エクセル連携の活用事例

毎回見積書を印刷して各担当が印鑑を押しているのもムダだなぁ…

課題

・毎日たくさんの見積書を印刷するけど、その度に印鑑を押すのって面倒だなぁ…
・営業や工事担当者の印鑑が自動押印されたら、すぐお客様にPDFで送れるのに…
・他にもいろいろ自分たちが都合良く書式を自由に変更できれば便利だよなぁ…

印影出力機能により押印された書類が出せる!

担当者ごとに印影画像をカンタン登録!

AnyONEでは自社の従業員を登録する担当者入力項目があり、一人一人管理することができます。ここでは、スタッフにAnyONE使用時のログイン名やパスワードを設定したり、何処の部署に所属しているのか、担当部署などを細かく登録することができます。そしてそれら登録項目のひとつに各担当者の印鑑画像を登録する場所があります。

印影の登録はカンタンで、各担当者の印影登録のボタンから画像を選択するだけ。画面下部にプレビューも表示されているので、誤って登録することもありません。

出力すれば既に押印済の状態に

事前に担当者ごとに印影画像を登録し、【見積書】だけでなく【実行予算書】【注文書】【請求書】等の各書式に押印設定しておけば、各工事の担当印が自動的に印鑑が押された状態となります。その帳票を印刷やPDFで保存すれば、すでに印鑑が押された状態になっている書類が完成しているのです。

なお、印鑑画像は、JPG形式、PNG形式、GIF形式が選択できます。PNG形式で印鑑の画像を作成して頂き、背景を透過することで文字の上に重なるように印影を配置することも可能です。

帳票類はExcelベースなので自社で自由にカスタマイズ

AnyONEの帳票はExcelベースで出力されているものが基本なので、テンプレートをカスタマイズすれば自社仕様に書類を変更することが可能です。例えば社印やロゴを事前に見積書にいれておきたい場合は、見積書のテンプレートに社印の画像データーを張り付けておくだけ。後は、見積もり作成時に、社印が押されたテンプレートを選択すれば毎回押さなくても電子スタンプとして印刷されます。

また、テンプレートは複数のパターンを登録し、その都度選択できるので、状況に応じた使い分けも問題ありません。