建設業界は、少子高齢化による人手不足や職人不足、新築棟数の減少などの課題を抱えています。

上記の課題を解決するために工務店経営者の中には、業務効率化により限られたリソースを有効活用を考えている方が多いのではないでしょうか。

「業務をもっと効率化できないか」「案件の全体像や進捗の管理がしやすくならないか」などの課題解決には、業務支援サービスがおすすめです。
この記事では、工務店向けの業務支援サービスでの機能や導入のポイントについて解説します。
業務効率化を図りたい方はぜひ参考にしてみてください。

工務店業務支援サービスとは

工務店業務支援サービスとは、以下のような工務店における各種業務をサポートするサービスのことです。

●　顧客管理
●　工事・施工管理
●　入出金管理
●　アフター管理

工務店業務支援サービスの使用で業務効率化が図れ、活用方法によりお客様に対して今以上に高品質なサービスを提供できます。

工務店業務支援サービスでできること

業務支援サービスで具体的に機能を解説します。
業務支援サービスの導入で、従来はマンパワーを割かなければいけなかった業務も効率化可能です。

　顧客管理

顧客管理では、資料の管理や顧客とのやりとりの履歴など、顧客に関する情報を一元管理することができます。

アナログな情報管理では、お客様の名簿とやり取りの履歴、さらには資料がそれぞれ別の場所に保管されているなどして、管理に手間と時間がかかっていました。工務店向けの業務支援サービスには、これら全てをまとめてチェックできるため、スムーズな顧客管理ができます。

　工事・施工管理

工務店などの住宅会社は、複数工事の同時進行が一般的です。複数工事のスケジュールが重なってしまうと各工事の管理が複雑となります。
複数工事のスケジュール管理が煩雑となった際に活用できるのが、工事や施工管理に関する業務支援サービスです。

工事や施工管理に関する業務支援サービスは、案件ごとの進捗状況や打ち合わせ内容、注意事項などを見える化して管理できるため、社員間で進捗状況を共有しやすくなります。

　見積り・実行予算・発注管理

見積りや予算なども業務支援サービスで管理できます。従来はエクセルなどに入力して作成していた見積りや予算案も、工務店向けの業務支援サービスの利用で効率よく作成可能です。

また以下のような事態が発生しても、工務店向けの業務支援サービスを利用していると、すぐに正確な金額を社内の工事関係者全員に周知できます。

・工事途中での仕様変更
・仕入れ価格の変更
・外注費の変更

案件ごとに異なるエクセルファイルでの見積書を作成が不要となり、各部門間での確認にも時間がかかりません。

　入出金管理

入出金の管理システムを導入すれば、従来はエクセルと手作業によっておこなっていた入出金の管理業務がシステム化されます。業務のシステム化により人的ミスの防止が可能です。例えば、入金業務の忘れや金額の間違いなどヒューマンエラーによって発生するミスがなくなります。

また、万が一担当者不在時でも、システムをチェックすれば誰でも状況が把握できるため、業務が滞ってしまう心配もありません。

　アフター管理

アフター管理については、工事や施工をおこなったお客様に対して、修繕工事やリフォーム工事の提案を適切な時期に提案できます。
商談タイミングを逃す心配がないため、業務効率化はもちろん、機会損失を防ぐこともできるでしょう。

新築時やリフォームに取り付けた設備機器のメーカーや品番を登録しておくと、故障した際もスムーズな対応がおこなえます

工務店業務支援サービスの導入ポイント

業務支援サービスを導入には、いくつかのポイントを押さえることが重要です。
業務支援サービスを検討している方に、重要なポイント2つ解説します。

また工務店が業務支援サービスを導入する際の詳しい手順については「工務店向け業務支援サービスの賢い選び方」をご覧ください。

　サービス導入目的を明確にする

はじめに、サービスの導入目的を明確にしましょう。導入目的の例は、以下を参照ください。

・顧客管理の効率化をおこないたい
・工事や施工管理を見える化したい
・見積書作成などの書類作成業務を効率化したい

導入の目的によって最適なサービスは変わってきます。
「なんとなく業務効率化に効果がありそうだから導入したい」「便利そうだから導入したい」といった曖昧な目的だと、業務支援サービスを導入しても十分な効果は挙げられません。

また導入にあたってはコストが発生します。導入費用を無駄にしないためにも、必ず業務支援サービスを利用する目的を明確にしておくようにしましょう。

　クラウド型サービスを選ぶ

業務支援サービスには、オンプレミス型とクラウド型があります。

オンプレミス型は、自社サーバーやPCに個別にシステムをインストールして利用するタイプのサービスです。自社サーバーなど自前の設備を利用して情報管理をおこなうため、セキュリティ面で優れているほか、他のシステムと統合しやすいというメリットがあります。

一方のクラウド型は、インターネット上にあるサーバを活用して利用するサービスで、オンプレミス型に代わって現在普及が進んでいます。

情報はクラウド上に保存するため、インターネット環境があれば時間と場所に囚われず利用できる点が特徴です。またサーバの設置などが不要であるため、オンプレミス型よりも導入コストも安く抑えられます。

ソフトウェアのバージョンアップが必要になったときには自動でアップデートがおこなわれます。
上記の理由から、工務店の場合は基本的にクラウド型の利用をおすすめします。

クラウドサービスを詳しく知りたい方は、クラウドサービスでの業務効率化について解説した記事をご確認ください。
さらに、業務支援サービスを詳しく知りたい方は、業務支援システムの種類や工務店におすすめの種類を解説した記事の確認をおすすめします。

工務店におすすめの業務支援サービスは「AnyONE」

工務店に最適な業務支援サービスは「AnyONE」です。　AnyONEは、社外で工事に関する情報を確認したり、書類の作成もおこなえます。

AnyONEでは、顧客情報をはじめとして、業務に関わる各種情報を集約・蓄積により情報の一元管理がおこなえます。また社員情報の管理も可能です。入社日やプロフィールなどの入力がおこなえるほか、電子印鑑の登録にも対応しているため、出力帳票などに印影を使用することもできます。

そのほかにも、それまで使用していたツールをそのままAnyONEに連携させることも可能です。例えば、エクセルで管理していた帳票をAnyONEと連携させ、蓄積してきた情報をAnyONEに移行することもできます。

一方で、各種情報や機能をAnyONEに一元化することで、セキュリティ面を気にする人もいるかもしれません。AnyONEでは、使用者によって閲覧できる情報を制限できる、使用者別にパスワードを設定できるため、情報の漏えいや紛失のリスクはかなり低減されます。

このように、AnyONEなら大切なデータを安全に管理しつつ、業務の効率化を図ることが可能です。本記事では、AnyONEをおすすめしました。しかし工務店向けの業務支援サービスはさまざまな企業が提供しているため、最適なシステムの導入には、機能の比較検討が欠かせません。業務支援サービスの導入を検討されている工務店の方は、ぜひ下記の『他社システムの機能比較』をご覧ください。きっと自社に最適な業務支援サービスが見つかるでしょう。

まとめ

今回は、工務店向けの業務支援サービス機能を解説しました。業務支援サービスの種類にもよりますが、顧客管理や工事・施工管理さらには入出金管理など、従来はエクセルなどで別々に行なっていた作業を一元化することができます。

業務支援サービスにはオンプレミス型とクラウド型がありますが、コストが抑えられ、社外からでもアクセスできるクラウド型の方が工務店での業務には向いているといえます。ぜひ今回の内容を参考に業務支援サービスを導入してみてください。