エクセルや年賀状ソフトで管理していた顧客情報をAnyONEで管理。
顧客管理だけでなく、イベントの集客分析やアフター管理にも活用の幅を拡大中。

株式会社なんば建築工房

AnyONE導入の経緯

 AnyONEを知ったのは、ある研修会でした。その当時、弊社では紙媒体での顧客管理が中心で、DMを送るためだけに年賀状ソフトを使っていました。私も顧客名簿をきちっと作っておかないといけないと思い整理をし始めてはいたのですが、どうも思うようにいかないなと感じていた時でもありました。

 AnyONEの話を聞いた時、顧客管理以外にも工務店業務に役立ちそうな機能がたくさん備わっているなと感じました。私も「せっかく名簿管理をしているのにDMを送るだけだともったいない、プラスアルファの機能がないかな」と思っていた所でしたので、ちょうどそんな悩みも解消してくれると思い導入することにしたんです。

代表取締役社長 正田 順也様

まずは業務効率化へ向けて顧客管理から活用

 導入後まず活用したのは、当初の目的にあったお客様リストの管理からでした。AnyONEは顧客リストからDMを送る対象をピックアップしたら、そのままラベルやハガキの宛名まで印刷できるので、DM送付にかかっていた時間を大幅に短縮することができました。
 それから営業管理。一番気になる弊社とお客様との接点が、HPからなのか、見学会なのかもAnyONEで全部カンタンに分かります。また、その見学会などのイベントも管理できるので助かっています。

 それまでは、すべて手で集計していたんです。何を見て来場してくれたのかなど、お客様にアンケートで書いてもらった内容を、夜な夜なエクセルに打ち込んでいました。それから各月の見学会実績を手集計して、年間で今年はこれくらいの集客があった等の分析を行っていたのですが、正直集計するだけで精一杯。本当に大変でした…。
 それがAnyONEなら、どのお客様がどの見学会に参加していただいたのか、そのお客様はどこで弊社を知って来てくれたのかなど、集客情報を入力しておけば、あとは検索機能でパッと集計。横断的にチェックできるようになりました。今ではこの営業実績の蓄積が、今後何をすれば良いかの指針を決める貴重なデータになっています。

 また日報機能では、前回どのような商談をしたかの履歴を残せて、それがすぐに確認できるので、いつでも進捗が分かった状態でお客様と話ができる。これだけでもコミュニケーションミスが無くなりますね。
 AnyONEにしっかりデータを残して、それを活用していくことが重要だと最近改めて感じています。

アフターメンテナンスで顧客満足度を高める

 あとはアフターメンテナンスにも、かなり管理できるようになってきました。
 これも以前は紙で管理していて、行ったか行っていないかをファイルには残していたのですが、みんなが確認できなかったんです。「○月○日のアフターがどうだったか」という履歴も、わざわざその原本に書いていかないといけませんでした。
 時にはその紙を無くしてしまって、アフターがちゃんと終わったのかどうか分からなくなることもありました。これではやはりお客様に満足していただけません。

 迅速な対応は当たり前ですが、例えばドアの調子が悪くなった時、それに付随してここが悪くなったとか、そういった履歴が分かると次のアフターの対応も変わってくる。それがお客様の満足度を高めていくことになると思うんです。
その点もAnyONEならメンテナンス記録分析表があるので振り返りも簡単で便利ですね。

 定期点検は今後も課題です。お客様から連絡があったら当日対応が基本。遅くとも翌日には、次はどうするかという連絡をきちっと入れる体制にしています。アフターはいかに早く対応できるかを重視しているんです。
 以前は個人個人が管理していたので、ちゃんと行ったかどうかが分からず、たまに忘れてしまった時には催促の電話があったりしました。それがAnyONEなら定期点検予定日を自動的に設定してくれて、その予定にあわせてアラームが教えてくれるので、凡ミスも無くなりしっかり対応できるようになりました。

会社全体で取り組む重要性

 最近はスタッフもAnyONEにすぐ入力する癖がついてきました。やっぱりアフターなどは連絡があったときにすぐに入力しないとダメ。しっかり担当者を決めて、その人を中心に進めないと、単に「みんな頑張ろう」じゃなかなか浸透しないですね。やはり会社全体の取り組みとして、仕組みをしっかり作ることが大切だと思います。

 そしてその仕組みがうまく回りだせば会社全体の業務がスムーズになり、そこから生み出した余力がお客様に満足してもらえるような対応につながっていくのだと思っています。

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