業務については、BPO業者が対応する範囲を確認する必要があります。
対応できないサービス内容や時間帯があるBPO業者もいます。
事前に委託する業務の範囲を設定し、「業務の国内のやりとりのみを委託する」「平日の日中における対応を委託する」など、シーンごとに細かく分けて委託しましょう。
お互いに担当する範囲を決めておかなければ、責任の在処についての問題にもなるため、注意が必要です。

　組織編成・体制変更

BPO化した業務の委託契約期間中は、業務内容や手順を大きく変更することが難しいという特徴があります。そのため、組織や体制変更を頻繁に行うスタートアップ企業などにはBPOが適さないといえます。
また、BPO業者に業務を依頼することで、業務に関するノウハウが社内蓄積されないほか、社内で業務の進行状況を正確に把握することが難しいというデメリットもあります。

対策としては、BPO業者と頻繁にコミュニケーションを取ったり、委託期間が組織編成の時期と重ならないか確認するということが挙げられます。事前に大きな変更がないか確認し、双方が気持ちよく取引できるように努めましょう。

BPOよりも業務効率化システムがおすすめ

今回はBPO を導入することで得られる効果と導入の際に注意すべき点について解説しました。
BPOにはもちろん期待できる効果はありますが、組織編成や仕事の流れなどを自社内で変化させなければならない部分が多かったり、セキュリティ面などのリスクが伴います。

企業によっても異なりますが、BPOを導入するメリットとデメリットを総合的に見ると、業務効率化したいならばBPOよりも業務効率化システムの導入がおすすめです。
社内の体制を変えずにかんたんに導入できるだけでなく、社内の情報を一元管理できるため、業務の属人化を防げます。

業務効率化システムにはさまざまな種類があり、それぞれ管理できる内容や特徴が異なります。
初めて導入する企業には、建設業界の業務効率化に特化した「AnyONE」がおすすめです。
「AnyONE」は帳票作成や受発注管理、顧客管理、図面管理など業務全般を一元管理・効率化できるシステムです。
エクセルとの連携も可能なため、エクセルの使用が浸透している工務店でも導入しやすいでしょう。

また、導入後のサポート体制も万全なため、2,700以上社もの企業が「AnyONE」導入し、便利さを実感しています。

まとめ

業務のプロセスを一括して外部委託するBPOの導入により、業務効率化やコスト削減・生産性向上につながります。
ただし、セキュリティの問題や導入準備・コスト、BPO業者の業務の対応範囲、自社の組織編成・体制変更などに関するデメリットが伴うことを考慮すると、BPOではなく業務効率化システムの導入がおすすめです。

「AnyONE」の他にも建設業に特化した業務効率化システムは多数あります。
4社が提供する建設業向け業務効率化システムの機能を比較する資料を用意したため、ぜひ導入の検討に活用してください。