業務を行う上でとても困ることが、いざという時に必要な情報がどのファイル・フォルダに入っているかわからなくなってしまうことです。
普段から業務の情報を適切に整理することは、トラブル時に限らず、探しものに費やす時間を短縮できるため、業務効率化につながります。
今回は、業務効率化に役立つ「賢いファイル・フォルダの管理法」について解説します。

ファイル・フォルダを迷子にしない方法

管理のためのツールなどを使う前に、ちょっとした工夫を心がけるだけでも業務効率化につながります。ファイル・フォルダが迷子とならないようにするコツをお伝えします。

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　デスクトップに保存しない

デスクトップの中にファイルやフォルダを置いてしまうと、いざ必要な時にたくさんのアイコンの中から目的のファイル・フォルダを探すはめになり、時間と労力を奪われてしまいます。
普段から適切な場所（ライブラリやクラウドストレージの下など）に保管するよう心がけましょう。

　フォルダのショートカットを作成

フォルダにショートカットを設定することによって、フォルダを選んで開く操作がスピードアップします。
一度作成したショートカットアイコンは、任意のショートカットキーを設定すれば、次回からフォルダを探さなくともすぐに開くことができます。

Windowsの場合、アイコンを右クリックすると開くタブの中から「ショートカット」を選び、さらに「ショートカットキー」の欄に任意のアルファベットを入力すると、「Ctrl」と「Alt」と「任意のアルファベット」を押すだけでショートカットフォルダを開けます。

　フォルダ階層は3つまで

ショートカットキーを使う場合以外は、フォルダを目視で探すことになるため、階層毎に分けて見やすく整理しましょう。
この場合、階層の深さは3つまでにしておくことがポイントです。
4つ以上の深さの階層を作ってしまうと、目的のファイル・フォルダへ行き着くまでの時間が長くなってしまうだけでなく、どこにどのファイル・フォルダを保存したかわからず混乱してしまいます。

　フォルダに番号を付ける

フォルダに番号を付けることは、整理を行う上でとても役に立つテクニックです。
番号を付ける基準には以下の2つがあります。
●業務の流れや順番に応じて番号を付ける
●フォルダを使う頻度や重要度の順に番号を付ける
特に、業務のプロセス順に番号を振れば、業務中の流れに応じて必要なフォルダを探しやすくなります。

　過去フォルダを作成

使わなくなったファイル・フォルダをそのまま放置しておくと、際限なくフォルダが増え、本当に必要なフォルダを探しにくくなってしまいます。
そこで「過去フォルダ」を用意し、使わなくなったファイル・フォルダを格納して整理しましょう。
「過去フォルダ」にファイル・フォルダを移動する際、使用した日付などを付けておくと、必要になった際に探しやすくなリます。

　未分類フォルダを作成

割り振り先を決めていないファイルを一時的に保管しておくための場所として、「未分類フォルダ」を作成しましょう。
置き場所が決まっていないファイルやフォルダをデスクトップなどに残してしまうと、誤って削除したり、別のフォルダに入れてしまう可能性があります。
こういった「置き場所が決まっていないファイル・フォルダ」を暫定的に置く場所として、未分類フォルダを活用しましょう。

賢くファイル・フォルダを管理する方法

ここまで紹介したコツのほかに、管理のためのツールを活用してファイル・フォルダを管理する方法があります。

　クラウドストレージを活用

クラウドストレージとは、パソコンの外にあるインターネット上の保存領域です。
身近なクラウドストレージの例だと、Dropbox（ドロップボックス）やGoogleドライブなどがあります。
ファイルやフォルダの情報を、パソコンの中ではなくクラウドストレージに保存することによって、外出先でもデータにアクセスすることができます。

そのほかにクラウドストレージを使うメリットは、以下の3つが挙げられます。

●社内のスタッフや取引先との間でデータを共有しやすくなる
●データがパソコンの外にあるため、パソコンにトラブルが起こったとしても、データが失われる恐れがない
●容量が巨大で大量のデータを保有できる

