受注管理をスムーズに進めることは工務店の売上アップ、業務効率化にもつながります。

この記事では、受注管理の概要を解説します。エクセルを使った受注管理方法のやり方、メリット・デメリット、役立つ関数も触れます。また、より受注管理を効率化する「受注管理システム」についても紹介します。

受注管理とは

一般的に「受注管理」とは、発注者から注文を受けてから出荷につなげるまでの、受注に関係する一連の業務のことです。
一連の業務の中には、お客様に対して見積作成を行ったり、契約の締結を行う場合もあります。そのため、受注管理は販売管理に含まれるものと考えることができるでしょう。

　受注管理プロセス

工務店における大まかな受注管理のプロセスは以下の通りです。

・見積書作成
・工事の契約を結ぶ
・工事内容を登録する
・納期の確認を行う
・受注伝票と注文請書を作成する

発注者から依頼を受けたら、まずは見積を作成します。注文の内容を確認し、内容に応じた金額を設定し、発注者に確認してもらいます。見積の内容に問題なく、発注者の同意が得られたら契約を結びます。その後、工務店内で工事内容の登録を行ってください。工事内容は関係部署に共有され、工事の準備などを行うことになります。
また、納期の確認も行う必要があります。発注者と相談しながら対応可能な納期を設定するようにしましょう。ここまで行えたら、受注伝票と注文請書を作成します。なお、作成した受注伝票は社内で保管しておくようにしましょう。
以上が工務店における大まかな受注管理のプロセスです。

エクセルで受注管理するメリット・デメリット

受注管理はエクセルを利用して行えますが、エクセルの利用にはメリットもデメリットも存在します。そこで、ここではエクセルを使って受注管理を行うメリットとデメリットについて解説します。

エクセルで受注管理するメリット

具体的なメリットを4点、解説します。

コストを抑えられる

エクセルをすでに導入している企業では、新たなコストがかかりません。
また、導入後に追加料金もかからず、システムを導入するよりも低価格での利用が可能です。

簡単に導入できる

エクセルは、さまざまなビジネスシーンで利用されているツールであり、基本的な操作ならできる人も多いため、スムーズな導入が可能です。
また、エクセルを扱ったことがない人であっても、基本的な操作であれば習得までに時間はかからないといえます。
導入に伴う事前研修や専門的な教育を行う必要がないため、手間がかからないだけでなく、教育コストもかかりません。

関数を使って自動化できる

エクセルには関数機能がついており、関数を利用することで受注管理の一部作業を自動化できます。関数は書式のルールさえ覚えられれば誰でも利用できます。
また、VBAと呼ばれるプログラミング言語を使用することで、エクセルを使ってプログラミングを組むことも可能です。こちらは専門的な知識が必要となるため、簡単ではありませんが、エクセルだけでも受注管理を効率化することができます。

受注管理に役立つ関数

エクセルで使用できる関数にはさまざまなものがありますが、受注管理業務の場合、以下のような関数をよく使用することとなります。

関数を利用することで、データを入力するだけで、あとは自動で計算してくれるため、作業の手間が省かれます。

外部システムと連携できる

エクセルは、受注管理システム以外の外部システムと連携して、より業務効率を高められます。
例えば、顧客管理システムや営業支援システムなど、工務店で使用する機会が多いシステムとの連携も可能です。
また、システムによってはデータをエクセルに入力するだけで、データ収集や集計を自動化できます。

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エクセルで受注管理するデメリット

具体的なデメリットを3点、解説します。

情報共有が難しい

エクセルで受注管理をする場合、ファイルの共有・更新がスムーズにできず、情報共有がうまくいかない可能性があります。
例えば、エクセルは同時編集には対応していないため、誰か一人がエクセルを開いていると、他の人はそのファイルを閲覧できても編集できません。2人が同時にエクセルを開き、それぞれがデータを更新すると、最新のファイルが2つ存在することとなり、混乱を招きかねないでしょう。
また、編集中のファイルは、編集者が保存しなければ情報がアップデートされないため、情報共有にタイムラグが生じる場合もあります。

入力の手間がかかる

エクセルで受注管理をする場合、「営業担当者から受け取った情報を、他の従業員がエクセルに入力する」という一手間がかかり、業務効率の低下につながります。
また、入力ミスが発生する可能性もあるため、ダブルチェック体制を敷くなど対策を立てなければなりません。
そのほかにも、エクセルに記載された情報量が多くなると、パソコンの処理速度が低下し、編集や保存に時間がかかる可能性もあります。

