工務店が業務を行ううえで、顧客情報を守るためにファイルのセキュリティ管理は欠かせません。
ファイルにパスワードを設定することで、情報流出を防ぐことができます。
今回は、工務店でよく使用されるエクセルのパスワード設定方法や利用の注意点、情報管理ツールについて解説します。

エクセルファイルに設定できるパスワードの種類

設定するパスワードには、「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」の2種類があります。
それぞれどのような場合に設定するパスワードなのか確認したうえで設定を行うようにしましょう。

　読み取りパスワード

「読み取りパスワード」は、エクセルを開く際に求められるパスワードです。
エクセルを開くと、パスワードを入力する画面が表示されます。
誤ったパスワードではエクセル自体を開けず、そのエクセルの内容を確認することもできません。

　書き込みパスワード

「書き込みパスワード」も、エクセルを開くと入力を求められます。

● 誤ったパスワードを入力：エクセルの内容を確認するだけで、編集することができない
● 正しいパスワードを入力：エクセルを開いて、編集もできる

つまり、誤ったパスワードを入力すると、「読み取り専用」でエクセルを開く場合と同じ状態となります。

エクセルファイルにパスワードを設定する方法

ここででは、具体的なパスワードの設定方法について解説します。
しっかり手順を確認したうえでパスワードの設定を行いましょう。

　パスワードの設定方法

パスワードを設定したいエクセルを用意してください。
パスワード設定のステップを解説します。

▼パスワード設定の設定方法
ステップ1：「名前をつけて保存」をクリック
ステップ2：「オプション」をクリック
ステップ3：パスワードを設定する
ステップ4：パスワード設定を確認する

　　ステップ1：「名前をつけて保存」をクリック

まずは、ファイルの「名前をつけて保存」をクリックします。
「上書き保存」とは異なるため、間違えないように注意してください。

　　ステップ2：「オプション」をクリック

ファイル名と保存先を指定してから、「オプション」をクリックします。

「オプション」をクリックすると、「保存オプション」が表示され、「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」の設定を求められます。

　　ステップ3：パスワードを設定する

「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」を、必要に応じて設定します。
設定したパスワードは、自身の記憶に頼らず、必ず記録しておきましょう。もしパスワードを忘れてしまった場合は、パスワードを回復することができないためです。

パスワードを指定してから、「OK」をクリックすると、「パスワードの確認」が表示されます。
設定したパスワードと同じパスワードを入力してください。

　　ステップ4：パスワード設定を確認する

ステップ3までの作業が済めば、念のためパスワードがきちんと設定できているのか確認しましょう。
パスワード設定ができたエクセルファイルは、次のようにロックマーク付きで表示されます。（※Mac使用時）

エクセルを開こうとすると、パスワードの入力を求められます。
正しいパスワードを入力してください。

読み取り専用で開く場合は、「読み取り専用」をクリックしましょう。

　「読み取り専用（推奨）」設定

「読み取り専用」にエクセルファイルを指定したい場合、次の方法で設定を行います。

▼「読み取り専用（推奨）」設定方法
ステップ1：上書き保存で「オプション」を開く
ステップ2：パスワード設定を確認する

　　ステップ1：上書き保存で「オプション」を開く

通常と同じように、エクセルファイルを上書き保存し、オプションを開きます。
パスワードを設定してから、そこにある「読み取り専用（推奨）」にチェックマークを入れます。

（※読み取り専用の場合、書き込みパスワードは不要です）

「OK」をクリックして設定完了です。

　　ステップ2：パスワード設定を確認する

エクセルを開こうとすると、パスワードの入力を求められます。
正しいパスワードを入力してください。

パスワード設定時の注意点

エクセルにパスワードを設定する際に注意すべきことを3つ解説します。
● パスワードの復元はできない
● セキュリティが完璧ではない
● パスワード設定に手間がかかる

　パスワードの復元はできない

パスワードを忘れてしまった場合、パスワードを復元する方法は基本的にありません。
当然ですが、ファイルの開封や編集を行えなくなります。
パスワード情報の管理は、徹底しましょう。

また、特別なソフトを利用することでパスワードの復元も可能です。しかし、Microsoft公式のソフトではないため、ファイルやPCでバグが起こるなど、リスクが伴います。

　セキュリティが完璧ではない

パスワード設定をしても、情報流出のリスクを完璧に抑えられるわけではありません。
前項で触れた通り、特別なソフトを使うことで、第三者がパスワードを復元し、不正に内容を確認・編集する可能性があることは否定できません。
ファイルの保管場所には、注意を払う必要があるでしょう。

　パスワード設定に手間がかかる

エクセルファイルのパスワード設定には、いくつかのステップを踏む必要があります。
工務店では現場数に合わせて、一つのエクセルファイルだけでなく、数十〜数百のエクセルファイルを管理しなければなりません。
それらすべてにパスワードを毎回設定し、機密性を保ちながらパスワード管理することには大きな手間と時間がかかるでしょう。

工務店の情報管理ならAnyONE

前述の通り、エクセルファイルのパスワード設定は、セキュリティ対策として万全ではありません。
そのため、セキュリティ対策ができる専用ツールを活用することをおすすめします。

工務店に特におすすめの専用ツールは、「AnyONE」です。
AnyONEは、工務店業務に特化した、高セキュリティの業務支援ツールです。

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　ログイン管理機能

AnyONEは、ファイルではなく担当者ごとにパスワードを設定し、ツールにログインする手法を用いています。
指定された担当者のみがログインできるように設定可能なため、高セキュリティを保つことができます。
担当者も、「自分が機密情報を扱っている」という責任感を持つことができるでしょう。

　社員情報も管理

社員の情報をシステム側でまとめて管理できます。
社員がパスワードなどを失念しても、システム側で把握することが可能です。

また、AnyONEの機能は、顧客管理から現場管理、原価管理など多岐にわたります。
一人の担当者が複数の管理を扱うといった場合にも、権限を与えることもできます。

　サーバーは選択式

AnyONEは、基本的にサーバー上で情報を管理します。
サーバーの種類は、「クラウド・VPSサーバー」と「自社サーバー」の2種類。
それぞれ特長のあるサーバー管理方法ですが、工務店の状況に応じて、セキュリティ対策に効果的なサーバーを選ぶことができるでしょう。

まとめ

今回はエクセルでのパスワード設定方法について解説しました。
工務店がエクセルでパスワード設定する場合、セキュリティ面に不安が残るでしょう。
そこで、本記事で紹介した業務支援ツールを活用することをおすすめします。

業務支援ツールを検討する際、各社が提供しているサービスを比較検討する必要があります。しかし、仕事で忙しくてサービスを比較検討することが難しい場合もあるでしょう。
下記のコンテンツでは各社サービスを比較しているため、参考にしてみてはいかがでしょうか。