以上のようなメリットがあるため、クラウドストレージはビジネスの現場で非常に多く活用されています。

ただし、複数人でクラウドストレージを共有していると、格納しているファイル・フォルダの量が膨大な場合に、必要なものを見つけづらいです。クラウドストレージの容量が大きいからといって、大量のファイル・フォルダを整理せずに保存することは控えましょう。

　業務効率化ソフトを活用

ファイル・フォルダを賢く管理するための方法として、業務効率化ソフトを使うという手もあります。業務効率化ソフトは、業種や使用用途に合わせたさまざまな種類の製品が開発されています。

自社の課題に合うソフトを選ぶことによって、長年放置されていた問題がすぐに解決する可能性もありえます。
ファイル・フォルダの整理に役立つ機能も、もちろん用意されています。

たとえば、業務効率化ソフトに共通する代表的な機能は、「一括置換」機能です。
「たくさんのファイル・フォルダが存在していて、まとめて整理するとどれだけの労力がかかるか見当もつかない…」という場合も、一括置換の機能を用いれば、スムーズに整理作業を進めることが可能です。

「一括置換」の機能を活かす代表的な例として、「変更を加えたいファイル・フォルダに共通の文字列や文章を検索し、文字列や文章をワンステップで変更する」という使い方が挙げられます。この方法を使えば、膨大なファイル・フォルダから変更を加えたい対象のファイル・フォルダを抽出して、短時間で変更を加えることができます。

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業務効率化ソフトならAnyONE

工務店・リフォーム・建築会社で業務管理を行うならば、数ある優秀な業務効率化ソフトの中でも「AnyONE」がおすすめです。
AnyONEは、「一括置換」機能だけでなく、以下の悩みや課題を解決できます。

●膨大な書類や建築図書関係のファイル・フォルダを管理するのに手間がかかる
●頻繁に使うデータを探す作業に、いつも時間がかかる
●打ち合わせを行う度に、必要なデータを取り出して資料を作る手間がかかる
●保存先で細かく区分けして管理しているが、探し出す作業に時間がかかる

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　工事毎に細かくフォルダ分け

AnyONEでは、保存フォルダを好きな名前にカスタマイズできたり、ツリー型の階層でわかりやすく整理できます。
この機能を使えば、工事毎に細かくフォルダ分けすることが可能になるため、膨大な書類や建築図書関係のファイル・フォルダがあっても管理しやすいでしょう。

　表示をカスタマイズ

AnyONEでは、よく使うデータを自分好みに調整できます。例えば、よく使う機能のショートカットアイコンをトップ画面に配置したり、顧客一覧や見積入力などの画面に表示される列の並び順や表示項目を自由にカスタマイズできます。

また、設定した並び順などの仕様は、一度設定すれば次回以降も記憶される機能があるため、AnyONEを開くたびに自分自身が使いやすい状態で使用可能です。

　よく使う検索条件を保存

AnyONEではよく使う検索条件について名前をつけてタブとして保存できるため、いつでも好きなタイミングで見たい情報へアクセス可能です。またこのタブは自分自身にしか表示されません。そのため、ほかのメンバーを気にせずにご自身にとって最も使いやすい形で利用できます。

　どんなファイルもドラッグ&ドロップ保存

AnyONEの図書管理機能は、PDFに変換したファイルから、ワード・エクセルで作成したファイル、さらにはJWなどのCADデータまで、ファイル形式を問わずに保存することができます。
また、保存したファイルをいつでも確認することができるため、ファイルを引き渡して数年経過したあとでも、手間取ることなく書類を閲覧することが可能です。

まとめ

ファイル・フォルダを賢く管理することで、いざという時に慌てることなく必要な情報をすぐに取り出せます。

また、普段からファイル・フォルダの検索にかけている時間が大幅に短くなるため、工務店業務の効率が大幅にアップするでしょう。さらに、ファイル・フォルダ管理がずさんで、情報が紛失してしまうというリスクを大幅に低減できるというメリットも見逃せません。

ついつい「面倒だ」と、先延ばしにしてしまいがちな整理のための作業。
今回お届けした情報を参考にして、一気に効率化することをおすすめします。