互換性でファイルが開けない

エクセルをはじめとしたMicrosoft Officeの製品は定期的なバージョン変更があります。古いバージョンを使っていると、最新のバージョンで作成したファイルを開けなくなってしまうことも。
顧客とのファイルのやり取りには注意しなければなりません。

また、もともと組んでいたマクロがバージョンの変更でうまく機能せず、業務に支障をきたすこともあり得ます。

受注管理システムで業務効率化

エクセルを利用した受注管理は、低コストで簡単に導入できるというメリットがありますが、情報共有や入力に手間がかかるため、業務効率の低下につながる恐れがあります。このような事態を避けるためには、受注管理システムの導入が効果的です。

受注管理システムは、受注管理に関する業務の自動化ができるため、大幅な業務効率化を図ることができます。また、情報共有や入力の手間、互換性といったデメリットも受注管理システムにはありません。

受注管理システムでは、例えば、以下のような画面で進捗を管理できます。

営業担当者名や顧客名、工事名といった基本的な情報はもちろんのこと、初回と最終の見積額、仮契約日と契約日など細かい情報まで網羅している点が特徴です。受注に関する情報がまとめられているため、当該ファイルさえ開けば、必要な情報を確認することができます。

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　受注管理システムのメリット

受注管理システムを導入するメリットとしては、人為的なミスを防げる点が挙げられます。受注管理システムを導入することで、転記ミスなどがなくなり、正確なデータ入力と確認ができるようになります。また、作業自体が効率化されるため、人件費の抑制にもつながるでしょう。

　受注管理システムのデメリット

受注システムのデメリットとしては、人によっては操作が難しいと感じる可能性がある点です。エクセルのように多くの人が慣れ親しんだものではないため、最初は使いにくさを感じる人も出てくるかもしれません。また、システムの導入にあたっては、導入コストがかかるため、その点もデメリットとなるでしょう。

　受注管理システムを選ぶときのポイント

受注管理システムを選ぶ際には、まず実際に扱うことになる従業員にとって操作しやすいものであるかどうか確認しましょう。いくら多機能で優れているシステムでも、現場が使いにくいと感じてしまっては意味がありません。使いにくいシステムを無理やり使っているとかえって業務に支障が出てくるケースもあるでしょう。
また、サポート体制の有無も忘れてはいけません。システム導入後、実際に現場で利用できるようになるまで、サポートしてくれるサービスもあるため、サポート体制の有無も確認しておきましょう。

そして、自社の業務内容に適した機能を備えているかどうかも非常に重要です。例えば工務店の場合、物件登録や工事登録ができないシステムでは使い物になりません。システムを選ぶ際には、どういった機能があり、これまでにどういった企業の導入実績があるのかチェックしておくことをおすすめします。さらには、既に別のシステムを業務で利用している場合、システム間での連携ができるかどうかも重要です。

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AnyONEで受注管理

受注管理システム選びで悩んでいる方には「AnyONE」の利用をお勧めします。AnyONEは、物件登録、工事登録、見積書作成など、工務店の業務に欠かせない機能を備えており、受注管理をはじめとして、工務店の業務全般に対応しているシステムです。業務に関わる情報を一元管理できるため、属人化や受注の抜け漏れの心配もありません。

また、入力がしやすいシンプルな画面となっているため、ITが苦手な人でも比較的簡単に使うことができるでしょう。さらに専用のアプリも用意されているため、スマートフォンやタブレットからでも受注管理を行うことができます。

　AnyONEの導入事例

AnyONEは利用者のニーズに可能な限り答えられるように、各種カスタムにも対応しています。例えば、受注管理の一部である見積り作成業務の場合、通常であれば外出先から編集することはできない仕組みになっています。しかし、AnyONEはカスタムが可能で「見積プラス」と呼ばれるツールを利用すれば、外出先からでも見積の編集ができるようになります。
このように、導入した企業にとって使いやすい形で利用できるのがAnyONEの強みだと言えます。

まとめ

今回は、受注管理の概要からエクセルによる受注管理、システムによる受注管理のメリット・デメリット、さらには受注管理システムを選ぶ際のポイントなどについて解説しました。受注管理システムを利用することにより、業務効率化を図ることができます。また、AnyONEであれば、受注管理をはじめとして工務店の業務全般に対応しているのが特徴です。業務システムを導入しようとしている担当者の方は、ぜひAnyONEの利用を検討してみてください。

以下の記事では、AnyONEを含めた「他社システムの機能比較」について解説しています。どのシステムがどういった機能を持っているのか、具体的に知りたい場合は、こちらも参考にしてみてください。