【建設業】ビジネスチャットとは?導入効果と選び方を紹介

【工務店・住宅建設業向け】ビジネスチャットとは?導入効果と選び方を紹介

建設現場では、工程により従業員が異なるため多くの人が関わっています。
特に現場監督は工程や作業フェーズごとに異なる大量の情報を管理し把握しておくことが必要です。莫大な情報の管理が必要な建設業界ですが、情報管理の自動化や効率化はまだまだ進んでいない現状にあります。
その解決策として国から推奨されているICTの具体策のひとつであるビジネスチャットの建設現場における有用性について解説します。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、ビジネス上のコミュニケーションツールであり、個人向けチャットの機能を強化したようなものです。メッセージの検索やタグ付け、スレッド表示などができ、LINEなどの個人向けチャットよりも高次元なコミュニケーションが可能です。また、クラウドを介したファイル共有・保存などもでき、ビジネス利用に適した仕様となっています。

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ビジネスチャットで情報共有を効率化

ビジネスチャットで情報共有を効率化

建設業界は、デザイン・設計から資材調達、施工などさまざまな業務の連携により成立しています。それゆえ、情報共有は業務をスムーズに進めるための要といえます。
情報共有をチャットで行うことで、以下の4点から業務効率化を図ることができます。

 業務のスピードアップにつながる

ビジネスチャットは移動中でも端末からアクセスできるため、情報共有のスピードが早くなります。また、メールのように形式に囚われずに、リアルタイムで会話するようにやりとりできるため報連相がスムーズになります。

 現場とスムーズに情報共有

テキストや写真・資料を共有することで関係者全員が同じ内容を見られます。個別連絡の手間や写真や資料をアップするまでの時間のロスを軽減することが可能です。
例えば、現場で問題が生じた際、写真で報告し、現地にいないメンバーに状況報告や相談することができ、対応策をその場で協議・指示できます。

 コミュニケーションにおける齟齬が減る

ビジネスチャットを利用することで、コミュニケーションの齟齬を減らすことができます。
チャットに内容が記録されるため勘違いや情報の伝達ミスが減ります。他のメンバーも内容を見れるため、齟齬が生じていることに気付いて指摘することもできるでしょう。また、メールのように情報が埋もれにくい点も特徴です。

 社内コミュニケーションの活性化

チャットは会話のように一言で返信したりと気軽に使用可能なため、若手社員とベテラン社員がトークルーム上で心的距離を縮めることができます。チャットツームは複数作ることができるため、「雑談チャット」のようなルームを設けて若手とベテランのコミュニケーションを測りやすくすることも業務を遂行する関係構築につながります。

ビジネスチャット導入を成功させるポイント

ビジネスチャット導入を成功させるポイント-

コミュニケーションにおいて重要な役割を果たすビジネスチャットですが、導入する際に注意すべきポイントが4つあります。
最大限に活用できるよう、ポイントを押さえておきましょう。

 導入体制の整備

誰が導入担当者なのかを明確にしておく必要があります。複数人いる場合は役割を明確にしましょう。
導入定着の旗振り役は課題のヒアリングや活用状況の確認などを行い、利用現状を把握しましょう。
他にも、レクチャー担当やアカウント情報・発行管理などを行う役割が必要です。

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 導入目的の明確化

新しいツールを導入する場合、従業員全員がすぐに使えるようになるわけではありません。
従来のツールに慣れているため、なかなか新しいツールに移行しない従業員もいるでしょう。
全員に導入の目的や新しいツールでのメリットを共有することで、従業員に納得して利用してもらえる環境を整えることが必要です。

 運用ルールの明確化

導入を開始する際、運用ルールを周知することで混乱や認識のズレを避けることができます。
アカウント発行管理のルールをはじめ、チャットルームの名前を決める際のルールやメッセージを送信可能な時間帯、報告関連メッセージのフォーマットを、スムーズな運用を実現するために事前に準備しておきましょう。

 既存のツールと使い分け

導入に伴い、従来使用していたツールを突然なくすと混乱を招きます。
どのタイミングで新しいツールを活用するのかを定めて、従業員に迷いが生じないように努めましょう。
例えば、緊急性が高いときは電話、やりとりにメールを指定されているお客様の場合は従来通りメールを使用するなど相手と用途を明確にし、適切に使い分けると価値のある活用ができます。

ビジネスチャットツールの選び方

ビジネスチャットツールの選び方

ビジネスチャットツールを選定する際に、比較すべきポイントを紹介します。
自社に適切なビジネスチャットツールはどれか、以下の5つのポイントを押さえて検討しましょう。

 必要な用途

ビジネスチャットには、以下のようなさまざまな機能があります。使用する目的や職種などにより、必要な機能は変わります。必要な用途を果たすツールを選定しましょう。
例えば、ファイル共有機能やスケジュール管理機能、外部ツールとの連携機能があれば便利でしょう。

 形態

「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。
それぞれの特徴を押さえて、どちらのタイプを活用するか決めましょう。

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 クラウド型

近年主流となっている形態です。ビジネスチャットサービス提供会社がインターネット上に構築したシステムに、ユーザーがアクセスして利用します。
自社でサーバーやシステムの構築をする必要がないため、アカウントを開設すれば即時に利用できます。

 オンプレミス型

自社のサーバーにシステムを構築して利用する形態です。
初期費用が発生するデメリットがありますが、自社に適した形にカスタマイズができるという特徴があります。

すぐに導入したいのか、自社に最適な仕様にカスタマイズしたいのかなど、重視する点を明確にすることが重要です。

 使用するデバイス

使用するデバイス(PC、スマホ、タブレットなど)が限られているツールもあります。普段、事務所や現場で使用しているデバイスに対応しているツールを選ぶよう注意しましょう。

 コスト

機能が豊富であるほど製品価格は高くなる傾向があります。使用する機能とコストとのバランスを考えて選定しましょう。
また、ツールの形態によっても費用が異なります。
サーバー構築費などが必要なオンプレミス型は初期費用が高いです。クラウド型は初期費用がやすいですが、利用人数などによって費用が発生する場合は、長期的に見るとオンプレミス型よりも費用がかさむことがあります。

 セキュリティの厳重さ

気軽にコミュニケーションが取れるという利点がある一方で、セキュリティ面に十分注意する必要があります。
機密情報を含むやり取りを行う可能性もあるため、メッセージやファイルの暗号化が可能か、不正アクセスや情報漏洩への対策が万全なツールなのかどうかをチェックし、セキュリティの高さを見極めましょう。

まとめ

【建設業】ビジネスチャットとは?

今回は、建設業界におけるビジネスチャットの活用について、メリットや運用のポイントを解説しました。
ビジネスチャットを使用することで業務効率化やコミュニケーションの活性が実現され、より事業を躍進させることができます。
特に、チャット機能が備わっている建設業向けの業務支援ツールを導入すれば、業務に関連する情報を一元管理できるため、活用の幅が広がります。

建設業向け業務支援ツールのAnyONEは工事チャット機能がある他、顧客管理、工事管理、帳票作成など、業務全体を効率化することができます。

建設業向けの業務支援ツールは他にもさまざまな企業が提供しています。
自社に適したツールを比較検討できる資料を用意しました。状況や課題を踏まえて検討してみましょう。

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