【工程表の作り方】エクセルと工務店向けソフトを比較!

【工程表の作り方】エクセルと工務店向けソフトを比較!

工務店の現場管理のために欠かせない工程表
工程表を活用することで、全体の進捗を把握し、工期通りに現場工事を進めることができます。
工程表は、主にエクセルや工務店向けのソフトで作成することができます。
今回は、エクセルでの4種類の作成方法や、工務店向けソフトとの比較について解説します。

エクセルで工程表を作る方法

エクセルで工程表(ガントチャート)を作る主な方法について解説します。
工程表について、より詳しく知りたい方は下記の記事もご参照ください。

ガントチャート工程表とは?

ガントチャート工程表とは?

 条件付き書式

条件付き書式は、タスク項目ごとにセルを塗りつぶす(色をつける)ことで、工事のスケジューリングを行う方法です。
日付の入力だけでバーチャートを描け、修正も簡単というメリットの一方で、色の塗り分けに手間がかかり、計算式を作らなければならないというデメリットもあります。
まず、スケジュールに当たる一つのセルで条件付き書式を設定し、全体へコピーします。
条件つき書式から、「新しいルール」を選び、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、数式を入力しましょう。

 関数

関数は、セルを塗りつぶす代わりに「※」「■」などの文字をバーチャートとして扱います。
IF関数、AND関数、OR関数を使用して、土日や祝日に「※」「■」などの文字が記入されないようにしましょう。
条件付き書式と同じく、入力・修正は簡単なことがメリットですが、見栄えの好みに差が出ます。

 グラフ

ラフは、積み上げ横棒グラフを使ってガントチャートを作る方法です。
他の作成方法よりも見栄えがよく、プレゼンや営業にも利用可能な点がメリットです。
しかし、作成までに手間がかかり、タスクの追加・削除でミスがあるとグラフを作り直さなければならない点がデメリットです。

グラフを使用した工程表の作成方法は、まずタスク名・開始日・終了日・日数を記入した表を挿入しましょう。
次に、タスク名(縦軸)と開始日(横軸)で積み上げ横棒グラフを作り、グラフエリアに日数を追加します。
横軸で「補助目盛り線の追加」を行い、補助目盛りのオプションで目盛りを「7.0」、補助メモリ「1.0」にセットします。(1日ごとの目盛りとなります。)
開始日のグラフを「塗りつぶしなし」にすることで、ガントチャートの形となります。

 マクロ

マクロとは、エクセルで同じ操作を繰り返さなければならない場合、決まった操作を自動化するエクセル内の一つの機能です。マクロによるガントチャートは、グラフ・進捗率の自動計算も可能となるため便利ですが、マクロを組むことが苦手な方には作成が難しくなります。

マクロでは、下記の手順で工程表を作成します。

①ガントチャートを作る
②イナズマ線を入れる
③週・月単位で見えるようセルの幅を調整する
④進捗状況を数値化(可視化)する
⑤開始日・終了日を入力し、セルを自動で色分けする

便利な工程表を簡単に作るならAnyONE

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工程表の作成・管理を簡単に行える業務支援ツール『AnyONE』。
エクセルより優れた機能を有しており、業務効率の改善に役立ちます。
エクセルと『AnyONE』の機能を比べ、以下の通りにまとめました。

比較表

 操作・修正が簡単

操作・修正が簡単

エクセルでは、タスクや工期に修正が生じた場合、細かく内容を変更しなければなりません。
特に積み上げ横棒グラフでは、変更の度にグラフを作り直す必要も出てきます。
エクセルの苦手な方にとっては、骨の折れる作業で余計な手間がかかります。
細かい内容をいじっていると、誤った操作で形式が崩れたり、ミスも生じやすくなってしまいます。
AnyONE』では、その心配は不要です。
最小限の操作で修正を行うことができ、形式がくずれる、ミスが生じるといった心配もありません。
工期をずらす際にも、休日を考慮したスケジューリングを自動で行ってくれます。

 アラーム設定

アラーム設定

AnyONE』は、過去に作成した工程表をテンプレートとして活用し、新しい工程表を作成することができます。
エクセルでは、ベースとなるテンプレートを一つ作成すれば、利用することは可能です。
ですが、数式や関数、グラフ、マクロなどの得意な従業員を必要とし、毎回その従業員に依頼することになりかねません。
また、現場ごとの状況に合わせて細かく内容を調整しなければなりません。
その調整作業も『AnyONE』では簡略化でき、新しい工程表を作りやすいでしょう。

 多彩なテンプレート

多彩なテンプレート

エクセルのテンプレートは、最低限の機能を有した簡素なものになりがちです。
「プレゼンや営業でオシャレなデザインを使いたい」や、「より見やすいデザインにしたい」といった要望にもAnyONEは対応できます。
バーの形状や文字のフォントからレイアウトまで融通が効きやすく、工程表を自分好みのデザインにすることができます。
また、一度作成した工程表をテンプレートとして保存できるため、使えば使うほど、豊富なデザインのテンプレートを利用できるようになります。

 エクセルとの互換性

AnyONE』で作成した工程表は、そのままエクセルに貼り付けることができます。
社内や顧客のパソコン環境に応じて、共有の選択肢が増えます。

AnyONEの導入事例

ここからは、実際にAnyONEを導入した企業の事例を紹介します。

 ミス・ストレスなく工程表を作成

宮崎環境設計有限会社様では、工程表作成の利便性を実感してもらっています。
特に日付間違えのミスが無くなりました。

AnyONE』には当年の曜日が組み込まれているため、エクセルで作成した時のように、曜日を手動で設定する必要がありません。
工程表のテンプレートを利用する場合、基準日となる工程の日付を指定すると、その日を基準に以降のカレンダーにスケジュールを自動で反映してくれます。

これは工期の変更にも対応しており、特定の工程以降のスケジュールを一括でずらすことができます。
手動を最小限に抑え、自動設定を活用することでミスを無くしたのが、宮崎環境設計有限会社様の事例です。

 無駄な業務を3割削減

株式会社藤田建設工業様では、これまで事務作業や顧客対応に多くの時間を割かれていました。
そこで、「工程表のテンプレート作成」や「カレンダー表示」、「顧客訪問時の地図表示」などの機能を活かし、業務効率を改善しました。

また、AnyONEへ必要な情報を集約させることで、これまでのエクセル管理と比べ、約3割の業務を省くことに成功しました。
今後は、『AnyONE』をより有効活用することで、自社のモデルハウスづくりを目指されています。

まとめ

エクセルと工務店向けソフト「AnyONE」について解説してきました。
ただ、「AnyONE以外のソフトは、どういった機能を持っているのだろう」と気になるかもしれません。
そこで、各社のソフトを機能で比較した記事をご用意しました。
各社のソフトを比較した上で、導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

比較資料

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