見積り金額計算方法について解説!最も便利な計算方法とは?

見積り金額計算方法について解説!最も便利な計算方法とは?

商談を進める際に、必須となる書類が「見積書」です。
見積り金額を計算し、交渉を進めるために必要となります。
しかし、見積書は、電卓などで計算すると、ミスも起こりやすくなるでしょう。

今回は、見積書の概要や、エクセルでの金額の自動計算方法などについて解説します。

見積書作成の流れ

そもそも、見積書とは、住宅の正式な注文を受けつけた際に発行する「証憑(しょうひょう)」のことです。
証憑とは、ビジネスにおいて発行される書類のことで、見積書だけでなく、注文書・納品書・請求書・領収書などの総称です。

まず、見積書の作成の流れについて解説します。

見積書の正しい書き方と、賢い作成方法を紹介!

見積書の正しい書き方と、賢い作成方法を紹介!

 見積書の目的

ビジネスの取引は、一般的に以下の流れで進みます。

見積り→受注→納品→検品→請求書の発行→入金→領収書の発行

つまり、見積書は、ビジネスの一番はじめに発行される証憑です。
見積書をはじめとする証憑は、保存を義務づけられています。

見積書の目的は、施主様と工務店、双方が取引条件を交渉したり、受注を判断したりするための資料とすることです。

【参考】帳簿書類等の保存期間及び保存方法-国税庁

 見積書の作成

見積書には、法律上定められているフォーマットはありません。
見積書を発行することで、双方の認識違いを防いだり、社内での情報共有を簡単にしたり、施主様の意思決定を促すことにつながります。

そのため、取引に関わる事項は必ず、取引条件について記載しなければなりません。
一般的には、以下の17項目を記載します。

・タイトル
・件名
・宛先
・見積書の通番(社内で管理用の番号)
・発効日・提出日
・発行者の情報(社名・住所・氏名)
・発行者の印鑑
・有効期限
・見積り金額
・品番・品名
・商品数量
・商品単価
・商品金額
・小計
・消費税額
・合計金額
・納期

工務店によって定めている記載事項は異なる可能性があるため、自社で一度確認を取ってみてください。

見積書の印鑑は必須?

見積書の印鑑は必須?

 見積り金額の精査

見積書を提示すると、施主様から値引き交渉をされることがほとんどです。
最初に掲示していた金額から、計算して変更することとなるでしょう。

住宅建設では、建材などを調達するため、必ず「単価×個数」といった計算をします。
そこで計算ミスが生じると、間違った見積書を発行してしまいます。
電卓などを使い、手動で計算する場合は、注意しなければなりません。

計算ミスを減らすためには、エクセルを活用した金額自動計算がおすすめします。

エクセルでの見積り金額自動計算方法

エクセルでは、見積り金額を自動で計算することができます。
ここからは、エクセルの具体的な編集方法についてご説明します。

まずは、見積書のフォーマットを用意してください。
インターネット上に無料のフォーマットが公開されているため、それを利用してもいいでしょう。

 単価と数量を掛けて項目ごとに合計金額を算出

まず、単価と数量を掛け合わせて、項目ごとの合計金額(税抜)を算出します。
項目と単価、数量をそれぞれ入力しましょう。

単価と数量を掛けて項目ごとに合計金額を算出

金額の列に「=(単価のセル)*(数量のセル)」と関数を入力します。
半角英数字で入力しましょう。

たとえば、こちらの画像の場合は、単価のセルが「C2」、数量のセルが「D2」となるため、金額のセルに「=(C2)*(D2)」と入力します。

ちなみに、手打ちでセルの番号を入力しなくとも、クリックや範囲選択すれば、セルを指定することができます。

単価と数量を掛けて項目ごとに合計金額を算出_2

単価と数量に数値を入れると、自動で計算してくれるようとなります。

関数を入力した金額のセルを、他の項目にコピー&ペーストすると、関数を反映させられます。
これで、各項目の計算ができました。

単価と数量を掛けて項目ごとに合計金額を算出_3

 SUM関数で小計欄を自動計算

次に、各項目の小計を計算します。

小計欄に「=SUM(金額のセル範囲)」を入力します。
こちらの画像では、「E2」〜「E4」までを範囲とするため、「=SUM(金額のセル範囲)」と小計欄に入力しました。
エンターキーを押すと、自動で算出されます。

