受注管理とは?エクセル管理とシステム利用の違いを解説!

工務店の業務は多岐に亘ります。そのような数ある業務の1つに受注管理があります。この記事では、受注管理がどのようなものなのか、その概要を解説します。
また、受注管理方法としてエクセルを利用する場合と受注管理システムを利用する場合のそれぞれのメリット・デメリットについても解説しているため、ぜひ参考にしてみてください。

受注管理とは

受注管理とは

一般的に「受注管理」とは、発注者から注文を受けてから出荷につなげるまでの、受注に関係する一連の業務のことです。
一連の業務の中には、お客様に対して見積作成を行ったり、契約の締結を行う場合もあります。そのため、受注管理は販売管理に含まれるものと考えることができるでしょう。

 受注管理プロセス

工務店における大まかな受注管理のプロセスは以下の通りです。

見積書作成
・工事の契約を結ぶ
・工事内容を登録する
・納期の確認を行う
・受注伝票と注文請書を作成する

発注者から依頼を受けたら、まずは見積を作成します。注文の内容を確認し、内容に応じた金額を設定し、発注者に確認してもらいます。見積の内容に問題なく、発注者の同意が得られたら契約を結びます。その後、工務店内で工事内容の登録を行ってください。工事内容は関係部署に共有され、工事の準備などを行うことになります。
また、納期の確認も行う必要があります。発注者と相談しながら対応可能な納期を設定するようにしましょう。ここまで行えたら、受注伝票と注文請書を作成します。なお、作成した受注伝票は社内で保管しておくようにしましょう。
以上が工務店における大まかな受注管理のプロセスです。

エクセルで受注管理するメリット・デメリット

エクセルで受注管理するメリット・デメリット

受注管理はエクセルを利用して行えますが、エクセルの利用にはメリットもデメリットも存在します。そこで、ここではエクセルを使って受注管理を行うメリットとデメリットについて解説します。

 エクセルで受注管理するメリット

エクセルで受注管理を行うメリットは、コストを抑えられる点にあります。エクセルはMicrosoft Officeのライセンスがあれば利用できるのが特徴です。そして、多くの工務店ではすでにエクセルを業務で利用していると考えられるため、実質コストをかけることなく受注管理が行えるでしょう。また、エクセルを扱った経験がある人も多いと予想できるため、受注管理をエクセルで行うにあたって特別な教育などを行う必要もありません。
さらに、エクセルであれば、マクロ機能が使えます。マクロ機能は、エクセル上での操作を事前に記録しておけば、ワンクリックでその操作を行える便利なものです。特定のデータを探し出すこともできるため、上手く使えば業務効率化も図れるでしょう。

 エクセルで受注管理するデメリット

一方で、エクセルで受注管理を行うデメリットとしては、入力ミスが起こる可能性がある点が挙げられます。エクセルを利用する場合、データは手入力することになるため、入力ミスが起こる可能性は常にあります。入力ミスがあると、受注内容が間違っていて工事に影響が出るかもしれません。また、それによってトラブルに発展するケースもあるでしょう。入力ミス自体はダブルチェックを行うなど、入念な確認をすることで回避できますが、それを行うための従業員の負担が増えてしまいます。

そのほかのデメリットとしては、データ共有の難しさが挙げられます。エクセルで受注管理を行う場合、共有フォルダやサーバーでエクセルファイルを保存することになります。しかし、誰かがファイルをコピーして自身のパソコンのローカル上で更新作業を行い、更新したファイルを共有フォルダにアップし忘れるという、可能性があります。そうなると受注管理に関する情報共有が滞ってしまうでしょう。

受注管理システムで業務効率化

エクセル以外にも、受注管理システムを利用することで受注管理が行えます。受注管理システムでは、注文内容の確認や入力、在庫確認、納期の設定など受注管理に関する業務を自動化することができます。そのため、システムを導入すれば、大幅な業務効率化を図ることができるでしょう。

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 受注管理システムのメリット

受注管理システムを導入するメリットとしては、人為的なミスを防げる点が挙げられます。受注管理システムを導入することで、転記ミスなどがなくなり、正確なデータ入力と確認ができるようになります。また、作業自体が効率化されるため、人件費の抑制にもつながるでしょう。

 受注管理システムのデメリット

受注システムのデメリットとしては、人によっては操作が難しいと感じる可能性がある点です。エクセルのように多くの人が慣れ親しんだものではないため、最初は使いにくさを感じる人も出てくるかもしれません。また、システムの導入にあたっては、導入コストがかかるため、その点もデメリットとなるでしょう。

 受注管理システムを選ぶときのポイント

受注管理システムを選ぶ際には、まず実際に扱うことになる従業員にとって操作しやすいものであるかどうか確認しましょう。いくら多機能で優れているシステムでも、現場が使いにくいと感じてしまっては意味がありません。使いにくいシステムを無理やり使っているとかえって業務に支障が出てくるケースもあるでしょう。
また、サポート体制の有無も忘れてはいけません。システム導入後、実際に現場で利用できるようになるまで、サポートしてくれるサービスもあるため、サポート体制の有無も確認しておきましょう。

そして、自社の業務内容に適した機能を備えているかどうかも非常に重要です。例えば工務店の場合、物件登録や工事登録ができないシステムでは使い物になりません。システムを選ぶ際には、どういった機能があり、これまでにどういった企業の導入実績があるのかチェックしておくことをおすすめします。さらには、既に別のシステムを業務で利用している場合、システム間での連携ができるかどうかも重要です。

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AnyONEで受注管理

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受注管理システム選びで悩んでいる方には「AnyONE」の利用をお勧めします。AnyONEは、物件登録、工事登録、見積書作成など、工務店の業務に欠かせない機能を備えており、受注管理をはじめとして、工務店の業務全般に対応しているシステムです。業務に関わる情報を一元管理できるため、属人化や受注の抜け漏れの心配もありません。

また、入力がしやすいシンプルな画面となっているため、ITが苦手な人でも比較的簡単に使うことができるでしょう。さらに専用のアプリも用意されているため、スマートフォンやタブレットからでも受注管理を行うことができます。

 AnyONEの導入事例

AnyONEは利用者のニーズに可能な限り答えられるように、各種カスタムにも対応しています。例えば、受注管理の一部である見積り作成業務の場合、通常であれば外出先から編集することはできない仕組みになっています。しかし、AnyONEはカスタムが可能で「見積プラス」と呼ばれるツールを利用すれば、外出先からでも見積の編集ができるようになります。
このように、導入した企業にとって使いやすい形で利用できるのがAnyONEの強みだと言えます。

まとめ

今回は、受注管理の概要からエクセルによる受注管理、システムによる受注管理のメリット・デメリット、さらには受注管理システムを選ぶ際のポイントなどについて解説しました。受注管理システムを利用することにより、業務効率化を図ることができます。また、AnyONEであれば、受注管理をはじめとして工務店の業務全般に対応しているのが特徴です。業務システムを導入しようとしている担当者の方は、ぜひAnyONEの利用を検討してみてください。

以下の記事では、AnyONEを含めた他社システムの機能比較」について解説しています。どのシステムがどういった機能を持っているのか、具体的に知りたい場合は、こちらも参考にしてみてください。

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