顧客管理だけでなく、イベントの集客分析やアフター管理にも。活用の幅を拡大中!

株式会社 なんば建築工房

導入前の悩み、導入に至る経緯

AnyONEを知ったのは、ある研修会がきっかけでした。その当時は紙での顧客管理が中心で、DMを送るために年賀状ソフトを使用していました。顧客名簿をしっかり管理しないといけないと思い、整理をし始めてはいたのですが、どうも思うようにいかないなと感じていた時でもありました。
AnyONEの話を聞いた時、目的は顧客管理だったのですが、それ以外にも業務に役立ちそうな機能がたくさん備わっているなと感じました。「せっかくのソフト導入なので、顧客管理をDMに使用するだけだともったいない。それらをもっと活かせる機能が欲しい。」と思い、そんな要望も叶うところに魅力を感じ、導入に至りました。

業務効率化へ向けて、顧客管理から活用

導入後まず活用したのは当初の目的、お客様リストの管理からでした。AnyONEは顧客リストからDMを送る対象をピックアップしたら、そのまま宛名印刷ができるので、DM送付にかかっていた時間を大幅に短縮することができました。 それから営業管理。お客様との接点が、ホームページからなのか、見学会なのかもAnyONEを使用することで、全部カンタンに仕分けることができます。また、イベントも管理できるので助かっています。
導入以前は、何をきっかけに来場してくれたのか、お客様にアンケートで書いてもらった内容を、長い時間をかけ手作業で、Excelに打ち込んでいました。その後、各月の見学会実績を手集計して、年間での集客はどれくらいだったのかといった分析を行っていたのですが、正直集計するだけで精一杯。本当に大変でした。
それがAnyONEなら集客情報を入力しておけば、どのお客様がどの見学会に参加していただいたのか、どこで当社を知って来てくれたのかなど、検索機能でパッと集計。横断的にチェックできるようになりました。今ではこの営業実績の蓄積が、今後何をすれば良いかの指針を決める貴重なデータになっています。
また日報機能では、前回どのような商談をしたかの履歴を残せて、確認も即座にできるので、いつでも進捗を把握した状態でお客様と話ができる。これでコミュニケーションミスが無くなります。AnyONEにしっかりデータを残して、それを活用していくことが重要だと改めて感じています。

アフターメンテナンスで顧客満足度を高める

アフターメンテナンス機能も、かなり活用しています。これも以前は書類で管理していて、実行・未実行をファイルには残していたのですが、確認しづらいことが課題になっていました。
「○月○日のアフターがどうだったか」という履歴も、わざわざ書類に書いておかないといけませんでした。時にはその書類がどこに管理しているかわからなくなり、アフターがちゃんと終わったのかどうか、わからなくなることもありました。これではやはりお客様に満足していただけません。
迅速な対応は当たり前ですが、例えば本来の要件に付随した、別のご要望を伺うことがあります。これらの履歴がわかると、次回のアフターの対応も変わってくる。それがお客様の満足度を高めていくことになると思うんです。その点もAnyONEならメンテナンス記録分析表があるので、振り返りがカンタンで便利ですね。
今後の課題は定期点検です。お客様から連絡があったら当日対応が基本。遅くとも翌日には、次はどうするかという連絡をきちっと入れる体制にしています。アフターはいかに早く対応できるかを重視しています。
以前は個々のスタッフが管理していたので、ちゃんと定期点検に行ったかどうかがわからず、まれに忘れてしまった時には催促の電話があったりしました。それがAnyONEなら定期点検予定日を自動的に設定してくれて、その予定にあわせてアラームが教えてくれるので、ミスも無くなりしっかり対応できるようになりました。

会社全体で取り組む重要性

最近はスタッフの間で、AnyONEにすぐ入力することを徹底しています。やっぱりアフターなどは連絡があったときに「すぐに入力する。」、「しっかり担当者を決めて、担当者を中心に進める。」ということを決めごとにしました。単に「みんながんばろう。」ではなかなか浸透しないですからね。やはり会社全体の取り組みとして、仕組みをしっかり作ることが大切だと思います。
そしてその仕組みがうまく回りだせば、会社全体の業務がスムーズになり、そこから生み出された時間がお客様に満足してもらえるような対応につながっていくのだと思っています。

社名
株式会社 なんば建築工房
住所
岡山県倉敷市
URL
http://www.nanbakenchiku.co.jp

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