工務店の業務においては、図面作成が欠かせません。一方で、自社で抱える工事現場の数が増えたり、設計の内容変更が起こったりすると図面の数が増え、管理が大変になります。この記事では、図面管理で起こりやすいトラブルについて解説したうえで、おすすめの図面管理方法について解説します。工務店で働いていて、図面管理に苦労している人はぜひ参考にしてみてください。

図面管理とは

図面管理とはその名の通り、工事で使用する図面を保管・管理することです。工事の途中段階や終了後でも図面が必要になるケースはあるため、すぐに利用できる状態にして保管・管理しなければなりません。

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図面管理のトラブルと必要性

ここでは、図面管理を適切に行なっていないと起こり得るトラブルについて解説します。なぜ図面管理を行うことが大切なのか、その必要性をしっかりと理解しておきましょう。

　過去物件の図面の紛失

図面を適切に管理していないと、図面を紛失してしまう恐れがあります。工事が完了した現場の図面だからといって、全く使用しないわけではありません。似たような工事を受注した時などは過去に施工した現場の図面をチェックする可能性があります。しかし、管理がずさんだと、「図面がどこにあるのかわからない」「古い図面で保管場所を誰も覚えていない」といった事態になりかねません。

　外注先への図面送付ミス

図面管理が適当だと、外注先の企業に間違えて古い図面を送ってしまう恐れがあります。工事を行っていると、仕様や設計が変更になることがあり、それに伴い図面のデータも変更されます。そのため、管理が行き届いていないと、どの図面が最終的な図面データなのかがわからなくなり、誤送信のリスクが高まってしまいます。

　管理の属人化

図面の管理を一部の社員のみが行なっている、という企業も意外と多いのではないでしょうか。そのような状況は図面管理の属人化につながる恐れがあります。図面管理担当者しか、どの図面がどこにあるのか理解していない状況だと、図面が必要になった時にその都度確認しなければなりません。そうなると手間もかかるため、非常に効率が悪いといえます。また、担当者が転職してしまう、病欠してしまうといった事態になった時に、誰も図面の場所がわからないといったことにもなりかねません。

図面管理でのポイント

ここでは、図面管理を実際に行う際のポイントについて解説します。ただ管理するだけでなく、ポイントを押さえた上で行うことで、より管理の質も高まるはずです。ぜひ、参考にしてみてください。

　フォルダ・ファイル管理

図面管理を行う際は、フォルダ・ファイルの管理に関するルールを設定するようにしましょう。ルールがない状態だと、担当者が工事のたびにフォルダを勝手に作成し、そこに図面を保管するといったことになりかねません。そうなると、図面探しに時間がかかってしまいます。まずは、フォルダの構成を考えたうえで、図面を管理する際のルールを定めるようにしましょう。

　最終図面データの明確化

フォルダに保管する図面は、どれが最終図面データなのか、はっきりとわかるようにしておきましょう。先述の通り、工事が進んでいくと、時には図面の内容が変更になることもあります。古い図面を誤って使用するとトラブルにもつながりかねないため、更新履歴を残す、図面データのファイル名に更新日を記載するようにルール化する、などの対策を取るようにしてください。

　情報を一元化

図面データを管理する際は、一元管理ができるようにしておきましょう。図面によってパソコン上に保管されている、紙面の状態で保管されている、クラウド上に保管されているといったバラバラの状態では、図面探しに手間がかかります。そのため、管理ツールを一つにまとめ、一元管理できるようにする必要があります。

　セキュリティ・紛失対策

図面管理を行う際には、セキュリティ対策や紛失対策も考慮する必要があります。例えば、社内で図面を管理する際でも、一部社員に限り図面にアクアセスできる権限を持たせる、USBメモリに図面を保管する場合は、紛失に備えて全てのファイルにパスワードを設定するなどです。

図面管理・保管の方法

図面管理・保管の方法には、紙面管理、エクセルでのフォルダ管理、図面管理ソフトの導入があります。それぞれのメリットやデメリットを理解したうえで、自社に適した方法を選ぶようにしてください。

　紙面保管

紙面保管は、図面を紙のままでファイリングして保管する方法です。もっともシンプルな保管方法だといえます。また、図面への書き込みができる点は大きなメリットでしょう。一方で、図面の持ち運びが大変であるほか、紛失のリスクもゼロではありません。さらに外注先や顧客などとの共有がしづらい点などデメリットも少なくありません。

