実行予算の活用事例

発注書をいちいちFAXで送るの面倒だなぁ…

課題

・作成した発注書を印刷して、FAXで送付する手間を省きたい…
・発注の際にいちいちExcelをPDF変換してからメール添付するのが面倒だ…
・発注は電話だけで済ませているが、今後は発注情報もしっかり残していきたい

ボタン一つで協力業者様に発注書をメール送付

1クリックで簡単に発注書をメール送信

AnyONEでは、実行予算をもとに発注金額などを指定して発注書を作成します。その情報は帳票としてそのまま印刷できるため、すぐに業者様へ発注書を送ることができます。

発注書の書式をエクセルなどで事前に作成しておけば、ボタン一つでExcelもしくはPDF形式で発注書を作成します。さらに発注先の業者様へのメール内容を自動で作成し、発注書を添付してくれる機能もあるので、手間をかけることなく発注書をメール送付できます。

メールテンプレート設定でカンタン発注

AnyONEでは、取引業者様の情報をマスタ情報として登録しておきます。これは実行予算などでの発注先リストとしても活用されます。

その取引先マスタ情報にメールアドレスを登録しておき、さらに発注書を送るときのメールのタイトルと本文をテンプレートマスタとして登録しておけば、『ボタン一つ』でメールの送信準備が整います。あとは送信ボタンを押すだけ。これで協力業者様への発注業務は完了です。

発注書はエクセルやPDF形式で出力可能

AnyONEの発注管理では、最終帳票として「注文書・注文書控え・注文請書」が印刷・出力できます。

またそれだけでなく、本来は協力業者様から発行してもらう請求書も同時に出力することができます。これを発注書と同時に協力業者様に渡しておくことで、先方からの請求書の書式を統一でき、請求書の受付業務を効率化することも可能です。