【工務店】営業支援だけじゃない！業務支援ツールの使用目的

長時間労働の規制や若手社員の離職などを解決するためには、業務の効率化が有効です。業務の効率化には業務支援ツールを活用すると、誰でも簡単に業務を効率化できます。

しかし業務支援ツールは「営業支援がメインで、施工管理などの工務店特有の業務には関係ない」と、考えている方もいるでしょう。

業務支援ツールの中には、営業支援以外にもさまざま機能を搭載したツールがあります。例えば、顧客管理やセキュリティ管理、社員教育などです。
本記事では、各種業務支援ツールの支援内容と使用目的について解説します。業務効率を高めたい工務店の担当者の方はぜひ参考にしてみてください。

業務支援ツールとは？

業務支援ツールとは、企業内における各種業務のサポートをしてくれるツールのことです。業務支援ツールには、サーバやパソコンにインストールして利用する「オンプレミス型」とインターネット上にあるサーバを利用する「クラウド型」があります。現在ではクラウド型が主流となっています。

クラウドサービスを詳しく知りたい方は、クラウドサービスが業務効率化に有効な理由を解説した記事をご確認ください。

業務支援ツールの導入を検討している方は、業務支援システムの種類や工務店におすすめの種類と注意点を解説した記事の確認をおすすめします。

　クラウド型業務支援ツールの導入状況（企業）

総務省の調査によると、クラウドサービスを利用している企業は70.4%となっています。また、クラウドサービスを利用したことによる効果を実感している企業は88.2%と、高い値を示しています。
これらの結果から、クラウド型の業務支援ツールの利用は、決して珍しいものではないことが伺えます。
【参考】令和3年通信利用動向調査の結果（概要）

業務支援ツールの使用目的

業務支援ツールによってできることは多岐にわたります。業務内容は企業によって異なるため、おすすめのツールも変わってくるでしょう。

そのため、業務支援ツールを導入するにあたっては、その導入目的を明確にしておく必要があります。「どのような仕事を抱えていて何が課題なのか」「ツールを導入することで効率化が図れる仕事はなんなのか」といった点を洗い出し、利用目的を明確にしたうえで業務支援ツールを選ぶようにしてください。

以下では、業務支援内容別に、どのようなことができるのか解説していきます。

　営業支援・顧客管理

業務支援・顧客管理に関する業務支援ツールを導入することで、効率化できる業務について解説します。

・顧客管理
営業担当者の管理する顧客の数や情報は膨大です。基本情報や商談の内容、購入履歴などを管理するのに苦労します。業務支援ツールを使用すれば、ツール上でこれらの情報を検索してすぐに見つけることができます。
また、上記の情報をマーケティングやカスタマーサポートに役立てることができるでしょう。

・イベント管理
工務店の営業担当者の場合、住宅見学会やお客様との相談会などのイベントの管理も必要です。工務店向けの業務支援ツールのなかには、イベントの情報を管理できるものもあります。具体的には、イベントの開催日やその内容、参加者の情報を簡単に社内共有することができます。
（関連記事）
「工務店業務支援サービスで何ができる？導入ポイントと一押しサービス」

・帳票出力
工務店向けの業務支援ツールなら、見積書や発注書の作成だけでなく、工事に必要な書類や支払い関係の帳票を簡単に作成できます。

業務支援ツールでさまざまな情報が一元管理されているため、帳票を作成する際に必要な情報をスピーディーに入力可能です。また、入力ミスなど人的なミスを防止できます。

・電子契約

業務支援ツールの活用で簡単に電子契約書を利用できます。
今までエクセルで作成していたかもしれませんが、企業間で電子署名をおこなえば、原本性の証明ができるほか、長期間の保管も可能です。

・経費の管理
交通費や交際費など経費の管理をおこなえる業務支援ツールもあります。出張の際には航空券や新幹線、ホテルなどの予約が必要になりますが、業務支援ツールを使えば、これらの予約に関する情報を一括で管理ができます。

交通費と宿泊費で経費がどのくらいかかったのかなどの情報がすぐにわかるため、経理担当の社員の負担が軽減されるでしょう。
また、経費精算の方法を一元化することで不正や漏れなどを防止が可能です。

商談のオンライン化
近年、いつでもどこでもビジネスミーティングが開催できるオンライン商談システムが展開されています。離れた場所にいる顧客との商談も簡単に行えるため、移動時間や交通費の削減につながります。

セキュリティ管理

セキュリティ管理に関する業務支援ツールでできることについて解説します。
物理的な安全はもちろん、現在ではインターネット上の脅威からも身を守っていかなければいけません。
そのようなときに活用できるのが、セキュリティ管理に関する業務支援ツールです。

・社員情報・人事労務管理
社員情報・人事情報管理ツールは社員の名前や年齢、入社年月日、社員番号といった基本的な社員情報を集約できます。さらに人事・労務情報も一元管理が可能です。

また社員の個性やスキル・実績の管理や、労務手続き・電子申請ができるツールもあります。これにより、社員情報・人事労務情報のセキュリティ管理ができるだけでなく、人事・労務業務での手間や無駄な時間も大幅に軽減されるでしょう。

・URLフィルタリング
URLフィルタリングは、社員が業務に不適切なサイトを閲覧することを防ぎます。これにより、社員が業務に集中できるほか、不正なサイトにアクセスしウィルスに感染するといったリスクを回避可能です。

・メールセキュリティ
メールセキュリティツールとは、メールの誤送信を防ぐほか、添付ファイルの暗号化、メール詐欺や迷惑メールの防止、送受信メールの長期保存などができるものを指します。これにより、人的ミスだけでなくウィルス感染や重要なデータの流出を防ぐことができます。

　社員教育

業務支援ツールによっては、社員教育に活用できるものもあります。
新入社員研修、若手・中堅社員研修、マネジメント研修など各種研修に活用してみてください。

・ビジネスマナー／ビジネススキル／マインド
事業部ごとや社員の階層別で必要なスキルについて研修できます。
新入社員研修は、仕事をする上での基本となるビジネスマナーやビジネススキルなど、社会人としての土台を築く研修です。

若手・中堅社員研修は、事業部ごとに必要なスキルについての研修を行い、業績アップを促します。

マネジメント層向けの研修は、マネジメント層に求められるスキルやマインド、原理原則などを学ぶ研修です。
これらの研修は、通信教育やセミナー、ビデオ教材など様々な種類があります。講義はもちろん、実習トレーニングをおこなうものもあります。

・ハラスメント対策
セクハラやパワハラなど、社会問題にもなっている各種ハラスメントに対する教育をおこなうことも可能です。近年はパソコンやスマートフォンで研修を受けられるeラーニングを導入する企業が増えてきています。

無料でハラスメント研修のeラーニングを提供している企業もあります。ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、各種業務支援ツールでできることについて解説しました。
業務支援ツールのサービス内容は多岐にわたるため、利用目的に応じて使い分けることができます。業務効率を図りたい、社員教育にも力を入れたいなどの課題がある場合は、ぜひ利用を検討してみてください。
なお、工務店向け業務支援サービスAnyONEでは、今回紹介した顧客管理やイベント管理、帳票出力、社員情報のセキュリティ管理に関する支援が受けられます。
下記の『他社システムの機能比較』では、AnyONEと他社システムの機能比較を行っています。業務支援ツールの導入を検討している工務店の担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。