　エクセルでのフォルダ管理

CADで作成した図面をエクセルデータに書き換えた上で、エクセルデータでパソコンに保存しておくという管理方法もあります。この方法のメリットは、フォルダで整理することができるため、後々図面が必要になった時に簡単に探し出せることです。エクセルは多くの工務店で利用されているため、扱ったことのある人がほとんどでしょう。基本的なパソコンスキルを備えていれば、誰でも簡単に図面を管理できます。
一方で、図面を保管するためには、その都度CADからエクセルに書き換える必要があるため、手間がかかります。エクセルに書き換えた後は、文字の追記はできますが、図面自体の編集には対応していません。また、データ管理に伴うルールを設定して徹底しなければ、「図面をどこに格納したかわからない」という紛失のリスクも伴います。

　図面管理ソフト

ここまで紹介してきた紙面やエクセル・CADデータによる保管は、紛失リスクが常にあり、管理も甘くなってしまいがちです。また、図面の枚数が多くなると、人手による保管にも限界がきてしまいます。
このようなデメリットを回避するためには、図面管理ソフトの導入が望ましいといえます。図面管理ができるソフトの中には、専門知識が必要なCADを使用しなくても、図面作成・編集ができるものもあります。

例えば、工務店向けの業務効率化ソフトAnyONEでは、図面を管理できるだけでなく間取り入力もできます。間取りの寸法や寸法線は自動で設定できるなど、図面作成に対応しています。CADの知識のない人でも図面作成ができるため使い勝手も非常にいいといえるでしょう。

文書管理システムとの違い

図面管理ソフトと似たものに「文書管理システム」があります。
こちらは文書の管理に特化したシステムであり、図面の管理に特化している図面管理ソフトとは異なるものです。

また、図面管理ソフトの場合、製品のライフサイクル関連するさまざまな図面データを一元管理できるものもあるなど、文書管理システムと機能面での違いもあります。

建築業における文書管理について詳しく知りたい方は、文書の保存義務や効率的な管理方法を解説している記事を参考にしてください。

図面管理の具体的な手順

図面管理を行う場合、以下のような手順で進めていくこととなります。

1. 名前のルールを決める
2. 更新前の状態のものも残しておく
3. 共有フォルダーを用意して保存場所を明確にする

　1. 名前のルールを決める

図面管理を行う際に、名前がバラバラだとどこに何があるのかわかりにくいため、最初の段階で名前のつけ方を決めておきましょう。

例えば、図面の「種類_名前_番号_更新日」といった形でルールを統一することでフォルダに保存したときもソートしやすくなります。
名前のルールは各社で使いやすいように設定することができますが、「なんの図面なのか」「何番目の図面なのか」「バージョンはどれなのか」「最終更新日はいつなのか」といったことがわかると扱いやすいでしょう。

　2. 更新前の状態のものも残しておく

図面を更新する場合は、更新前のものも保存しておくことが大切です。
図面を修正したものの、「やっぱり前のほうが良かった」と以前のバージョンを希望される可能性は十分に考えられます。
必ず更新前の図面も保存し、状況に応じて臨機応変な対応ができるようにしておきましょう。

　　3. 共有フォルダを用意して保存場所を明確にする

図面を保存する際は、保管場所となる共有フォルダを作成しておきましょう。
いくら名前のルールを統一したとしても、保管場所が統一されていないと意味がありません。
「現場別」「種類別」「日程別」などこちらも一定のルールを決めて、図面を管理しましょう。
図面の共有フォルダを、現場関係者にわかりやすく明示すると、すぐに必要な図面までアクセスできます。

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まとめ

今回は、図面管理に関して、その必要性や管理のポイント、具体的な管理方法などについて解説しました。工事が終わった後でも図面が必要になる可能性はゼロではありません。また、図面の内容が変更になる可能性もあるため、図面管理は適切に行わなければなりません。管理の際は、図面管理ができる業務効率化ソフトを導入すれば、簡単に管理可能です。

以下のコンテンツでは、業務効率化ソフトであるAnyONEと他社システムの機能を比較しています。どのような企業からどのような機能を持ったシステムが展開されているのか知りたい人や、自社にはどのシステムが適しているのか検討したい人は、ぜひ参考にしてください。