SUM関数で小計欄を自動計算

 消費税の計算と合計金額(税込)を設定

さらに、小計から消費税額と、合計金額(税込)を算出します。

消費税欄には、「=(小計のセル)*(0.1)」を入力しましょう。

消費税の計算と合計金額(税込)を設定

合計額欄には、「=(小計のセル)+(消費税のセル)」と入力します。

消費税の計算と合計金額(税込)を設定_2

これで、各項目から合計金額(税込)を自動で算出するエクセルが完成します。

消費税の計算と合計金額(税込)を設定_3

 見積り金額の修正はゴールシック機能を活用

何度か見積書のやり取りをし、商談が最終段階になると、先方から「キリの良い金額にして欲しい」と言われることもあるでしょう。
値引きを行う場合、小計額を減らし、そこに消費税10%をかけてから、合計金額がピッタリの数字になるよう調整することとなります。

その場合、ピッタリの数字から逆算して、各品目や小計の値段を調整することは至難の技でしょう。
「もう一度、関数をいじることは面倒臭い……」という方には、エクセルの『ゴールシック機能』をおすすめします。

ゴールシック機能とは、元々設定している関数を使って、自動で逆算をしてくれる機能です。
つまり、端数を値引きした後の合計金額(税込)を、セルに入力することで、エクセルが帳尻を合わせてくれる便利な機能です。

やり方は、エクセル上部の「データ」から「What-If分析」の「ゴールシック」を選びます。
そこで出てくるボックスの「目標値」を値引き後の合計金額にし、「変化させるセル」を選択します。

最後に「OK」をクリックするだけで完了です。

このように、エクセル任せで逆算ができるようになります。
計算の苦手な方にも役立つ機能です。

見積り金額を計算するならシステム導入がおすすめ

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ここまでエクセルの関数設定についてお伝えしてきましたが、中には「便利だが、操作が覚えられない。大変そう」と感じられた方もいるはずです。
商談が難航し、見積書の修正に修正を重ねていくと、計算式はより複雑になり、エクセルに詳しい方でなければ、手に負えなくなる可能性も。

そこで、おすすめは、見積り金額を自動計算してくれるシステム『AnyONE』の導入です。
AnyONEは、工務店に特化した業務効率化システムで、見積り計算について次の機能が備わっています。

 値引き項目を自動作成

AnyONEを導入した場合、上記でお伝えした関数の設定や算出方法について考える必要はありません。
また、自らエクセルを編集し、操作に手間取る心配もありません。
AnyONEは値引き項目を自動で作成し、微妙な金額の調整も簡単に行えます。

 指定金額からの逆算で自動計算

エクセルのゴールシック機能と、同じように逆算機能も使えます。
しかも、入力が必要な箇所は値引き後の合計金額(税込)のみ。

逆算による計算ミスの発生も防いでくれるでしょう。

指定金額からの逆算で自動計算

まとめ

見積書の計算方法について、ご理解いただけたでしょうか。
書面よりもエクセルを使うと便利に計算はできますが、エクセルが苦手な方には難しいこともあるでしょう。

今回ご紹介したAnyONEの自動計算機能を使うことで、見積書の作成・編集で起こりうるトラブルを防ぐことができます。
発注のタイミングを逃さないよう、スピーディな見積書を提出できる体制を整えましょう。

AnyONE以外にも使える業務支援システムは、各社から提供されています。
それらの機能を比べながら、自社に最適なシステムを選んでみてはいかがでしょうか。
詳しくは、下記のコンテンツをご参考ください。

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