「チームメンバーの動きを把握できない」、「工事の費用が予算オーバーしてしまう」、「職人さんの空き状況が分からない」など、工務店で現場管理・運営をするためにはたくさんの悩みがつきもの。
こういった悩みを解決してくれるツールの一つが、業務支援サービスです。業務支援サービスを導入すれば、効率・利益率のアップにもつながります。今回は、業務支援サービスを導入するメリットや注意点、具体的な機能などについて解説します。

工務店が業務支援サービスを導入するメリットと注意点

まずは、工務店で業務支援サービスを導入するメリットと注意点について解説します。

　業務支援サービス導入のメリット

業務支援サービスは、主に「SFA」と「CRM」の2つの側面を持っています。
SFAは「Sales Force Automation」の略語で営業支援システムのこと、CRMは「Customer Relationship Management」の略語で顧客管理システムのことを言います。

SFAは、自社で行っている営業活動を「見える化」して、上司や同僚など従業員同士で状況を把握できます。
問い合わせのあった場合に営業担当者が不在でもSFAを使えば、誰でも適切な対応を取ることができます。
また、うまくいっていない営業マンの課題を見つけることができたり、優秀な営業マンの営業ノウハウを社内で共有することもできます。

一方のCRMは、お客様の情報を「見える化」できます。
見込み客から顧客、そしてリピーターへと段階を経るためには、お客様に適切なアプローチを行う必要があります。
適切なアプローチを行うためには、お客様の情報は欠かせません。
ニーズや利用目的、決済者、予算、購入頻度など、あらゆる情報をCRMで管理して、それに応じた営業や接客が可能です。
適切なアプローチを行えば、発注や顧客満足度アップにつながるでしょう。

より詳しく知りたい方は、「業務支援とは」をご参照ください。

　業務支援サービス導入の注意点

導入に際して注意しておきたい点は、「目的の明確化」です。やみくもに業務支援サービスを導入しても、望んだ効果を得られません。
みなさん業務上の課題を感じているために、業務支援サービスの利用を検討しているはずです。その課題を解決できるサービスを選びましょう。

また、年間の予算以内に収まる業務支援サービスを選びましょう。各社が提供する業務支援サービスの中には、必要な機能が「オプション機能」になっており追加費用が発生するものがあります。必要な機能が「オプション機能」ではなく「標準機能」として備え付けられているサービスを選ぶと良いでしょう。
サービスごとに用意している料金プランの中で、どれが課題解決に適しているかを踏まえ、予算と機能のバランスを取ることをおすすめします。
場合によっては、予算を拡大してでも機能を重視する必要も出てくるかもしれません。
業務の課題を解決するために、最適な業務支援サービスを選びましょう。

業務支援サービスでできるようになること

具体的に、業務支援サービスの導入でできるようになることについて、工務店の業務の観点から解説します。

　営業

前述でも触れましたが、営業活動を最適化できるようとなります。
お客様を一元管理し、商談のプロセスをすべて記録できます。
お客様の情報を一覧で確認でき、条件を設定して検索することも可能です。

検索条件を工夫すれば、追客できていないお客様の取りこぼしを防いだり、自社で弱点となっている客層を把握することもできるでしょう。
営業上の弱点が分かれば、その対処法も見えてくるはずです。

また、見積りから予算、発注までの作業の効率・利益率のアップにも役立ちます。
過去に作成した見積もりのデータから、見積もりの新規作成を効率的に行えます。
使用するデータは、業務支援サービスによってはエクセルやCADなどのソフトから流用することもできます。

実行予算についても同様に、過去のデータから作成可能です。
各階層で予算を作成できるため、発注単位を意識して実行予算を組めます。
発注管理画面で「発注済み」と「未発注額」を確認できる業務支援サービスを導入すれば、発注をうっかり忘れる心配もありません。

見積もりから発注まで一貫してデータ入力することで、各段階での利益率の推移も確認できるでしょう。
これら営業についての情報を従業員同士で共有できるため、「担当の○○さんしか分からない」といった属人化を防ぐこともできます。

　工事・施工管理

工務店向けの業務支援サービスを導入すれば、工程表のみならず、工事全体の進捗を把握できます。
お客様の情報に加えて現場で進んでいる工事を一覧で表示できるため、自社で抱えている現場をすべて「見える化」し、無理なくスケジュールを進められるでしょう。
急なトラブルが起こっても、現場ごとではなく全体を見て、サポートし合えるかもしれません。

工程表やスケジュールの作成は、エクセルやテンプレートを使って効率的に行えます。
急なプランの変更にも簡単な操作で対応できます。
状況をすぐに反映できるため、日々変化する現場の状況をリアルタイムで把握できます。

また、ネット環境さえあれば、スマートフォンやタブレットを使って現場・外出先からサービスにアクセスできる業務支援サービスもあります。
時間や場所に制約されず、スムーズに作業を進められるでしょう。

他にも、工事後に撮影した写真データを現場ごとに紐付けて保存できる機能が備わった業務支援サービスもあります。必要なファイルをすぐに見つけられるため、便利です。

　マーケティング・販売促進

お客様の情報を管理して、マーケティング・販売促進にも役立てられます。
顧客管理機能の一環として、お客様の位置を地図上に表示したり、お客様とにDMやニュースレターなどを郵送したり、イベントなどへの参加状況を管理できます。
細かくお客様の状況を把握できるため、次にどういった営業アプローチを行うべきかも分かりやすいでしょう。

　カスタマーサポート

スタマーサポートの一環で、入出金管理も可能な業務支援サービスもあります。
請求を受け付けてから、実際の支払い業務を行ってくれます。
入金の予定日に、入金の有無を知らせてくれるアラーム表示機能がついていれば入出金の遅れがすぐに分かるため、資金ショートといった経営上のリスクを防いでくれるでしょう。

また、無事に納品を終えてからのアフター管理機能も備わった業務支援サービスもあります。
定期メンテナンスの時期が来ると、お客様ごとにアラーム通知できます。半年、1年といった期間だけではなく、何年、何十年先の設定も可能な業務支援サービスがおすすめです
お客様から言われる前に、先回りして定期メンテナスを提案できるだけで、信用関係や顧客満足度を高められるでしょう。

ほかには、メンテナンスに関する情報を記録できる業務支援サービスを選べば、万が一リコールが生じた場合にも適切な対応をできるでしょう。

まとめ

業務支援サービスは、営業や施工管理、マーケティング、カスタマーサポートなどを幅広く行えます。
今回ご紹介した機能をすべて有しているのが工務店向け業務効率化ソフトの「AnyONE」です。

AnyONEは、全国の2,700社以上で導入、継続率94.6%、更新実績3,500件以上という人気の業務支援サービス。
「お客様との話がどこまで進んだか分からない」、「後輩が見積りの作り方を覚えてくれない」、「リコールが出たけど施工した場所を覚えていない」といった現場からのお悩みの声をとことん解決してくれます。

なぜなら、AnyONEは、これまで10年以上に亘り工務店の意見を反映して開発・改良を続けてきました。
そのため、工務店の従業員や経営者の抱えるお悩みを解決できるサービスへと成長してきています。

AnyONEの機能がどれほど優れているかを一目で理解していただくために、他社システムとの機能比較をご用意しました。まずは、こちらをご覧いただいてAnyONEの価値をご理解ください。