商品・サービスを提供する企業は「販売管理」により、収支のバランスを整えたり、コストの削減が可能です。

適切な販売管理ができていないと「なぜか利益が残らない」「竣工後でないと損益がわからない」といった状況に陥ります。

建設業界や住宅工務店などでも、同じく販売管理の実施は欠かせません。
今回は、販売管理の概要や流れ、帳票の作り方などについて解説します。

販売管理とは

販売管理とは、「自社商品の販売情報について管理すること」です。
販売に限らず、仕入れや在庫数、顧客情報、代金の回収までをすべて管理します。

販売管理の目的は、主に工事現場の「収支状況の確認」「不要なコストの削減」です。
「収支状況の確認」は、受注した案件がいつ、いくらで売れたのか、代金回収が完了しているかなどの情報を把握し、会社全体のお金の流れを見える化して、利益を正確に管理することです。
「不要なコストの削減」は、仕入れや在庫数などを管理することで、余分な在庫を抱えず、保管にかかるコストを抑えます。

販売管理は収支やコストに関わるため、安定した会社経営をおこなうために販売管理を欠かすことはできません。

販売管理のフロー（流れ）

販売管理は、主に次の5つのステップに分かれます。

①受注管理
②出荷管理（工事管理）
③請求管理
④在庫管理
⑤仕入管理

　①受注管理

まず、受注管理は、次の3段階に分かれます。

(1)見積り
見込み客に営業をかけ、案件が決まりそうな場合に、工事現場にかかる資材費や人材費などの費用を元に「見積り書」を作成します。
見積り書は、社内で役職者や経理担当者などに確認してもらい、精度を高めておきましょう。

(2)契約
見積り書を顧客に送り、内容に問題なければ取引を決めて、契約を結びます。

(3)受注
契約内容に基づき、工事を請け負うことが決まると受注となります。
受注業務は、受注伝票の発行などの事務作業が主です。

これら3段階をまとめて、受注管理といいます。

　②出荷管理（工事管理）

受注業務を終えると、出荷管理（工事管理）に移行します。

たとえば、製造業では製品を取引先に送る作業に当たりますが、住宅工務店においては工事現場で作業をおこなうことが商品・サービスとなります。そのため、いわゆる出荷管理は工事管理のことだと認識して良いでしょう。
指定された工期までに完成できるよう、現場作業を進めます。

完成した住宅を、顧客に受け渡して完了（納品）です。

　③請求管理

契約書などで定められている期日に基づき、請求書の発行や代金の回収、入金額の確認などをおこないます。
期日までに入金がない（遅れている）とそれだけでトラブルになるため、都度、確認するようにしましょう。
万が一、顧客からの入金が確認できない場合は、営業担当者に事情を伝え、入金を催促してもらいます。

　④在庫管理

在庫の管理は、工事現場が進んでいる間だけでなく、自社全体の在庫管理もおこないます。
現場や顧客から在庫に関する問い合わせがあった場合に、スピーディに対応できるでしょう。
また、在庫管理をおこない、余分な在庫を抱えないようにすれば、コスト削減も可能です。

　⑤仕入管理

工事を進める際には、必要な資材などを仕入れます。
仕入れから原価も分かり、工事現場の利益も算出可能です。
ずさんな仕入管理をおこなっていると「現場で勝手に職人へ依頼していた」「追加の資材発注があった」などの事情で、赤字となることもあります。
健全な会社経営のために、仕入管理は徹底しましょう。

販売管理に欠かせない帳票

販売管理ではさまざまな業務が関わり、他企業との取引も多くおこなわれます。
その中で、欠かせないのが「帳票」です。
帳票とは「帳簿」「伝票」の総称です。
企業間の取引を証明する書類であり、法的効力を持ちます。

もし、帳票を作らずに口約束で取引を進めていると法的効力を持たないため、主張が食い違った場合には「言った・言わない」の水掛け論争となる可能性が高いです。
トラブルやクレームで取引先から支払いを拒否されるかもしれません。
企業間での取引では、必ず帳票を作成しましょう。

住宅工務店での販売管理で扱う帳票の種類は、主に次の3種類です。
それぞれどのような役割があるのかを解説します。
・見積り書
・注文書
・納品書

　見積り書

「見積り書」とは、工事現場の状況や希望の住宅に応じて、顧客と契約を交わす前に、内容を提示する帳票です。
具体的な内容は、金額や納期、仕様、支払い条件などを記載します。

顧客との駆け引きや交渉で何度も見積り書を発行することもあるでしょう。
双方が納得した見積り書の内容に基づき、契約を結びます。

注意点は、見積り書と請求書の内容に違いがないことです。
「事前の約束と違う！」とトラブルになるため、最終的な見積り書を確認し、請求を行いましょう。

　注文書

「注文書（発注書）」とは、発注項目を記載した帳票です。
注文書には、見積り書・契約書よりも具体的に依頼が記載されています。

当然ですが、見積り書や契約書と同じ内容を記載しなければなりません。
また、見積り書と注文書は同じ役割を持つため、「見積り書兼注文書」として一つの書類にまとめられることもあります。

　納品書

「納品書」とは、納品を証明する帳票です。
商品・サービスを顧客に納めたタイミングで渡されることが多いです。

納品書のフォーマットは特に決まっておらず、基本的に取引のある企業間で決めます。
もし、内容の不備が見つかった場合、取引先に再発行してもらいましょう。

ちなみに、納品書は発行の義務はありませんが、トラブルを防ぐために発行されます。

AnyONEで帳票作成

これまでお伝えした通り、販売管理に関わる業務を含め、住宅工務店の担当者の業務は多岐にわたり、負担も大きくなります。
工事現場の数に帳票の数も比例するため、担当する現場が多くなるほど、ミスやトラブルも起こりやすくなるでしょう。

担当者の負担を抑えるために、活用したいのが業務効率化ソフト『AnyONE』です。
AnyONEは、住宅工務店の業務に特化しており、顧客管理から工事管理、発注管理、請求管理とさまざまな業務をITの力で効率化できます。
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見積り書や注文書、納品書などの帳票に使うフォーマットを社内で統一できるため、毎回作成する手間が省けるでしょう。
見積り書や実行予算などに紐付けて発注管理をおこなえるため、経営者や役職者が気になる現場の収支状況も把握しやすくなります。

また、現在使っている帳票と同じように「会社のロゴを入れたい」「うまくカスタマイズしたい」という希望があった場合には、「AnyONEカスタム帳票サービス」で対応可能です。

まとめ

工務店の業務を効率化するサービスは、AnyONEをはじめとして各社が提供しています。
サービスによって機能は異なるため、どのサービスが自社に合うかは気になるところでしょう。
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